Von Beth Buehler
Das Thema, wer für die Getränke an der Bar bezahlt, ist ein Gespräch, das bei jedem Meeting oder Event vorkommt, es sei denn, es handelt sich um einen geschäftlichen oder gesellschaftlichen Anlass, bei dem natürlich kein Alkohol im Spiel ist. Bei verschiedenen Konferenzen und Veranstaltungen, an denen ich beruflich teilnehme, werden oft Colorado-Wein, -Bier und -Spirituosen gespendet, so dass diese Getränke und manchmal ein Signature-Drink den Teilnehmern kostenlos zur Verfügung stehen, während sie andere Getränke kaufen müssen. Ich mag auch den Ticket-Ansatz, da er immer noch ein oder zwei kostenlose Getränke bietet, aber das Budget des Veranstalters kontrolliert.
Bei der Preisverleihung der Leserwahl und der Aufnahme in die Hall of Fame von Colorado Meetings + Events, die jedes Jahr im März zum Auftakt der Colorado Meetings Week stattfindet, nutzen wir Partnerschaften und Sponsoren, um den ganzen Abend über von 18:00 bis 20:30 Uhr eine Hosted Bar anzubieten.
Die Hosted Bar bei der jährlichen Colorado Meetings + Events Best of Feier wird durch Sponsoren und Partner ermöglicht. Photo by Allée Photography.
Das sind nur ein paar Beispiele, deshalb habe ich mich mit Alicia Hein in Verbindung gesetzt, um mehr über das Thema „No Host Bar vs. Hosted Bar: Pro und Contra“ zu erfahren, da sie als National Sales Manager und Convention Services Manager im Crested Butte Mountain Resort und als Catering Sales Manager für Hochzeiten im Keystone Resort gearbeitet hat.
Destination Colorado: Wie geht man am besten mit einem Kunden durch das Thema „No host bar/hosted bar“?
Alicia Hein: Ich beginne gerne damit, zu besprechen, wie die Veranstaltung in das Gesamtprogramm für die Gruppe passt. Wenn es sich um eine erstmalige Veranstaltung oder einen isolierten Empfang handelt, dann hat der Kunde oder der Tagungsplaner mehr Flexibilität beim Format der Bar.
In meiner Arbeit als nationale Verkaufsmanagerin für das Crested Butte Mountain Resort arbeite ich oft mit Kunden zusammen, die eine jährliche Konferenz in unserem Resort veranstalten, bei der die Teilnehmer Jahr für Jahr kommen, und der Willkommensempfang oder die Abendempfänge sind Eckpfeiler des Konferenzerlebnisses, die das Networking und die Möglichkeit bieten, sich mit Kollegen zu treffen, die sie nicht oft sehen. In diesen Fällen empfehle ich, das Barformat beizubehalten, um den Erwartungen der Gäste gerecht zu werden.
Ich hatte schon andere Konferenzgruppen, die von Jahr zu Jahr gerne etwas Abwechslung haben, und wir können das Barformat nutzen, um die Budgetrichtlinien einzuhalten, die mit unserem Resort ausgehandelten Mindestmengen an Speisen und Getränken zu erfüllen oder die Teilnahme an einem Programm vor oder nach der Veranstaltung zu fördern.
Ein Toast im Butte 66 mit Blick auf die Pisten im Crested Butte Mountain Resort. Mit freundlicher Genehmigung von CBMR/Trent Bona.
DC: Sind Bars mit Gastgebern üblicher als Bars ohne Gastgeber oder andersherum? Oder ist das bei Firmenveranstaltungen anders als bei gesellschaftlichen Events?
AH: Ich weiß nicht, ob eine von beiden beliebter ist. Ich denke, es hängt hauptsächlich vom Budget der Gruppe ab und auch von der Art der Veranstaltung. In meiner Erfahrung als Catering-Verkaufsleiter für Hochzeiten bei Keystone habe ich festgestellt, dass die meisten meiner Bräute eine Hosted Bar anbieten wollten und dies auch taten, solange es ihr Budget zuließ. Oftmals reisten die Gäste aus dem ganzen Land an und so wollten sie einen Teil der finanziellen Last der Anreise abnehmen, indem sie die Bar (und die gesamte Feier) nach der Ankunft ihrer Gäste bewirteten.
DC: Was sind einige Dinge, die bei einer bewirteten Bar beachtet werden müssen?
