Jede mitgliederbasierte Organisation – sei es ein Club, ein Wirtschaftsverband, eine Handelskammer, eine Ortsgruppe oder eine Alumni-Gruppe oder Ihr Fitnessstudio um die Ecke – braucht ein einfaches System, um alle Mitglieder, Veranstaltungen, Gelder und Inhalte zu verwalten, die mit dem reibungslosen Betrieb dieser Organisation verbunden sind. Online-Mitgliederverwaltungsdienste machen diese Aufgabe leicht.
Diese Cloud-basierten Software-as-a-Service (SaaS)-Tools wurden entwickelt, um die spezifischen Daten- und Personenverwaltungsanforderungen von Vereinen, Verbänden und anderen Organisationen zu erfüllen. Je nach Produkt und Zielgruppe vereinen diese Plattformen eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, darunter die Verwaltung von Mitgliederdatenbanken, Dokumentenmanagement, E-Commerce, E-Mail-Marketing, die Erstellung von Websites, ein Content-Management-System (CMS), Spendensammlung und Zahlungsabwicklung, Veranstaltungsplanung und -verwaltung sowie eine Vielzahl weiterer Funktionen. Im Gegensatz zu den meisten SaaS-Produkten, die darauf abzielen, einen universellen Satz von Werkzeugen zur Verfügung zu stellen, ist Mitgliederverwaltungssoftware oft darauf spezialisiert, die Bedürfnisse bestimmter Arten von Organisationen zu erfüllen.
Bevor Sie die richtige Mitgliederverwaltungslösung für Ihre Organisation auswählen können, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Aufgaben Sie mit dieser Plattform beaufsichtigen und erleichtern wollen. In dieser Übersicht erfahren Sie, welche Arten von Tools es gibt und welche Funktionen sie bieten, welche Faktoren Sie bei der Investition in eine Mitgliederverwaltungsplattform berücksichtigen sollten und wie die Art der Zielgruppe und der Grad der Anpassung, den Sie benötigen, den Unterschied ausmachen können.
Was ist Mitgliederverwaltung?
Die analogen Zeiten sind vorbei: Sie müssen nicht mehr die gesamten Mitgliederinformationen und -programme Ihrer Organisation über Berge von Papier in Aktenschränken oder dieselbe Microsoft Excel-Tabelle verwalten, die Sie seit den 1990er Jahren verwenden. Auf einer grundlegenden Ebene erfordert die Mitgliederverwaltung die Fähigkeit, grundlegende Mitgliederinformationen zu verfolgen, mit Mitgliedern und Interessenten zu kommunizieren und Veranstaltungen zu planen. Um Spenden, Beiträge und Gebühren einzuziehen und Zahlungen zu verarbeiten, benötigen Sie auch ein wenig Buchhaltungssoftware.
Abgesehen von den Grundlagen und abhängig von der Organisation, die Sie betreiben, kann Ihr Admin-Dashboard oder die Kommandozentrale für die Mitgliederverwaltung auch eine Reihe anderer Funktionen aufweisen. Das Tool könnte Ihnen dabei helfen, Ihren Online-Shop zu betreiben, Dokumente zu verwalten und Mitgliederumfragen und Online-Umfragen durchzuführen. Das Tool könnte sogar Ihre Website erstellen und Ihnen dabei helfen, das Aussehen, die Handhabung und die Benutzerfreundlichkeit (UX) für Administratoren und Mitglieder, die die Website nutzen, anzupassen.
Zurück in der Mitte der 1980er Jahre war ich (Theresa) die Präsidentin eines lokalen Ortsverbandes einer nationalen Computerberatervereinigung. Als Ortsverbandsvorsitzende verließ ich mich darauf, dass unser Schatzmeister die Mitgliederlisten führte, was er mit Hilfe einer ziemlich primitiven Tabellenkalkulation erledigte. Zu den wichtigsten Informationen, die wir erfassen mussten, gehörten die offensichtlichen wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Wo wir uns verzettelten, war das Rechnungsdatum für die Jahresbeiträge der einzelnen Mitglieder und die Bestimmung, wann wir ein Mitglied wegen Nichtzahlung ausschließen mussten. Obwohl wir eine Reihe von Tabellenkalkulationsmakros geschrieben haben, die uns bei dieser Aufgabe helfen sollten, musste unser Schatzmeister letztendlich darauf zurückgreifen, die gesamte Datenbank Zeile für Zeile durchzulesen, um sicherzustellen, dass niemand übersehen worden war. Einmal im Jahr druckten wir unsere Mitgliederdatenbank aus (ja, gedruckt, auf Papier!), damit wir uns gegenseitig finden konnten – vorausgesetzt, man konnte das Verzeichnisheft selbst finden. Mit den heute verfügbaren cloudbasierten Softwarediensten zur Mitgliederverwaltung wäre diese Aufgabe ein Kinderspiel.
