Eine XLSB-Datei ist eine Microsoft Office Excel-Binärdatei. Die Informationen in der XLSB-Datei werden im Vergleich dazu als Binärdaten gespeichert, während in den üblichen XSLX-Dateien die Daten als XML-Dateien gespeichert werden, die dann komprimiert werden.
Die Arbeit mit großen Excel-Dateien ist oft mühsam. Sie öffnen sich langsamer, das Speichern dauert eine Ewigkeit und oft müssen sie in die Cloud hochgeladen werden, um sie mit Ihren Kollegen oder der Familie zu teilen. Warum erkunden Sie dann nicht die Vorteile des XSLB-Dateiformats (manchmal mit XLSB verwechselt)?
Was ist ein XLSB-Dateiformat?
Eine XLSB-Datei ist ein Dateiformat für Excel Binary Workbook. Binäre Dateien werden in der Regel viel schneller gelesen und geschrieben und sind kleiner als nicht-binäre Dateien. Das liegt daran, dass Binärdateien ein Rohdump (im Wesentlichen 1en und 0en) des Speichers sind. Wenn Sie Binärdateien öffnen, können sie wie Kauderwelsch erscheinen. Binärdateien können nur geöffnet werden, wenn Sie den genauen Typ des Objekts kennen, das die Datei ist. Textdateien hingegen (JSON, XML, CSV, Text) sind, wie der Name schon sagt, Dateien, die in Texteditoren (Word, Notepad etc.) geöffnet werden können und deren Struktur durch einfaches Lesen der Datei verstanden werden kann.
Zum Beispiel hat eine XML-Datei in der Regel eine eigene Notation von Tags und Markup, eine HTML-Webseite hat universell akzeptierte Standards wie HTML5, CSV-Dateien haben Spalten und Zeilen, die durch Spalten- und Zeilentrennzeichen getrennt sind. Der Nachteil von Textdateien ist, dass sie einen Overhead benötigen, um die Struktur in die Textdatei selbst einzubauen, z. B. muss eine einzelne Integer-Variable in einer XML-Datei in eine Reihe von Tags eingebettet werden.
So, was ist innerhalb einer XLSX (oder XLSM) Datei (Bild rechts). Was meinen Sie mit innerhalb? – fragen Sie.
XLSX- und XLSM-Dateien sind in Wirklichkeit komprimierte Archive mit XML-Dateien darin. Das liegt daran, dass Microsoft das Excel-Dateiformat geöffnet und beschlossen hat, die Innenseiten in XML-Dateien aufzubrechen. Wenn eine XLSX- oder XLSM-Datei gespeichert wird, muss Excel sie in einzelne XML-Dateien zerlegen, komprimieren und schließlich als XLSX oder XLSM speichern.
Das XLSB-Dateiformat hingegen ist eine binäre Excel-Datei. Es ähnelt dem alten XLS-Dateiformat, das ebenfalls eine Binärdatei war.
Was passiert, wenn Excel eine XSLB-Datei speichern möchte? Eigentlich nicht viel. Meistens werden die binären Daten in eine Binärdatei ausgelagert und als XLSB gespeichert.
XLSB-Vorteile (XLSB vs. XLSX)
-
Kleinere Dateigröße – die Excel-Binärdatei benötigt spürbar weniger Platz. Dies macht sich vor allem beim Arbeiten mit großen Excel-Dateien bemerkbar. In einigen Fällen habe ich von XLSB-Dateien gehört, die 10 % der ursprünglichen Dateigröße benötigten – dies ist bei SEHR großen Dateien deutlicher sichtbar - Schnelleres Öffnen/Speichern – das Laden von Binärdaten ist schneller als das Parsen von Textdateien (XML) – ähnlich, wie wenn Sie ein Buch auf Spanisch öffnen und jeden Satz ins Englische übersetzen müssen, im Gegensatz dazu, wenn Sie eine fertige Übersetzung in die Hand nehmen. Ähnlich verhält es sich beim Speichern der Datei – das Binärformat ist effizienter als das Dumpen der Daten zurück in die XML-Datei und das anschließende Komprimieren derselben. Meiner Erfahrung nach lassen sich XLSB-Dateien 2x schneller öffnen und speichern
- Sie unterstützen Formeln oberhalb der 8192-Zeichengrenze. In anderen Dateiformaten werden sie nicht richtig gespeichert
Ja, es scheint nichts weniger naheliegend zu sein, als nur noch mit dem XLSB-Dateiformat zu arbeiten. Allerdings ist es keine einfache Entscheidung, denn es gibt einige kleine Rückschläge. Hier sind einige, die mir in den Sinn kommen…
XLSB-Nachteile (XLSB vs. XLSX)
- Kompatibilität – das XLSB-Excel-Format wird von Excel 2003 und früheren Versionen nicht unterstützt, was heutzutage ehrlich gesagt weniger ein Problem darstellt
- Sicherheit (VBA) – mit der Unterscheidung zwischen dem XLSM- und XLSX-Format wissen Sie, welche Dateien VBA-Makros enthalten dürfen und welche nicht. Bei XLSB wissen Sie das nicht mit Sicherheit. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie XLSB-Dateien aus unbekannten Quellen oder von Personen/Websites öffnen, denen Sie nicht vertrauen
- Sie können keine Änderungen im Excel-Ribbon vornehmen, wenn Sie an einer XLSB arbeiten. Sie müssen Ihre Datei vorübergehend als XLSX oder XLSM speichern, Änderungen vornehmen und wieder als XLSB speichern.
