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Im Jahr 2020 gehörte die Reisebranche zu den am stärksten von COVID-19 betroffenen Branchen. Die American Society of Travel Advisors (ASTA) meldete einen Umsatzrückgang in den Reisebüros von 75 Prozent im Vergleich zu 2019.
Nun steht den Unternehmen ein langer Weg zur Erholung bevor. Da sie von den Folgen der Krise am stärksten betroffen sind, benötigen kleine Unternehmen zusätzliche Unterstützung und Möglichkeiten zur Kostenreduzierung. Viele von ihnen entscheiden sich dafür, die Hilfe von Host-Agenturen in Anspruch zu nehmen, was sich schon in besseren Zeiten als kluger Schachzug erwiesen hat.
Dieser Artikel erklärt, wie Host-Agenturen funktionieren, welche Vorteile sie Reiseprofis bieten und wie man aus den unzähligen Optionen die richtige auswählt.
Was ist ein Host-Reisebüro?
Ein Host-Reisebüro ist ein Unternehmen, das die professionellen Anforderungen von heimischen Reisebüros, Einzelunternehmern (IC) und Neueinsteigern unterstützt. Optional können sie sogar die Bedürfnisse von Geschäftsreisen bedienen. Grob gesagt, fungieren Hosts als Mittelsmann zwischen dem Netzwerk von Reiseverkäufern, die oft keine Erfahrung haben, und Reiseanbietern.
„Ein Host-Reisebüro ist ein Beschleuniger“, erklärt Ernesto Sigg Rodríguez, Chief Commercial Officer bei Fitbooktravel, das Technologieberatung für Online-Reiseunternehmen anbietet. „Als Reisebüro wollen Sie Ihr Geschäft betreiben, aber Sie brauchen Ressourcen, die Sie sich alleine nicht leisten können. Ein HTA wird Ihnen diese Ressourcen zur Verfügung stellen, bis Sie genug Traktion haben, um alleine zu fliegen.“
Geschäftsmodell eines Host-Reisebüros
Alle Agenten, die zu einem bestimmten Host gehören, verwenden die gleichen Akkreditierungsnummern oder IDs, um Reisen zu buchen. Auf diese Weise sehen die Anbieter die gesamte Gruppe als einen seriösen Kunden und nicht als eine Bande von Neulingen mit geringem Umsatzvolumen.
Dieses Modell ermöglicht es Unternehmen mit einem knappen Budget, die zeit- und kostenintensive Prozedur des Erwerbs der notwendigen Akkreditierungen zu überspringen. Außerdem erhalten sie Zugang zu besseren Angeboten und höheren Provisionsstufen, die nur für Großhändler oder Firmenkunden verfügbar sind. Im Gegenzug teilt sich ein Veranstalter die Provisionen mit dem Agenten und berechnet eine feste Gebühr (monatlich oder jährlich) für seine Dienstleistungen.
Host-Reisebüro-Akkreditierungen und Mitgliedschaften
Welche Akkreditierungen benötigt ein Reisebüro, um als Reiseprofi anerkannt zu werden? Obwohl es zahlreiche Optionen gibt, arbeiten Veranstalter in der Regel mit den drei am meisten akzeptierten und wichtigsten Ausweisen.
IATA/IATAN Zahlencode. Die Akkreditierung durch die International Air Transport Association (IATA) oder ihre US-amerikanische Abteilung, das International Airlines Travel Agent Network (IATAN), berechtigt zur Ausstellung von Flugtickets im Auftrag von Fluggesellschaften. Sie dient auch als Zeichen der Professionalität für Reiseberater und andere Branchenteilnehmer.
ARC Agency Code Number. Die Airlines Reporting Corporation oder ARC arbeitet nur mit US-Reisebüros zusammen. Sie ermöglicht ihnen den Verkauf von Flugtickets und wickelt finanzielle Transaktionen zwischen Fluggesellschaften und Vermittlern ab.
In der Tat duplizieren sich ARC und IATAN, so dass Unternehmen, die der ARC angeschlossen sind, keine IATAN-Zulassung benötigen. Viele amerikanische Agenturen ziehen es jedoch vor, beides zu haben, da IATAN mit weltweiter professioneller Anerkennung verbunden ist und ihre Mitglieder in den Genuss erheblicher Reiserabatte kommen.