Die 10 Mitbewerber
In dieser Übersicht werfen wir einen Blick auf 10 Mitgliederverwaltungsdienste – 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot und Zen Planner – und stellen Ihnen die wichtigsten Konzepte vor, um Ihnen die Kaufentscheidung zu erleichtern. Bevor Sie jedoch entscheiden, welches System für Ihren Club, Ihre Organisation, Ihre Sporteinrichtung oder Ihr Zeltlager am besten geeignet ist, müssen Sie die Aufgaben, die Sie erledigen möchten, nach Prioritäten ordnen und ein Budget festlegen.
Ihr erster Schritt besteht darin, herauszufinden, was Ihrem Verein mit Ihrem derzeitigen Verwaltungssystem (das vielleicht eine Tabellenkalkulation, ein Kasten mit Karteikarten oder ein unhandlicher Papierstapel ist) die meisten Probleme bereitet. Welche Antworten brauchen Sie, die Ihr aktuelles System nicht ausreichend liefert? Identifizieren Sie die wichtigsten Schmerzpunkte und finden Sie die Lösung, die diese zuerst beseitigt. Wie bei den meisten Cloud-basierten Softwarediensten zahlen Sie eine monatliche Gebühr, die sich nach der Anzahl der Personen richtet, die sich anmelden, sowie nach den Personen, die als Administratoren fungieren. Die meisten dieser Dienste haben auch ein Limit für die Anzahl der Mitglieder, die Ihr Verband auf Basis des Preisniveaus tragen kann. Die meisten der von uns getesteten Tools – darunter ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot und Zen Planner – haben eine solche Preisgestaltung, mit klar abgegrenzten Stufen, die auf dem Inhaltsvolumen, der Mitgliederkapazität und der Größe der Website basieren. Einige Dienste, wie z.B. ClubExpress, haben eine flexiblere Preisgestaltung auf Basis der Nutzung, während andere, wie z.B. 360Alumni, nach einem individuellen Angebot abrechnen. Die Mitgliederverwaltungssoftware aMember Pro wird als einmalige Lizenz verkauft.
Bei den meisten Systemen fallen Zusatzkosten an (z. B. Transaktionsgebühren), wenn Mitglieder ihren Beitrag zahlen oder Veranstaltungstickets kaufen oder eine E-Mail oder SMS versenden, je nach Anzahl der Kontakte. Der Wert von Sumac basiert fast ausschließlich auf der Liste der verfügbaren Add-Ons für spezielle Anwendungsfälle, zusätzlich zu den Integrationsgebühren für das Hinzufügen von Funktionen zur Mitgliederverwaltung zu Ihrer bestehenden Website. Die Erstellung und Anpassung einer Website wird Sie immer etwas kosten, je nachdem, wie viel Programmierarbeit Sie benötigen oder wie viel der Anpassung durch Selbstbedienung mit Widgets oder einem Plug-and-Play-CMS wie einer WordPress-Website erfolgt. Jede Ortsgruppe, Gruppe oder Institution hat andere Anforderungen an ihre Website und ihre Organisation, daher sollten Sie diese vor dem Kauf klären.
Während Sie über Budgets und Funktionen nachdenken, schauen Sie sich die Software an, die Sie derzeit für Aufgaben wie Buchhaltung und Customer Relationship Management (CRM) verwenden, und prüfen Sie, ob die verfügbaren Pakete damit verknüpft werden können oder nicht. Die meisten Anbieter verfügen über Programmierschnittstellen (APIs), die den Austausch von Daten ermöglichen, aber einige möchten, dass Sie alles, was Sie tun, in ihr System konvertieren.
