General Ledger (GL) in der Buchhaltung ist eine Sammlung von Konten verwendet, um Transaktionen zusammenzufassen, die in den Journalen aufgezeichnet wurden. Das Hauptbuch kann auch als die letzte Stufe des Buchhaltungsbuches interpretiert werden, die eine Zusammenfassung von Daten enthält, die gruppiert oder klassifiziert wurden, abgeleitet von den Journalen.
Es zeichnet die Änderungen auf, die in jedem Konto auftreten, und es zeigt den Saldo der Konten am Ende der Buchhaltungsperiode. Alle Transaktionen, die in den Journalen aufgezeichnet wurden, werden in regelmäßigen Abständen in das Hauptbuch gebucht oder verschoben. Manchmal spiegeln die Konten in der Hauptbuchhaltung die Finanzdaten nicht im Detail wider, z. B. Schuldkonten, Forderungen und Vorräte. Um diese Daten zu finden, werden andere Konten benötigt, um diese zusätzlichen Konten zu gruppieren. Es wird Nebenbuch genannt.
Das Hauptbuch wird oft als übergeordnetes Buch bezeichnet, das den Schätzungsstatus der Hauptbuchhaltungskonten zeigt. Diese Schätzungen schließen sich gegenseitig aus und dienen dazu, die Auswirkung von Transaktionen auf die Veränderungen der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und des Kapitals des Unternehmens zusammenzufassen. Das Nebenbuch wird oft als Ergänzungsbuch bezeichnet, eine Gruppe von Konten, die sich auf die Details von Forderungen und Verbindlichkeiten spezialisiert haben und detailliertere Informationen liefern.
Das Hauptbuch hat mehrere Zwecke, nämlich:
- alle Buchhaltungstransaktionen genau und korrekt aufzeichnen.
- Transaktionen auf das richtige Konto zu buchen.
- Saldo und Guthaben auf dem Konto zu halten.
- Die erforderliche Journalbuchung zu ermöglichen.
- Zuverlässige und rechtzeitige Finanzberichte für jede Buchhaltungsperiode zu erstellen.
Menschen können mehrere Hauptbuch-Formularmodelle verwenden, um ihre Finanzdaten einzugeben. Beliebt sind die Modelle T-Account und Debit/Credit. Sie können diese beiden Modelle unten herunterladen und verwenden. Hauptbücher werden immer nach den Journalen eingegeben. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung alle Transaktionsdaten zweimal eingeben müssen. Einige Buchhaltungsprogramme eliminieren diese doppelte Eingabe bereits, indem sie das Hauptbuch so gestalten, dass es die Daten automatisch auf der Grundlage eines bestimmten Kontenplans in den Buchhaltungsjournalen filtert und abruft.
Hauptbuch mit T-Konten-Format
Dieses Hauptbuch ist das einfachste und hat nur die Form eines großen T-Buchstaben. Die linke Seite zeigt die Soll-Seite und die rechte Seite zeigt die Haben-Seite. Der Kontoname steht oben links und der Kontocode oben rechts. Ledger-Konten verwenden das T-Konto-Format, um die Salden der einzelnen Konten anzuzeigen. Jede Journalbuchung wird vom Hauptjournal auf das entsprechende T-Konto übertragen. Die Belastungen werden immer auf die linke Seite und die Gutschriften immer auf die rechte Seite von T-Konten übertragen.
Da die meisten Konten von mehreren Transaktionen betroffen sind, gibt es normalerweise mehrere Zahlen in den Soll- und Haben-Spalten. Die Kontensalden werden immer am unteren Rand jedes T-Kontos berechnet. Es gibt zwei Arbeitsblätter mit unterschiedlichen Soll- und Haben-Spaltenpositionen. Sie können auswählen, welches T-Kontenformat Sie verwenden möchten und es beliebig oft multiplizieren.
Hauptbuch mit Soll/Haben-Spaltenformat
In diesem Modell werden die Finanztransaktionen nach Datum sortiert und ihr Saldo in die jeweiligen Soll- und Haben-Spalten eingegeben. Diese Vorlage unten ist Teil eines Tabellenblatts für ein integriertes Buchhaltungssystem, in das Sie die Daten nicht manuell eingeben müssen. Es filtert und zieht die Daten automatisch aus den Journalen, basierend auf dem ausgewählten Kontenplan.
Um diese Vorlage zu verwenden, müssen Sie, da es sich nicht um ein automatisches Hauptbuch handelt, die Kontenplan-Codes und die Beschreibung angeben. Dann können Sie das Arbeitsblatt dem jeweiligen CoA-Konto zuordnen, indem Sie das Arbeitsblatt umbenennen und das Konto im CoA-Feld auswählen. Dann können Sie beginnen, Bewegungsdaten in die entsprechenden Spalten zu schreiben. Vergessen Sie nicht, die Saldoformel für die letzte Spalte einzustellen. Sie können sie einstellen, indem Sie sie im Feld Saldomethode auswählen. Sie können dieses Arbeitsblatt so oft duplizieren, wie Sie möchten.
Da beide Modelle nur Formulare sind, müssen Sie Formeln erstellen, um sie in einem anderen Arbeitsblatt für die Berichtserstellung zusammenzufassen.