Ja, wir alle bewegen uns in einem schnelleren Tempo als je zuvor, und die Regeln der Büro-Etikette sind vielleicht nicht mehr so klar definiert, wie sie es früher waren. Und ja, all die technologischen Hilfsmittel, die wir am Arbeitsplatz nutzen, haben Verstöße gegen höfliches Verhalten häufiger werden lassen.
Als Manager können Sie Ihrem Team ein gutes Beispiel für die Büro-Etikette geben, indem Sie sich an die grundlegenden Umgangsformen erinnern, die Sie in der Vorschule gelernt haben: Hören Sie zu, wenn jemand mit Ihnen spricht, und wenn Sie nichts Nettes zu sagen haben, sagen Sie gar nichts.
Wenn Ihre Mitarbeiter Ihrem Beispiel nicht folgen, sind Sie nicht allein. In einer neuen Accountemps-Umfrage gaben leitende Angestellte an, dass sie einen Mangel an allgemeiner Höflichkeit feststellen, wenn Mitarbeiter zu spät kommen oder Meetings verpassen (34 Prozent), nicht rechtzeitig auf Anrufe oder E-Mails reagieren (26 Prozent) und über andere tratschen (23 Prozent).
Unten finden Sie eine Diashow mit weiteren Details zur Umfrage.
Hier sind fünf Tipps, die Sie befolgen können, um die Büro-Etikette zu verbessern – und Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen.
Sein Sie pünktlich und passen Sie auf
Versuchen Sie, ein paar Minuten früher zu erscheinen, um Ihren Arbeitstag zu beginnen oder an einem Geschäftstreffen teilzunehmen. Egal, ob Sie das Meeting leiten oder daran teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht durch Anrufe, E-Mails, SMS oder Nebengespräche abgelenkt werden. Wenn Sie nicht gerade eine Präsentation halten, sollten Sie die Diskussion nicht monopolisieren und dies auch keinem anderen erlauben.
Entmutigen Sie Klatsch und öffentliche Kritik
Klatsch sagt mehr über die Person aus, die ihn verbreitet, als über die Person, um die es geht. Geben Sie Ihrem Team also eine klare Botschaft, dass Sie sich nicht nur nicht am Klatsch beteiligen werden – definiert als beiläufige oder ungezügelte Berichte, die typischerweise persönliche Details beinhalten, die nicht als wahr bestätigt sind – sondern dass Sie ihn missbilligen.
Als Manager ist es wichtig, jegliche Diskussion über sensible Themen auf persönliche Gespräche mit den Mitarbeitern zu beschränken.
Sein Sie achtsam und höflich
Sie sollten darauf achten, dass Gerüche sich verbreiten. Wenn Sie sich einen Kühlschrank teilen, decken Sie Ihre Lebensmittel luftdicht ab und werfen Sie alte Lebensmittel und Getränke am Ende jeder Woche weg.
Weitere mögliche Ablenkungen? Freisprecheinrichtungen, laute Stimmen, klingelnde Telefone, die nicht abgenommen werden, Gespräche oder Herumlungern neben den Schreibtischen, unordentliche Schreibtische und unordentliche Arbeitsbereiche.
Sie können auch höflich sein, indem Sie Ihre Kollegen anerkennen, wenn sie Ihnen helfen, und ihnen Anerkennung zollen, wenn es angebracht ist. Bauen Sie gesunde Mentoring-Beziehungen auf, lernen Sie Ihre Mitarbeiter kennen und schenken Sie ihnen Aufmerksamkeit.
Kommunizieren Sie mit Klasse
Halten Sie Ihre Sprache sauber, egal wie gut Sie mit Ihrem Team umgehen oder wie leger Ihr Büro ist. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie man Mitarbeiter- oder Kundennamen richtig ausspricht. Denken Sie an Ihr Publikum, wenn Sie Humor, Sarkasmus, Ironie, Wortspiele und Wortspiele verwenden. Legen Sie Arbeitsplatzstandards für E-Mail- und Telefonkommunikation fest. Ermutigen Sie zu wechselseitiger Kommunikation und zum Zuhören. Seien Sie offen für den Input Ihrer Mitarbeiter; fordern Sie ihn sogar ein. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit wenn möglich persönlich aus.
Lesen Sie, wie sich die Kommunikation am Arbeitsplatz über die Generationen hinweg verändert hat.
Und gähnen, während jemand mit Ihnen spricht? Nun, manchmal lässt sich das nicht ändern, aber Sie können sehen, wie es aussieht.
Respektieren Sie die Auszeiten
Hier ist eine Botschaft für diejenigen, die Sie beaufsichtigen: Krank zur Arbeit zu gehen, schadet mehr als es nützt. Sie fühlen sich dann nur schlechter, Ihre Produktivität sinkt, und Sie könnten Ihre Keime auf den Rest des Büros übertragen. Nutzen Sie Ihre Krankheitstage und bleiben Sie zu Hause, wenn Sie krank sind.
Sie können ein besserer Chef sein, indem Sie Work-Life-Balance demonstrieren. Wenn es sich nicht um einen Notfall handelt, vermeiden Sie Anrufe und E-Mails zu später Stunde, vor allem, wenn Sie erwarten, dass der Empfänger nach Feierabend antwortet. Halten Sie angemessene Geschäftszeiten ein und erwarten Sie, dass andere das Gleiche tun.
Wie wichtig ist die Büro-Etikette?
Eine Menge. Die Leute sind vielleicht nicht mehr so förmlich in ihrem Job wie früher, aber sie erwarten immer noch, dass ihre Kollegen respektvoll und höflich sind. Darüber hinaus vermitteln gute Umgangsformen ein professionelles Bild, das Ihren Ruf stärkt und Ihre Chancen auf beruflichen Erfolg verbessert.
Wie Sie mit heiklen Situationen am Arbeitsplatz umgehen, kann Ihr berufliches Image entscheidend beeinflussen. Egal, ob Sie für eine große Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeiten oder ein kleines Unternehmen leiten, in Ihrem Unternehmen gibt es wahrscheinlich ein gewisses Maß an Büropolitik. Die meisten Organisationen sind nicht immun gegen politische Themen, insbesondere kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, in denen Büropolitik einen großen Einfluss haben kann.
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Was, wenn Sie einen Fehler machen?
Jeder macht hin und wieder Fehler, also machen Sie sich nicht selbst fertig, wenn Sie einen kleinen Etikette-Fehler bei der Arbeit machen. Geben Sie Ihren Fauxpas einfach zu und entschuldigen Sie sich so schnell wie möglich bei allen, die Sie beleidigt haben könnten. Überlegen Sie dann, was zu dem Fehler geführt haben könnte: Waren Sie gestresst oder mit der Bewältigung eines Problems außerhalb der Arbeit beschäftigt? Versuchen Sie, das Problem an der Wurzel zu packen, und überlegen Sie, wie Sie in Zukunft mit der Situation umgehen könnten, damit Sie sie nicht wiederholen.
Wenn Sie nicht die Art von Büro-Etikette gezeigt haben, von der Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter sie nachahmen, sollten Sie Folgendes wissen: Sie können es wiedergutmachen. Der erste Schritt ist, Ihren Fehler zu erkennen.
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