CLIA Agency Membership. Ein Reisebüro darf Kreuzfahrten buchen, unabhängig von der Art der professionellen Akkreditierung, die es besitzt. Die Cruise Lines International Association ist jedoch die einzige Organisation, die ein auf Kreuzfahrten fokussiertes Zertifizierungsprogramm anbietet. CLIA-Mitglieder haben einen guten Ruf als Kreuzfahrtverkäufer und profitieren von exklusiven Vergünstigungen und Rabatten.
Jede dieser Mitgliedschaften erfordert erhebliche Gebühren, ein großes Umsatzvolumen und nachgewiesene Erfahrung im Geschäft. Mit einer Host-Agentur kann ein kleines Unternehmen alle Berechtigungen sofort und zu einem niedrigen Preis erhalten.
Dienstleistungen von Host-Reisebüros neben der Akkreditierung
Sicherlich ist die Nutzung einer Akkreditierungsnummer ein wichtiger Teil des Angebots einer Host-Agentur, was dieses Szenario praktikabel und für beide Seiten gewinnbringend macht. Wie wir bereits erwähnt haben, garantiert die Arbeit unter dem Dach des Gastgebers niedrige Startkosten, höhere Provisionen und keinen Ärger mit dem Erhalt und der Aufrechterhaltung der Zertifizierung.
Aber die meisten Gastgeberagenturen haben ihrem Agentennetzwerk noch mehr zu bieten. Das Sortiment an Dienstleistungen unterscheidet sich von Agentur zu Agentur, abhängig von den Bedürfnissen der Zielkunden. Die gängigste Liste umfasst jedoch die folgenden Möglichkeiten.
Ausbildung und Training
Nahezu alle Host-Agenturen bieten verschiedene Arten von Trainingsprogrammen sowohl für Neulinge als auch für diejenigen, die bereits mit dem Reisegeschäft vertraut sind. Neue Agenten erwerben allgemeines Geschäftswissen und branchenspezifische Informationen – zum Beispiel, welcher Anbieter ein bestimmtes Reiseziel bedient.
Für erfahrene Unternehmer bieten große Host-Agenturen Weiterbildungen, Updates von Anbietern, Konferenzen, Treffen und mehr.
Buchhaltung und Umsatzverfolgung
Oft übernimmt eine Host-Agentur die Rolle eines Teilzeit-Buchhalters, der Provisionen und Steuern verwaltet. Ein Agent erhält Berichte, um das verdiente Geld zu verfolgen und die Geschäftsentwicklung zu überwachen. Einmal im Jahr schickt ein Veranstalter seinen Kunden ein 1099-Steuerformular.
Fehler- und Unterlassungsversicherung (E&O)
Die Fehler- und Unterlassungsversicherung oder E&O-Versicherung ist keine Besonderheit der Reisebranche. Sie schützt jedes Dienstleistungsunternehmen vor den Kosten von Prozessen, die wegen beruflicher Fehler angestrengt werden. Sie deckt Rechtsverteidigung, Gerichts- und Verwaltungskosten, Vergleiche und Urteile.
Braucht jedes Reisebüro einen solchen Schutz? Ja, denn Fehler macht jeder und deren Folgen können den Geldbeutel sprengen. Viele Reisebüros bieten Vertragspartnern an, ihrer Versicherung beizutreten, anstatt eine separate Police abzuschließen. Natürlich gilt diese Versicherung nur für Buchungen, die unter der Akkreditierungsnummer des Gastgebers getätigt werden.
Marketingprogramme und Verkaufsmöglichkeiten
Die größte Herausforderung für Neulinge ist die Vermarktung ihrer Dienstleistungen. Deshalb bieten Reiseveranstalter typischerweise Marketingprogramme für Reisebüros an. Diese Programme umfassen Schulungen, Kurse, Marketingmaterialien und Technologien zum Aufbau eines Geschäfts. Außerdem nutzen große Anbieter oft Host-Agenturen, um ihre Produkte zu bewerben, und kleine Agenten können von diesen Partnerprogrammen sehr profitieren.
Lead-Generierung
Einige große Host-Agenturen werben mit ihren Lead-Generierungsprogrammen. Typischerweise bieten sie eine Technologie an, die automatisch angeschlossene Agenten mit Kundenanfragen abgleicht, basierend auf Nische, Expertise und anderen Metriken. Auf diese Weise können Agenten neue Kunden gewinnen und ein höheres Einkommen erzielen.
Technologielösungen
Um ein Reisegeschäft zu betreiben, braucht man eine Vielzahl von digitalen Tools. Und die Veranstalter tun ihr Bestes, um ihre Agenten mit den notwendigen Programmen auszustatten. Das Softwarepaket kann
- CRM-System,
- Buchhaltungssoftware,
- E-Mail- und Social-Media-Marketing-Software,
- eine Lead-Generierungs-Engine,
- Buchungs-Tools und
- eine verbraucherorientierte Website umfassen.
