Kommunikation für das Coronavirus-Zeitalter neu denken
Seitdem der beliebte Dienst Slack die Herzen der Mitarbeiter erobert hat, sind Business-Messaging-Apps zum De-facto-Medium für die Kommunikation im Büro geworden. Diese Apps vereinen Instant Messaging, Textnachrichten, private Foren, Videoanrufe, Dateifreigabe und manchmal auch Bildschirmfreigabe in einem Zentrum für die Zusammenarbeit. Das Ergebnis ist ein einziger Ort, an dem man mit Kollegen chatten kann, sowohl in Echtzeit als auch asynchron. Jetzt, wo COVID-19 ansteht, müssen Teams auch ernsthaft darüber nachdenken, wie sie mit Mitgliedern in Kontakt bleiben können, die unter Quarantäne stehen, nicht reisen können, persönliche Treffen meiden wollen oder aus anderen Gründen getrennt sind. Business-Messaging-Apps können ein wichtiger Teil der Lösung sein.
Sie können Einzelgespräche, Gruppenchats, die nur auf Einladung stattfinden, und öffentliche Unterhaltungen mit jedem, der daran teilnehmen möchte, führen. Wenn sie richtig eingesetzt werden, gehören Team-Chat-Apps zu den besten Produktivitätswerkzeugen, weil sie Unterhaltungen leichter nachvollziehbar machen, die Teamarbeit verbessern und zur Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur beitragen.
Business-Messaging-Apps haben mehrere Vorteile gegenüber dem schwarzen Loch der Produktivität, das E-Mail ist. Erstens fördern sie die Kürze. Aufgrund des Layouts dieser Apps und der sich entwickelnden Etikette bei ihrer Nutzung sind die Nachrichten meist kurz und bündig, im Gegensatz zu E-Mails, bei denen sich viele gezwungen fühlen, zu viel zu erklären. Zweitens finden die meisten Diskussionen auf einer Opt-in-Basis statt. Sie können an Unterhaltungen teilnehmen, die für Sie relevant sind, und Sie sind ebenso willkommen, alles Irrelevante zu überspringen. Wenn Sie gebraucht werden, kann jemand ein @ Zeichen vor Ihren Namen setzen, um Sie zu markieren. Das ist viel übersichtlicher, als wenn Sie als CC in einer E-Mail stehen, wenn Sie keine Ahnung haben, was Ihre Rolle in der Konversation sein soll. Drittens ermöglichen Messaging-Apps anhaltende, fortlaufende Unterhaltungen, was nicht zu den Stärken von E-Mails gehört. Öffnen Sie ein Forum namens „Brainstorming“, und die Leute können eine Idee hinzufügen, wann immer sie ihnen einfällt.
Was sind diese Apps und was unterscheidet sie voneinander?
Jeder liebt Slack, richtig?
Slack ist eine der bekanntesten und beliebtesten aller Team-Messaging-Apps. Es gibt viele Alternativen zu Slack, aber diese App hat sich schon früh stark durchgesetzt. Als Slack erst einmal Fuß gefasst hatte, hat auch ein gesunder Marketingschub nicht geschadet. Laut CNBC gab das Unternehmen im Geschäftsjahr 2017 104 Millionen US-Dollar für Marketing aus, und die Zahl hat sich seitdem verdoppelt.
Abgesehen davon, dass die App früh bekannt wurde, wurde Slack auch deshalb so etwas wie ein Liebling, weil es sich so sehr von E-Mails unterschied. Es setzte auf Verspieltheit mit Emoji, Reacji (Emoji, die als Reaktion auf einen Beitrag verwendet werden) und animierten GIFs. Die App hat auch ihre Funktionsliste stetig und mit echten Mehrwerten erweitert. Wenn Sie mit Slack vertraut sind, erinnern Sie sich vielleicht daran, als es anpassbare Statusmeldungen, Thread-Nachrichten oder die Möglichkeit, E-Mails in die App weiterzuleiten, hinzugefügt hat. Außerdem lässt sich Slack sehr gut mit Dutzenden von anderen Online-Apps und -Diensten integrieren. Wenn Sie Benachrichtigungen über Aktivitäten aus einer anderen App benötigen, können Sie diese mit großer Wahrscheinlichkeit in Slack erhalten.
Wenn Sie bereits ein Fan der App sind, haben wir 45 Slack-Tipps, die Ihnen helfen, das Beste daraus zu machen.
Natürlich liebt nicht jeder Slack. Manche finden es zu hektisch, zu laut, obwohl es Tricks gibt, um Slack weniger ablenkend zu machen. Andere geben zu, dass Slack zwar viele Funktionen hat, aber nicht die, die sie brauchen. Eine andere funktionsreiche App, Glip von RingCentral, bietet eine Reihe von Tools, die Sie in Slack nicht finden werden (es sei denn, Sie fügen sie durch eine Integration hinzu). Glip bietet zum Beispiel die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie einen Teamkalender und Aufgabenmanagement-Tools. Glip bietet Ihnen auch Werkzeuge zum Markieren von Bildern und PDFs. Wenn Ihr Team bereits den VoIP-Dienst RingCentral Office nutzt, zahlen Sie bereits für Glip, das sehr gut integriert ist. Probieren Sie es aus, wenn Sie es noch nicht getan haben.
