Hinweise zum Ausfüllen eines Formulars zur Kostenerstattung:
Persönliche Informationen hinzufügen.
Fügen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Mitarbeiter-Identifikationsnummer (falls zutreffend), Ihre Abteilung und andere geeignete Informationen ein, die im Formular erforderlich sind, damit der Empfänger weiß, an wen er die Erstattung überweisen soll.
Geben Sie Details zum Einkauf ein.
Erstattungsformulare fragen normalerweise nach Details wie dem Datum des Einkaufs, einer kurzen Beschreibung dessen, was bezahlt wurde, und dem Gesamtbetrag. Führen Sie jeden Artikel einzeln auf, wenn Sie mehr als einen haben.
Unterschreiben Sie das Formular.
Unten auf dem Formular unterschreiben und datieren Sie. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass die Informationen, die Sie dem Formular hinzugefügt haben, korrekt sind und die tatsächlichen Geschäftsausgaben widerspiegeln, die Sie mit Ihren eigenen Mitteln bezahlt haben.
Belege beifügen.
Fügen Sie Kaufbelege für jeden auf dem Formular aufgeführten Artikel bei. Ihre Quittungen sind der Beweis, dass Sie die Ausgaben, die Sie auf dem Formular geltend machen, tatsächlich bezahlt haben. Ohne die richtigen Belege ist eine vollständige Rückerstattung möglicherweise nicht möglich.
Senden Sie das Formular und die Belege an die Geschäftsleitung oder die Buchhaltungsabteilung.
Senden Sie das Formular und die Belege so schnell wie möglich an Ihren Vorgesetzten oder an die zuständige Stelle, z. B. die Buchhaltungsabteilung. Viele Unternehmen akzeptieren Erstattungsanträge nur innerhalb von 30 Tagen nach der ursprünglichen Ausgabe, also reichen Sie Ihr Formular für die Kostenerstattung immer sofort ein.
Warum Formulare für die Kostenerstattung wichtig sind:
In fast jedem Unternehmen wird es Fälle geben, in denen Mitarbeiter für Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen müssen. Dies ist besonders häufig bei Mitarbeitern der Fall, die zu Konferenzen, Meetings und externen Arbeitsorten reisen. Ein Formular für die Spesenerstattung hilft sicherzustellen, dass diese Mitarbeiter diese Ausgaben nicht selbst tragen müssen.
Vor allem aber schaffen Spesenerstattungsformulare eine Dokumentation, die Ihre Buchhaltungsunterlagen stärkt und vor Betrug schützt. Wenn Diskrepanzen zwischen dem erstatteten und dem tatsächlich ausgegebenen Betrag festgestellt werden, kann das Formular als Bezugspunkt verwendet werden, um zu sehen, was geltend gemacht und was bezahlt wurde.
Spesenerstattungsformulare sind ein Standardbestandteil jeder Spesenerstattungsrichtlinie und sie helfen Ihnen, eine Unter- oder Überbezahlung von Mitarbeitern für arbeitsbezogene Ausgaben zu vermeiden.