Das ist es also, was Host-Agenturen in der Regel tun: Sie stellen ihren Partnern alle notwendigen Zeugnisse, Fachkenntnisse, Ressourcen, Unterstützung und Technologien zur Verfügung, um ein Reisegeschäft zu betreiben. Bedeutet das, dass der erste Hoster, auf den Sie stoßen, Ihre Bedürfnisse perfekt abdeckt? Natürlich nicht.
Wenn man ins Detail geht, stellt man fest, dass sich die Host-Agenturen in vielerlei Hinsicht unterscheiden, vom Umsatzvolumen und der Nische, auf die sie sich konzentrieren, bis hin zum Anteil der angebotenen Provisionen. Was uns zu der nächsten Frage führt: Wie wählt man die richtige Option aus?
Wie wählt man ein Host-Reisebüro aus
Auch wenn sie das gleiche Geschäftsmodell anwenden, sind nicht alle Host-Agenturen gleich. Und es braucht Zeit, um diejenige zu finden, die Ihren Erwartungen entspricht. Hier sind Empfehlungen, die Ihnen helfen werden, Ihre Auswahl einzugrenzen.
Wählen Sie den erfahrensten Partner, den Sie finden können – vor allem, wenn Sie gerade erst in das Reisegeschäft einsteigen. Je neuer ein Veranstalter ist, desto weniger Wissen und weniger wertvolle Kontakte hat er. Außerdem erhalten kleine Host-Agenturen aufgrund des geringen Umsatzvolumens in der Regel weniger Vorteile von den Anbietern. Daher sind mittlere (100+ Agenten) und große (500 + Agenten) Veranstalter mit einer langen Historie eine sicherere Wahl. Nur die seltensten Ausnahmen bestätigen diese Regel.
Wählen Sie eine Host-Agentur unter den Mitgliedern seriöser Verbände – wie der American Society of Travel Advisors (ASTA) oder der Professional Association of Travel Hosts (PATH). Um diesen Organisationen beizutreten, muss ein Unternehmen eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Das garantiert Kompetenz und die Einhaltung eines strengen Ethik-Kodex.
Prüfen Sie, ob ein Gastgeber einem Konsortium angehört. In der Reisebranche ist ein Konsortium ein Netzwerk unabhängiger Agenturen, die sich zusammenschließen, um die Kaufkraft und die Provisionssätze zu erhöhen. Ein Unternehmen muss ein bestimmtes Umsatzvolumen erreichen, um dem Club beizutreten, daher ist diese Option für kleine Unternehmen nicht verfügbar. Wenn Ihr potenzieller Gastgeber Mitglied in Konsortien wie Virtuoso, Signature Travel Network oder Ensemble Travel Group ist, erhalten Sie automatisch Zugang zu allen exklusiven Annehmlichkeiten.
Ermitteln Sie den Grad der Unterstützung, nach dem Sie suchen. Neueinsteiger und erfahrene Agenten brauchen ein ganz unterschiedliches Maß an Unterstützung durch eine Host-Agentur. Während Erstere viel Training und Mentoring benötigen, suchen Letztere vor allem nach den höchsten Auszahlungen und Vorteilen bei großen Anbietern.
Schauen Sie sich die Liste der bevorzugten Anbieter an – oder Fluggesellschaften, Kreuzfahrtlinien, Hotelketten, Reiseveranstalter und andere Anbieter, mit denen eine Host Agency zusammenarbeitet. Diese Anbieter bieten die attraktivsten Provisionssätze und andere Vergünstigungen im Gegenzug für hohe Umsätze, die durch ein Netzwerk von Agenten erzielt werden. Prüfen Sie, ob die Liste für das, was Sie verkaufen wollen, relevant ist. Wenn nicht, nützen Ihnen auch die besten ausgehandelten Angebote nichts.
Lassen Sie sich nicht von hohen Provisionen locken. Für jede Buchung zahlt der Anbieter ausgehandelte Provisionen an den Gastgeber, der wiederum einen Teil dieses Geldes an Sie weitergibt. Die Aufteilung liegt typischerweise zwischen 10/90 und 30/70 Prozent, wobei der Gastgeber den kleineren Teil behält. Wenn der Prozentsatz, der den Agenten angeboten wird, nahe bei 100 Prozent liegt, geht dies wahrscheinlich auf Kosten des Supports. Oder es werden Ihnen höhere Fixgebühren (jährlich oder monatlich) für die erbrachten Leistungen berechnet.