Kosten der Anpassung
Es gibt einen Kompromiss, den Sie zwischen der Funktionalität der Software in ihrem allgemeinen Zustand und den Kosten der Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation abwägen müssen. Viele kleinere Verbände, vor allem neue, die ihre Prozesse noch nicht festgelegt haben, sind vielleicht mit einer Standard-Software (oder einer webbasierten) zufrieden. Größere Organisationen, die schon seit Jahren bestehen und bestimmte Geschäftsabläufe haben, sind vielleicht besser beraten, die zusätzlichen Mittel für die Anpassung der Plattform aufzubringen. Die Anpassung hat allerdings ihren Preis. Es sind mehrere Gespräche mit den Vertriebsmitarbeitern erforderlich, um ein vollständiges Bild Ihrer möglichen Rechnung zu erhalten. 360Alumni erstellt für jedes College oder jede Hochschuleinrichtung, die es betreut, eine individuell gestaltete Website, was jedoch mit relativ hohen einmaligen Kosten für die Anpassung der Website verbunden ist.
Die meisten dieser Systeme bieten Zusatzfunktionen wie Zahlungsabwicklung, Event-Ticketing und E-Mail-Marketing – einige sind kostenlos verfügbar, andere kosten zusätzlich. Es gibt auch E-Commerce-Pakete, die es Ihnen ermöglichen, T-Shirts Ihrer Organisation online zu verkaufen, Spenden online anzunehmen oder Ihre Website regelmäßig mit neuem Schnickschnack zu versehen (entweder im Selbstbedienungsmodus oder indem Sie die Anpassung beim Anbieter der Mitgliederverwaltung beantragen).
Zen Planner beispielsweise bietet ein deutlich teureres Monatspaket für sein Website-Bundle an, um Ihre Website zu erstellen und zu pflegen. ClubExpress erhebt eine einmalige Startgebühr zwischen 150 und fast 2.000 US-Dollar, je nachdem, wie viel Website-Codierung und -Anpassung Sie benötigen. Die einmalige Einrichtungsgebühr von ChamberMaster liegt zwischen 600 und 7.000 Dollar. Wild Apricot hingegen bietet kostenlose Website-Erstellung, Webhosting, API-Zugang und WordPress-Integration auf allen Ebenen. Dann gibt es noch Tools wie MemberPlanet, die wenig bis gar keine Anpassungsmöglichkeiten bieten, dafür aber zu weitaus geringeren Gesamtkosten angeboten werden. Sumac beinhaltet keine Website-Erstellung oder Content-Management, aber es gibt immer noch eine einmalige Gebühr von 700 $ plus 50 $ pro Monat für eine Website-Integration mit seiner Software.
Sobald Sie dem System Geld hinzufügen, müssen Sie allerdings auch einen Zahlungsabwickler wählen. Diese Unternehmen fungieren als Vermittler zwischen Ihrer Website und den Banken und Kreditkarten Ihrer Mitglieder und wickeln die Zahlungen sicher ab. Sie nehmen jedoch einen Prozentsatz von jeder Transaktion, im Durchschnitt etwa 2,5 Prozent. Viele erheben außerdem pro Transaktion Gebühren von 20 bis 50 Cent. Informieren Sie sich über die Funktionen und Gebühren für die Zahlungsabwicklung, bevor Sie eine Verbindung zu Ihrer Mitgliederverwaltungsplattform herstellen, insbesondere wenn Ihre Gebühren niedrig sind oder wenn Sie Ratenzahlungen akzeptieren. Diese Gebühren pro Transaktion machen sich bei kleinen Beträgen schnell bemerkbar.
Ein letzter wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist die mobile Funktionalität. Einige Lösungen zur Mitgliederverwaltung bieten spezielle Apps für Android und iOS. Andere haben responsive Websites, die sich dynamisch an die Bildschirmgröße des Smartphones oder Tablets anpassen; andere Plattformen wie Sumac bieten nach wie vor nur Desktop-Zugriff. Hier stechen ChamberMaster, MemberPlanet und Zen Planner hervor, die nicht nur mobile Apps anbieten, sondern auch separate, dedizierte Apps für Mitarbeiter und Mitglieder entwickelt haben.
In den Apps von Zen Planner können Mitglieder zum Beispiel Stundenpläne einsehen und sich für Kurse anmelden, Rechnungen bezahlen und sogar Trainingsergebnisse und tägliche Bestenlisten als Teil der gamifizierten Mitgliedererfahrung der Plattform verfolgen. In der Mitarbeiter-App können Administratoren die Anwesenheit nachverfolgen, Mitgliederprofile erstellen, verwalten und kontaktieren oder sichere Abrechnungen oder Dokumententransaktionen innerhalb ihrer App ermöglichen.