Andere Slack-Alternativen
Es gibt auch noch andere Apps, die für unterschiedliche Bedürfnisse geeignet sind. Twist von Doist ist ein gutes Beispiel. Es verwendet ein einzigartiges Layout, das die Bedürfnisse eines verteilten Teams unterstützt, also Menschen in verschiedenen Zeitzonen. Wenn Menschen zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, muss die Kommunikations-App so gestaltet sein, dass Unterhaltungen geordnet und organisiert ablaufen. Wenn Teammitglieder auf den Philippinen mit der Arbeit beginnen und Unterhaltungen ihrer kanadischen Kollegen lesen, sollten sie sich nicht ausgeschlossen fühlen, nur weil sie geschlafen haben, als der Chat stattfand. Twist ist für diese Art von Szenario konzipiert. Es ist jedoch erwähnenswert, dass Twist in vielerlei Hinsicht wie E-Mail aussieht.
Flock ist eine weitere Alternative. Es fühlt sich nicht ganz so frenetisch an wie Slack, aber es hat viele der gleichen Funktionen. Es ist nur nicht mit ihnen überladen. Flock kostet auch weniger als Slack. Die App hat eine aufgeräumte Oberfläche, eine integrierte To-Do-Liste und die Möglichkeit, eine schreibgeschützte Nachrichtentafel zu erstellen, die für die Verbreitung von Informationen aus der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder der Unternehmensleitung genutzt werden könnte.
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine Unternehmen
Viele kleine Unternehmen können mit der kostenlosen Version einer Messaging-App auskommen. Normalerweise begrenzt die kostenlose Version die Anzahl der Nachrichten, die sie bei einer Suche durchsucht, oder sie hat eine niedrige Speichergrenze für hochgeladene Dateien. Kleine Unternehmen, die für alle Funktionen ohne Einschränkung zahlen müssen, sollten sich Zoho Cliq ansehen, die preisgünstigste App, die es in diese Liste der besten Team-Messaging-Apps geschafft hat.
Die Gebühren von Zoho Cliq basieren auf der Gesamtzahl der Personen in einem Team, die die App nutzen. Je mehr Personen, desto niedriger ist der Preis pro Person. Bei 500 oder mehr Personen zahlt man 1 Dollar pro Kopf und Monat. Wenn die Anzahl der Benutzer sinkt, zahlen Sie etwas mehr. So zahlt eine Gruppe von 10 oder weniger Personen am Ende 3 $ pro Person und Monat, was immer noch außerordentlich niedrig ist.
Gebündelte Optionen
Eine weitere Möglichkeit, die Kosten niedrig zu halten, ist die Verwendung einer Team-Messaging-App, die mit einem anderen Dienst gebündelt ist, für den Ihre Organisation bereits bezahlt. Drei Beispiele sind Google Hangouts Chat, Microsoft Teams und Glip von RingCentral (das wir bereits erwähnt haben, aber hier ist es noch einmal… tada!).
Google Hangouts Chat ist in einem G Suite-Konto für Unternehmen enthalten. Mit anderen Worten: Wenn Ihr Unternehmen Gmail für E-Mails oder Google Docs für die Textverarbeitung nutzt, dann haben Sie bereits Google Hangouts Chat. Sie müssen nichts extra dafür bezahlen. Es ist bereits vorhanden und kann von Ihrem Team genutzt werden.
Das Gleiche gilt für Microsoft Teams, das mit den entsprechenden Office 365 Business- oder Enterprise-Konten mitgeliefert wird. Teams unterscheidet sich ein wenig von Hangouts Chat, da Sie Teams kostenlos nutzen können, auch wenn Sie kein zahlender Geschäftskunde von Microsoft Office sind; Sie benötigen lediglich eine kostenlose Outlook.com-E-Mail-Adresse. Wenn Sie bisher Slack verwendet haben und Ihr Unternehmen bereits für Office bezahlt, sollten Sie einen Blick darauf werfen, worin sich Microsoft Teams und Slack unterscheiden. Es kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie wechseln sollten.
Kommunizieren, zusammenarbeiten
Unternehmen haben möglicherweise andere Tools für die Zusammenarbeit, die Chat- und Messaging-Funktionen enthalten. Zum Beispiel gibt es in jeder Projektmanagement-Software einen Ort, an dem man seine Arbeit besprechen kann. Diese Tools leisten gute Arbeit, wenn es darum geht, projektbezogene Diskussionen zu unterstützen, aber sie eignen sich nicht für allgemeinere Unterhaltungen, wie z.B. andere Pendler über Verkehrsprobleme zu informieren oder Möglichkeiten zur Verbesserung der Bürorichtlinien zu diskutieren. Es gibt also einige Vorteile, sowohl Messaging-Apps als auch andere Kollaborationstools zu haben, die mehr Möglichkeiten zur Kommunikation enthalten.
Das Wichtigste, was eine Team-Messaging-App tun kann, ist, jeden in einem Team zu unterstützen, indem sie ihnen eines der vielen Tools gibt, die sie brauchen, um zu kommunizieren und die Arbeit effizient zu erledigen.