Achten Sie auf den Technologie-Stack. Software, die von einer Host-Agentur bereitgestellt wird, kann Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen. Die beiden wichtigsten Lösungen, die Sie сhase up sind, sind eine fertige Kunden-Website (falls Sie noch keine haben) oder ein Website-Building-Tool und eine benutzerfreundliche Buchungsplattform. Letztere ermöglicht es Ihnen, Reisen von globalen Vertriebssystemen (GDS) zu kaufen, auch wenn Sie dafür nicht geschult wurden. In Ermangelung einer solchen Middleware-Plattform müssen Sie Kurse für die direkte Arbeit mit GDS-Terminals besuchen.
„Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie bei der Wahl eines Reisebüros ein Gleichgewicht zwischen Know-how – oder der gesamten Unterstützung, die Sie in Bezug auf Back-Office-Prozesse, Vertrieb und Marketing benötigen – und Technologie-Tools finden sollten. Eine neue Buchung zu machen, eine Reiseroute zu erstellen oder eine Rechnung auszustellen, sollte nicht ewig dauern“, rät Ernesto Sigg Rodríguez.
Nachfolgend sehen wir uns die Top-Host-Agenturen an, um zu sehen, wie sie Know-how und Technologien nutzen und warum genau sie von Tausenden von Reisebüros bevorzugt werden.
Top-Host-Reisebüro-Bewertung
Nach FindaHostTravelAgency.com, der Plattform, die Reiseprofis mit Veranstaltern auf Basis von 16 Filtern zusammenbringt, sind die Top empfohlenen Veranstalteragenturen im Jahr 2020:
- Avoya Travel,
- Travel Planners International (TPI),
- Nexion Travel Group, und
- Outside Agents.
Top-Gastgeber-Reisebüros im Vergleich
Wir werfen einen kurzen Blick darauf, was sie bieten und wie sich jeder von ihnen von den anderen Gastgebern unterscheidet.
Avoya Travel: AmEx-Vertreter mit Fokus auf Technologien und Lead-Generierung
Verfügbare Dienstleistungen
- Bildungsprogramme
- eine verbraucher-.Website
- Lead-Generierung
- ein CRM-System
- Marketing-Tools
- Kommissionsverfolgung und Leistungsberichte
- eine Buchungsmaschine für Kreuzfahrten und Touren
Nicht angeboten
- E&eine Versicherung
- eine große Auswahl an Flug- und Hotelbuchungsmöglichkeiten
Avoya Travel ist einer der größten Anbieter von Freizeitreisen mit einer mehr als 50-jährigen Geschichte. Das Unternehmen konzentriert sich nicht speziell auf Flug-, Auto- und Hotelprodukte, sondern bietet diese hauptsächlich als Teil seiner Kreuzfahrt-, Tour- und Resort-Urlaubspakete an.
Avoya investiert stark in neue Technologien und stellt seinen Partnern eine Verbraucher-Website und eine Agent-Power-Plattform zur Verfügung, die ein CRM-System, Marketing-Tools, ein Dashboard mit Diagrammen und Berichten zu Leistungskennzahlen sowie eine Buchungsmaschine kombiniert. Sie ist direkt mit den Systemen der Anbieter verbunden, aber in einigen Fällen ist die Plattform über eine API mit dem Sabre GDS verknüpft.
Das Hauptmerkmal von Avoya ist sein Lead-Generierungsprogramm, das Live Leads genannt wird und darauf ausgelegt ist, neue Kunden rund um die Uhr direkt an die Affiliates zu senden. Beachten Sie jedoch, dass, wenn Sie einen Lead von Avoya annehmen, der Veranstalter einen größeren Teil der Provision (70 Prozent) übernimmt und Sie nur 30 Prozent erhalten.
Als American Express-Reisevertreter bietet das Unternehmen alle exklusiven AmEx-Vorteile. Agenten können Membership Rewards Punkte sammeln und die Option „Pay with Points“ nutzen, um Hotelreservierungen, Kreuzfahrten und mehr zu kaufen.