Auch die mobilen Apps von ClubExpress sind hier zu nennen. Das Unternehmen trennt nicht zwischen Admin- und Mitglieder-Apps, sondern erstellt für jeden Club eine eigene mobile App und veröffentlicht diese im App Store und Google Play Store als Teil einer einmaligen Gebühr von 100 Dollar (plus 2 Dollar pro Mitglied für den Download). Umgekehrt bieten einige der in dieser Übersicht getesteten Produkte keinen mobil-optimierten Zugang. Wenn robuste mobile Funktionen ein wichtiger Faktor für Ihre Organisation sind, sollten Sie dies berücksichtigen, wenn Sie ein reines Desktop-Tool wie aMember Pro in Betracht ziehen.
Unterschiedliche Zielgruppen
Die hier untersuchten Mitgliedschaftsmanagement-Plattformen bedienen eine Reihe unterschiedlicher und spezifischer Zielgruppen – von Fitnessstudios und Ferienlagern bis hin zu Berufsverbänden und Berufsbildungsdiensten. Diese neun Plattformen unterstützen unterschiedliche Bedürfnisse, da ein Fitnessstudio zum Beispiel keine Funktionen für Kandidaten für öffentliche Ämter benötigt.
Wild Apricot deckt eine Vielzahl von Club- und Verbandstypen ab, darunter gemeinnützige Vereine und Clubs, die ihre Mitglieder im Auge behalten und ihnen Beiträge und Veranstaltungen in Rechnung stellen müssen. MemberPlanet unterstützt die Verwaltung von Mitgliedschaften in kleineren Organisationen wie gemeinnützigen Vereinen, religiösen Gruppen, Schulen, Fördervereinen, Elternbeiräten sowie griechischen und Alumni-Gruppen (letztere sind die Hauptzielgruppe von 360Alumni). ChamberMaster bietet Dienstleistungen für lokale Handelskammern, während StarChapter auf lokale Ortsverbände, Non-Profit-Organisationen und Vereine ausgerichtet ist. Sumac richtet sich an Non-Profit-Organisationen, hat aber Add-ons für alles, von Kursanmeldungen über Jobsuche bis hin zur Buchung von Touren. ClubExpress ist eine Plattform für alle Arten von Vereinen und Verbänden, während die Software von aMember Pro speziell für Online-E-Commerce und Online-Mitglieder-Websites geeignet ist. NationBuilder richtet sich an gemeinnützige Vereine, politische Kampagnen, Musiker, Künstler, Restaurants – praktisch jeder, der versucht, eine Online-Fangemeinde zu generieren. Wir haben versucht, YourMembership.com (das große Gruppen mit mehreren Standorten unterstützt) zu testen, aber es war keine Demo oder Testphase verfügbar.
Wir geben unsere aktuellen Editors‘ Choice-Nicken an zwei Dienste: ClubExpress und Zen Planner. ClubExpress ist eine All-in-One-Plattform zur Verwaltung von Mitgliedschaften, Veranstaltungen, E-Commerce und Websites für lokale Clubs und Vereine. Zen Planner bietet Fitnessstudios und Sportvereinen ein einfach zu bedienendes System, das nicht wie ein CMS aus dem letzten Jahrzehnt aussieht. Wir haben festgestellt, dass die anderen getesteten Mitgliederverwaltungsdienste alle ihre Aufgabe angemessen erfüllen, aber keiner kommt an ClubExpress und Zen Planner heran, was das Design, die nahtlose Benutzeroberfläche oder den Funktionsumfang angeht.
Jede Organisation ist anders und wurde für einen anderen Zweck entwickelt, jede dient einer einzigartigen Gruppe von Mitgliedern und hat diskrete Bedürfnisse, Aufgaben und Ziele, um ihre Mission zu erfüllen. Der Bereich der Mitgliederverwaltung spiegelt den Patchwork-Charakter der Kunden wider, für die die Software bestimmt ist. Wenn Sie alle genannten Faktoren im Hinterkopf behalten, können Sie sicher sein, dass eines der Tools in dieser Übersicht genau das Richtige für Ihre Organisation sein wird.