Wir alle haben diese Excel-Datei. Sie wissen schon, diejenige, die Minuten braucht, nur um sie zu öffnen oder zu speichern!
Würden Sie gerne aufhören, jedes Mal zu warten, wenn Sie daran arbeiten?
Wenn ja, ist dieser kurze Beitrag für Sie!
Florence, Senior Consultant bei UpSlide, wird Ihnen zeigen, wie Sie die Größe Ihrer Excel-Datei reduzieren können.
Am Ende des Artikels werden Sie wissen, wie Sie die Größe jeder Excel-Datei innerhalb weniger Sekunden komprimieren können.
Sind Sie bereit, heute früher Feierabend zu machen?
Prüfen Sie zunächst Ihre große Excel-Datei
Bevor Sie Ihre Excel-Datei verkleinern, möchten wir Ihnen einen Tipp mit auf den Weg geben – Sie können ihn überspringen, wenn Sie lieber gleich die Tipps von Florence anwenden möchten.
Je mehr Sie Kommentare, Formeln, bedingte Formatierungen, ausgeblendete Blätter und so weiter hinzufügen, desto schwerer werden Excel-Dateien. Finanzprofis, die zum Beispiel im Transaction Services oder Investment Banking arbeiten, bauen Modelle mit Unmengen von Formeln, Tabellen und Blättern.
Ein Tipp vorweg: Sie können herausfinden, welche Blätter in Ihrer Excel-Datei am schwersten sind. Legen Sie dazu eine Kopie Ihrer Excel-Datei an und gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie den Datei-Explorer, in dem Ihr Excel gespeichert ist
- Dateinamenserweiterungen im Reiter „Ansicht“ anzeigen
- Ändern Sie die Erweiterung Ihrer Excel-Dateikopie auf „.zip“
- Dann öffnen Sie den gezippten Ordner und gehen auf xl >Arbeitsblätter
- Sortieren Sie nach Größe
Das Erkennen der schwersten Blätter kann Ihnen bei der Auswahl helfen, mit welchen Sie beginnen. Zum Beispiel macht „sheet26.xml“ fast ein Drittel des Gesamtvolumens aus. Normalerweise entspricht es dem n+1-Blatt in Ihrer Excel-Datei, im obigen Beispiel könnten wir mit dem Trimmen des siebenundzwanzigsten Blattes beginnen.
Achtung! Die n+1-Regel berücksichtigt ausgeblendete Blätter. Wenn Sie viele ausgeblendete Blätter haben, kann es knifflig werden, das richtige zu finden. Eine Möglichkeit, um sicher zu sein, dass Sie das richtige Blatt haben, ist der genaue Name. Hier ist die detaillierte Anleitung, wie Sie den Namen eines Blattes finden.
Nun zu den Tipps von Florence!
Wählen Sie eine beliebige große Excel-Datei, die Sie aufhellen möchten. Wie Sie oben gesehen haben, können Sie damit beginnen, sich auf die schwersten Arbeitsblätter zu konzentrieren.
Hier sind sieben Tipps, um die Größe Ihrer Excel-Datei sofort zu reduzieren:
Tipp 1: Entfernen Sie bedingte Formatierungen
Bedingte Formatierungen sind praktisch, wenn Sie bestimmte Daten hervorheben müssen. Aber die Wahrheit ist, dass sie Ihre Excel-Datei schnell schwer machen kann. Wir empfehlen Ihnen, die bedingte Formatierung aus Ihrem Arbeitsblatt zu entfernen, sobald Sie damit fertig sind. Um dies zu tun:
- Markieren Sie einige formatierte Zellen auf Ihrem Blatt
- Gehen Sie zur Registerkarte Start > Bedingte Formatierung > Regeln löschen > Aus ausgewählten Zellen löschen
Wenn Sie die bedingte Formatierung aus allen Zellen entfernen möchten, wählen Sie „Regeln vom gesamten Blatt löschen“.
