Formale Organisation, Komponente der sozialen Struktur einer Organisation, die das Verhalten der Organisationsmitglieder lenken und einschränken soll.
Die Bezeichnung „formal“ wird verwendet, weil das Konzept die offiziell sanktionierten Regeln, Verfahren und Routinen der Organisation sowie die rollendefinierten Autoritätsbeziehungen zwischen den Mitgliedern der Organisation umfasst. Standardarbeitsanweisungen und Organigramme, die im Wesentlichen Karten der formalen Autoritätsbeziehungen sind, sind zwei der wichtigsten Symbole (und Produkte) der formalen Organisation.
Die formale Organisation ist wohl das Konzept, das am häufigsten hervorgerufen wird, wenn man sich eine allgemeine Organisation vorstellt. Aus konzeptioneller Sicht ist formale Organisation jedoch am besten als eine Art von organisatorischer Sozialstruktur zu beschreiben und nicht als eine allgemeine oder spezifische Art von Organisation. Darüber hinaus ist die formale Organisation nicht einfach eine Sammlung von Regeln, Verfahren und Routinen – das Konzept leitet seine Bedeutung daraus ab, wie jedes dieser Elemente verwendet wird, um das Verhalten der Organisationsmitglieder zu lenken und einzuschränken. Infolgedessen hat die formale Organisation oft wichtige Implikationen für jeden, auf jeder Ebene, der versucht, die Mitglieder einer Organisation zu kontrollieren.
Wie viele Wissenschaftler beobachtet haben, kann jedoch nicht jedes Verhalten innerhalb einer Organisation durch formale Regeln, Verfahren und Routinen kontrolliert werden. In jeder Organisation werden Regeln gebogen, Prozeduren werden modifiziert, um der jeweiligen Aufgabe gerecht zu werden, und nicht standardisierte Routinen werden übernommen, oft ohne eine formale Anweisung der Organisationsleitung. Außerdem ähnelt das Beziehungsgeflecht in jeder Organisation selten dem formalen Organigramm, da sich Freundschaftsnetzwerke, Beratungsnetzwerke und Kommunikationsnetzwerke unweigerlich über die Grenzen der Organisation hinweg entwickeln. Diese Beobachtungen des nonformalen Organisationsverhaltens haben Wissenschaftler zu der These veranlasst, dass man dort, wo man eine formale Organisation findet, auch eine informelle Organisation erwarten sollte. Das eine kann nicht ohne das andere existieren.
Wissenschaftler streiten über das richtige Verhältnis zwischen formeller und informeller Organisation. Alle erkennen die Bedeutung der informellen Organisation bei der Beeinflussung des Verhaltens an, aber sie unterscheiden sich in Bezug auf die Frage, wie viel Einfluss sie tatsächlich hat. So neigen Wissenschaftler, die Organisationen als rationale Systeme konzeptualisieren, dazu, zu argumentieren, dass Organisationen so gestaltet werden können, dass informelle Prozesse durch formale Abläufe und Routinen adäquat kontrolliert werden können. Wissenschaftler, die in der Tradition der natürlichen Systeme schreiben, argumentieren hingegen, dass die informelle Organisation die Verhaltensmuster stärker beeinflusst als die formale Organisation, und dass daher die Schaffung neuer Regeln und Verfahren oder die Etablierung klar definierter Autoritätslinien nicht immer den beabsichtigten Effekt haben.
Unabhängig davon, welche Perspektive man einnimmt, hat das Zusammenspiel zwischen formeller und informeller Organisation wichtige Implikationen für die Führung jeder Organisation – sowohl in der Gestaltungsphase als auch bei der täglichen Koordination der organisatorischen Aktivitäten. Denn die Fähigkeit, formale Organisationen zu gestalten und regelmäßig zu manipulieren, um definierte Ziele zu erreichen, hängt sowohl von der Art der Organisation und der Art der zu koordinierenden Aktivitäten als auch von den Fähigkeiten der Führungskräfte oder des Leitungsgremiums ab, das die Organisation leitet.