- Mangelnde Interoperabilität mit Tools von Drittanbietern. XLSB ist ein binäres Dateiformat im Gegensatz zu den offenen XML-Dateien XLSX und XLSM. Daher werden Sie Ihre XLSB-Dateien oft nicht überall arbeiten sehen – wie in OpenOffice
Weitere Vorschläge bei der Arbeit mit großen Excel-Dateien oder -Datensätzen
Ich beginne normalerweise mit den Quick-Wins-Vorschlägen und lasse die komplexeren für die Wüste. Das XLSB-Dateiformat ist ein guter Anfang und erfordert oft nicht, dass Sie sich in die Daten/Formatierung/Inhalte Ihrer Arbeitsmappe einmischen, zu Recht, denn das sollten Sie auch nicht müssen. Dennoch wird es von Zeit zu Zeit Momente geben, in denen das nicht ausreicht und Sie einfach nicht mehr mit einer langsamen und großen Excel-Datei arbeiten können. Hier sind einige nützliche Tipps:
- Reduzieren Sie die Dateigröße, indem Sie unbenutzte Zellen löschen
- Speichern Sie Datendateien ohne Formatierung – Formatierungen können viel Speicherplatz beanspruchen, und wenn Sie nur mit einem Datensatz arbeiten und keine Formatierung benötigen, speichern Sie Ihre Datei im .xml-Format
- Datendateien ohne Formatierung speichern – die Formatierung kann viel Speicherplatz beanspruchen und wenn Sie einfach mit einem Datensatz arbeiten und keine Formatierung benötigen, speichern Sie Ihre Datei im .xml-Format oder als .csv
- Automatische Berechnungen ausschalten – oft führen auch nicht so große Excel-Dateien dazu, dass Excel einfriert oder abstürzt. Das kann an einer Fülle von Excel-Formeln liegen, die bei jeder Änderung neu berechnet werden müssen usw. Versuchen Sie, die Berechnungsoptionen auf manuell zu stellen, um dieses Problem zu beseitigen
- PowerQuery Add-In – Excel hat seine Grenzen, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten. Das Excel PowerQuery Add-In von Microsoft wurde entwickelt, um Big Data und komplexe Datenabfragen an externe Datenbanken oder Datenquellen zu bewältigen. PowerQuery ermöglicht es Ihnen, effizienter mit diesen Datensätzen zu arbeiten und schränkt die Anzahl der Datensätze, die Sie innerhalb eines einzelnen Excel-Arbeitsblattes verarbeiten können, nicht ein
Gebräuchliche Mythen über XLSB
Laufen Formeln in XLSB schneller als in XLSX?
- Nicht wahr
XLSB-Dateien werden nur schneller geladen und entladen (gespeichert und geschlossen) als XLSX-Dateien. Danach laufen beide Formate im RAM-Speicher mit ähnlicher Performance auf der gleichen Excel-Engine. Sie werden also nicht feststellen, dass Ihre Excel-Formeln wesentlich schneller laufen. Wenn Sie Ihre Datei jedoch häufig speichern, werden Sie definitiv feststellen, dass das XLSB-Dateiformat schneller speichert.
Stürzen XLSB-Dateien häufiger ab?
- Nicht wahr
Das XLSB-Dateiformat erhöht in keiner Weise die Wahrscheinlichkeit eines Absturzes. Wenn die Datei jedoch abstürzt, kann es schwieriger sein, sie wiederherzustellen. XLSB sind Binärdateien, während XLSX- und XLSM-Dateien in Wirklichkeit komprimierte XML-Dateien sind – Textdateien im XML-Format. Daher haben Sie in einer kritischen Situation definitiv eine bessere Chance, eine Textdatei zu lesen als eine Binärdatei. Aber auch hier würde ich mir keine allzu großen Sorgen machen.
Können XLSB-Dateien nur über Excel geöffnet werden?
- True
Binäre Excel-Dateien werden (normalerweise) nicht von anderen Office-Suiten (wie Open Office) unterstützt. Das liegt daran, dass Microsoft mit der Einführung der *X-Formate (docx, xlsx etc.) ein offenes Dateiformat eingeführt hat, das es diesen anderen Programmen erlaubt, diese Dateien einfacher als zuvor zu öffnen und auch zu bearbeiten. Seien Sie daher bei der Arbeit mit dem binären Excel-Format vorsichtig, wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, die möglicherweise alternative Programme verwenden möchten.
Fazit
Im Alltag würde ich empfehlen, sich an XLSX und XSLM als Standard-Excel-Dateiformate zu halten. Es lohnt sich, auf das Dateiformat XLSB zurückzugreifen, wenn Ihre Datei langsam läuft oder enorm viel Speicherplatz verbraucht.
XLSB ist für kleine Excel-Dateien nicht wirklich von Vorteil und es kann sogar sein, dass kleine XLSB-Dateien mehr Platz benötigen als kleine XLSX/XSLM-Dateien. Auch Ihre Kunden/Kollegen könnten beim Öffnen von XLSB-Dateien Bedenken haben, da Excel diese Dateiformate mit einer zusätzlichen Portion Vorsicht behandelt.
Verwenden Sie das XLSB-Dateiformat NUR bei sehr GROSSEN Excel-Dateien.