Tipp #2: Schneiden Sie jedes Arbeitsblatt auf seinen verwendeten Bereich zu
Wussten Sie, dass Excel-Blätter bis zu einer Million Zeilen haben können? Eine gute Möglichkeit, die Größe Ihrer Excel-Datei zu reduzieren, ist, die leeren Zeilen und Spalten loszuwerden. Hier ist, wie Sie das tun können:
- Markieren Sie alle nicht verwendeten Zeilen und Spalten (Shortcut = Strg+Umschalt+Pfeil rechts/unten)
- Rechts-.klicken > Löschen
Tipp #3: Entfernen Sie unnötige Formeln
Wir alle benutzen Excel-Formeln, um Daten dynamisch zu manipulieren und zu kombinieren! Aber wir vergessen oft, sie zu entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Eine gute Möglichkeit, Ihre Datei zu verkleinern und Ihre Daten zu behalten, ist es, Ihre Formeln durch ihre Werte zu ersetzen:
- Markieren Sie die Zellen, mit denen Sie arbeiten (Sie können die Tastenkombination Strg+A verwenden, um Ihr gesamtes Blatt auszuwählen)
- Kopieren und Einfügen Spezial: Werte
Damit entfernen Sie auch Hyperlinks, die Ihre Datei schwer machen.
Tipp #4: Bilder in Excel komprimieren
Eine goldene Regel ist, Bilder in Excel zu vermeiden. Wenn Sie trotzdem Bilder verwenden müssen, ist es eine gute Praxis, sie immer zu komprimieren:
- Wählen Sie das Bild aus, das Sie aufhellen möchten
- Gehen Sie zur Registerkarte „Bildformat“
- Klicken Sie auf „Komprimieren“
- Wir empfehlen, das erste Kontrollkästchen („Nur auf dieses Bild anwenden“) zu deaktivieren, um alle Bilder in Ihrer Excel-Datei zu komprimieren
- Optional: Sie können die gewünschte Auflösung wählen (wir empfehlen E-Mail).
Tipp #5: Daten klar formatieren
Formatierungen ermöglichen dem Auge eine natürliche Strukturierung der Informationen. Allerdings wird die Formatierung Ihrer Daten auch Ihre Blätter beschweren. Glauben Sie mir, auch wir lieben es, Daten zu formatieren! Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten beim Laden einer Datei haben, empfehlen wir, die Formatierung zu entfernen:
- Wählen Sie alle formatierten Zeilen, Spalten und Zellen, die keine Daten enthalten
- Home > Bearbeiten > Format löschen
Tipp #6: Uhren löschen
Wer an großen Dateien mit vielen Blättern und Formeln arbeitet, weiß, was Uhren sind (nicht die an Ihrem Handgelenk!). Wenn sie zahlreich sind, belasten sie Ihre Tabellenkalkulationen. Sobald Sie mit ihnen fertig sind, ist es eine gute Praxis, sie aus Ihren Dateien zu entfernen:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Formel“> Fenster „Überwachen“
- Markieren Sie alle und klicken Sie auf „Löschen“
Tipp #7: Ausgeblendete Daten eliminieren (Blätter, Zeilen und Spalten)
WICHTIG: Wir empfehlen, diesen Schritt zuletzt durchzuführen, da er Formeln zerstören kann und nicht rückgängig zu machen ist! Machen Sie vorher eine Kopie.
Beginnen wir mit den Blättern! 😊
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blatt
- Wählen Sie „Einblenden“
- Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für jedes Blatt
Nun machen wir das Gleiche mit Spalten und Zeilen:
- Markieren Sie Ihr gesamtes Blatt (Strg+A)
- Rechts-Klick auf Ihre Zeilen/Spalten
- Klicken Sie auf „Einblenden“
Nun, da Sie Ihre gesamte Excel-Datei sehen können, können Sie alle unnötigen Blätter, Spalten und Zeilen löschen. Außerdem können Sie Ihre Datei leicht überprüfen, um schwere Blätter mit der Methode zu erkennen, die wir am Anfang des Artikels verwendet haben.
✨BONUS TIPP: Reduzieren Sie die Größe Ihrer Excel-Datei mit einem Klick
Gute Nachrichten!
Bei UpSlide arbeiten wir gerne mit leichten Dateien. Deshalb haben wir eine Funktion geschaffen, die Ihnen die Arbeit abnimmt: das Smart Clean! Sie wendet alle oben genannten Tipps im Handumdrehen an. Ein einziger Klick auf die Registerkarte UpSlide in Excel und Ihre Datei wird federleicht: Diese Funktion kann die Größe Ihrer Excel-Datei um bis zu 99 % ihres ursprünglichen Gewichts reduzieren!
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