Travel Planners International: Exklusive Unterstützung für Newcomer
Verfügbare Dienstleistungen
- Schulungsprogramme
- E&O Versicherungen
- CRM-System
- Marketing-Tools
- Buchhaltungssoftware
- Buchungsmaschine mit Anbindung an alle wichtigen GDS
Nicht angeboten
- Lead-Generierung
- Kunden-facing website
TPI positioniert sich als Marketing- und Support-Agentur für neue und erfahrene Reiseprofis. Es ist stolz auf die Tatsache, dass über 40 Prozent seiner Affiliates dem Veranstalter beigetreten sind, als sie noch Anfänger waren. In den ersten 12 Monaten kümmert sich das spezielle Agent Engagement Department um Neulinge und berät sie bei allen Fragen. TPI bietet keine Live-Leads an – stattdessen konzentriert sich das Unternehmen auf Schulungs- und Marketingprogramme, damit Agenten leichter selbst Kunden finden können.
Als Mitglied der Ensemble Travel Group bietet TPI Zugang zu hohen Provisionen, Vergünstigungen, Promos und Werbeartikeln von 380 bevorzugten Anbietern. Die Partner loggen sich mit allen Marketingmaterialien, E-Mail- und Buchungssoftware sowie einem Buchungstool in das Agentenportal ein und können so mit den GDSs von Amadeus, Sabre und Travelport arbeiten. Das von Ensemble zur Verfügung gestellte Agentenportal ist mit dem CRM-Backoffice-System integriert, das von TPI eingeführt wurde.
Nexion Travel Group: One-Stop-Shop für Freizeit- und Geschäftsreiseprofis
Verfügbare Dienstleistungen
- Schulungsprogramme
- Kundenorientierte Website
- Lead-Generierung
- Marketing-Tools
- Verkaufs- und Provisionsverfolgung
- NichtGDS-Buchungsmaschine
- Zugang zu den wichtigsten GDS
Nicht angeboten
- E&O-Versicherung
Die Nexion Travel Group ist ein Teil der Internova Travel Group (ex-Travel Leaders Group), einem globalen Netzwerk, das über 65.000 Reisebüros repräsentiert. Diese Zugehörigkeit führt zu einer großen Auswahl an Reiseangeboten und erstklassigen Provisionen von Auto-, Hotel-, Flug-, Kreuzfahrt- und Versicherungsanbietern.
Nexion hat verschiedene Mitgliedschaftspläne für Neulinge, erfahrene Profis, Unternehmen mit mehreren Reisebüros und Geschäftsreiseunternehmen. Alle Mitglieder erhalten eine kostenlose Website mit Kundenkontakt, eine Reihe von Verwaltungs- und Reporting-Tools sowie Zugang zur Nicht-GDS-Buchungsmaschine SNAP! Agenten können außerdem die Anmeldeinformationen des Hosts nutzen, um Reiseprodukte über Amadeus, Sabre, Apollo und Worldspan zu kaufen.
Outside Agents: Familiäre Atmosphäre und größtmöglicher Provisionsanteil
Verfügbare Dienstleistungen
- Bildungsprogramme
- E&O Versicherungen
- Verbraucher-.facing website
- CRM system
- groups promotion tool
- booking engine for cruise and air
Nicht angeboten
- lead generation
Ein Unternehmen in Familienbesitz, Outside Agents bietet seinen Mitgliedern direkten Zugang zu den Eigentümern und Reiseexperten, die sie persönlich beraten und unterstützen. Dieser persönliche Ansatz hebt das Unternehmen von seinen Mitbewerbern ab. Außerdem erhebt der Veranstalter keine Start-up-Gebühren und gibt den Agenten bis zu 95 Prozent der verdienten Provisionen zurück.
Das vom Veranstalter angebotene Agentenportal umfasst Live-Chats mit der Agenten-Community, eine Wissensdatenbank mit mehr als 500 Schulungen und Zugang zu Reiseanbietern. Außerdem bietet es eine vorgefertigte, anpassbare Website mit einer integrierten Buchungsmaschine für Kreuzfahrt- und Flugtickets. Andere Technologien, die für Agenten entwickelt wurden, sind eine Kundenverwaltungsplattform und ein Gruppen-Promotion-Tool, um Gruppenreisen zu erleichtern.
Von mehreren Möglichkeiten zu einer einzigen
Neun von zehn Mal wechseln Reiseagenten mehrmals den Veranstalter, bevor sie das passende Unternehmen finden, um über Jahre und sogar Jahrzehnte dabei zu bleiben. Wie auch immer, der wichtigste Teil des Auswahlprozesses ist das Verstehen Ihrer Anforderungen. Sobald Sie diese klar identifiziert haben, wird es viel einfacher sein, die endlosen Optionen auf einige wenige und schließlich auf den einzig möglichen Kandidaten zu reduzieren.