Die Begriffe Datenwörterbuch und Daten-Repository weisen auf einen allgemeineren Software-Nutzen hin als ein Katalog. Ein Katalog ist eng mit der DBMS-Software gekoppelt. Er stellt die darin gespeicherten Informationen dem Benutzer und dem DBA zur Verfügung, aber auf ihn greifen hauptsächlich die verschiedenen Software-Module des DBMS selbst zu, z. B. DDL- und DML-Compiler, der Abfrageoptimierer, der Transaktionsprozessor, Report-Generatoren und der Constraint Enforcer. Auf der anderen Seite ist ein Datenwörterbuch eine Datenstruktur, die Metadaten speichert, d. h. (strukturierte) Daten über Informationen. Das Softwarepaket für ein eigenständiges Datenwörterbuch oder Daten-Repository kann mit den Softwaremodulen des DBMS interagieren, wird aber hauptsächlich von den Designern, Benutzern und Administratoren eines Computersystems für die Verwaltung von Informationsressourcen verwendet. Diese Systeme pflegen Informationen über die Hardware- und Softwarekonfiguration des Systems, die Dokumentation, die Anwendung und die Benutzer sowie andere für die Systemverwaltung relevante Informationen.
Wenn ein Datenwörterbuchsystem nur von den Designern, Benutzern und Administratoren und nicht von der DBMS-Software verwendet wird, nennt man es ein passives Datenwörterbuch. Andernfalls wird es als aktives Datenwörterbuch oder Datenlexikon bezeichnet. Wenn ein passives Datenwörterbuch aktualisiert wird, geschieht dies manuell und unabhängig von Änderungen an der DBMS-Struktur (Datenbank). Bei einem aktiven Datenwörterbuch wird das Wörterbuch zuerst aktualisiert und Änderungen im DBMS erfolgen automatisch als Ergebnis.
Datenbankbenutzer und Anwendungsentwickler können von einem maßgeblichen Datenwörterbuchdokument profitieren, das die Organisation, den Inhalt und die Konventionen einer oder mehrerer Datenbanken katalogisiert. Dazu gehören typischerweise die Namen und Beschreibungen verschiedener Tabellen (Datensätze oder Entitäten) und deren Inhalte (Felder) sowie zusätzliche Details wie Typ und Länge der einzelnen Datenelemente. Eine weitere wichtige Information, die ein Datenwörterbuch liefern kann, ist die Beziehung zwischen Tabellen. Darauf wird manchmal in Entity-Relationship-Diagrammen verwiesen, oder bei Verwendung von Set-Deskriptoren wird angegeben, an welchen Sets Datenbanktabellen teilnehmen.
In einem aktiven Datenwörterbuch können Beschränkungen auf die zugrunde liegenden Daten gelegt werden. Zum Beispiel kann ein Bereich für den Wert numerischer Daten in einem Datenelement (Feld) festgelegt werden, oder ein Datensatz in einer Tabelle kann gezwungen werden, an einer Set-Beziehung mit einem anderen Datensatztyp teilzunehmen. Zusätzlich kann ein verteiltes DBMS bestimmte Ortsspezifika in seinem aktiven Datenwörterbuch beschrieben haben (z. B. wo sich Tabellen physisch befinden).
Das Datenwörterbuch besteht aus Datensatztypen (Tabellen), die in der Datenbank durch vom System generierte Befehlsdateien erstellt werden, die für jedes unterstützte Back-End-DBMS zugeschnitten sind. Oracle verfügt über eine Liste von spezifischen Ansichten für den Benutzer „sys“. Damit können Benutzer genau die Informationen nachschlagen, die benötigt werden. Befehlsdateien enthalten SQL-Anweisungen für CREATE TABLE, CREATE UNIQUE INDEX, ALTER TABLE (für referentielle Integrität) usw. unter Verwendung der spezifischen Anweisung, die für den jeweiligen Datenbanktyp erforderlich ist.
Es gibt keinen allgemeingültigen Standard für den Detailgrad eines solchen Dokuments.