AH: Auf jeden Fall das Budget des Kunden, da die Kosten für eine bewirtete Bar je nach Art und Länge der Veranstaltung und der Anzahl der teilnehmenden Personen sehr unterschiedlich ausfallen können. Kunden müssen auch den Transport nach der Veranstaltung in Betracht ziehen, wenn die Gäste zurück in ihre Hotels oder anderswohin fahren. Ein verantwortungsbewusster Gastgeber wird einen Shuttle für die Veranstaltung zur Verfügung stellen oder die Veranstaltung in der Nähe von kostenlosen Transportmöglichkeiten abhalten, da die Leute typischerweise mehr Getränke konsumieren, wenn es eine gehostete Bar gibt.
Ein Aprés-Ski-Treffen in der Umbrella Bar des Crested Butte Mountain Resorts könnte eine gehostete oder keine gehostete Bar sein. Achten Sie nur darauf, dass es sich um ein kurzes Zeitfenster handelt, in dem die Teilnehmer sicher auf Skiern oder Boards zurückkehren können. Mit freundlicher Genehmigung von CBMR/Nathan Bilow.
DC: Wie sieht es mit einer Bar ohne Gastgeber aus?
AH: Abhängig von der Art der Veranstaltung kann es hilfreich sein, die Gäste im Voraus zu informieren, damit sie mit einer angemessenen Bezahlung kommen können. Die meisten Veranstaltungsorte akzeptieren Kreditkarten, aber wenn die Veranstaltung an einem abgelegenen Ort stattfindet, kann die einzige Option Bargeld sein, das heutzutage immer weniger Menschen bei sich tragen. Wenn Sie als Tagungsplaner eine neue Veranstaltung in Ihr Programm aufnehmen, z. B. eine Postersitzung am späten Nachmittag/Abend, wird eine Bar vor der Veranstaltung wahrscheinlich dazu führen, dass weniger Leute an beiden Veranstaltungen teilnehmen werden. Eine Auswahl an Speisen beim Empfang kann dies ausgleichen, aber die Bar (oder einen Teil davon) zu veranstalten, wäre vorteilhafter, um die Leute zur Teilnahme zu bewegen.
DC: Was ist ein guter Mittelweg zwischen den beiden?
AH: Normalerweise kommt dies aufgrund der Budgetbeschränkungen eines Kunden auf. Ich bin ein großer Fan davon, die Bar so einzurichten, dass Bier und Wein angeboten werden, aber die alkoholischen Getränke vom Gast bezahlt werden müssen.
DC: Was ist ein guter Weg, um die Kosten für eine Bar zu kontrollieren?
AH: Wenn eine Konferenzgruppe ein striktes Budget hat, wird sie den Teilnehmern oft eine bestimmte Anzahl von Getränkekarten zur Verfügung stellen, um die Kosten zu kontrollieren, und die Gäste zahlen für alle Getränke, die über die Karten hinausgehen. Eine andere Möglichkeit ist, die Bar bis zu einer bestimmten Zeit zu bewirtschaften und dann auf eine nicht bewirtete Bar umzuschalten, aber das funktioniert nicht bei allen Veranstaltungen gut und kann tatsächlich einen „Ansturm“ auf die Bar erzeugen, kurz bevor das Format auf nicht bewirtet umschaltet, was nicht unbedingt hilfreich für Ihr Budget ist.
Wenn ein Meeting-Planer Sponsoring-Möglichkeiten für eine Konferenz anbietet, schlage ich immer vor, Bar-Sponsoring als eine Option einzubeziehen. Dies kann ein einfacher Weg sein, um eine Budgetbeschränkung der Konferenz auszugleichen und gleichzeitig einem Anbieter die Möglichkeit zu geben, sich auf eine soziale Art und Weise mit Ihren Gästen zu engagieren.
Kostenlose Getränke, die von Messeanbietern zur Verfügung gestellt werden, können ein hilfreicher Weg sein, um einen Abschlussempfang wie diesen auf der Meetings Industry Council of Colorado Educational Conference and Trade Show anzubieten. Foto von All Digital Photo and Video.
DC: Haben Veranstaltungsorte unterschiedliche Anforderungen für Hosted und No Host Bars?
AH: Ja, aber die meiste Arbeit wird intern auf der Seite des Veranstaltungsortes erledigt, z.B. das Vorhandensein einer Geldkassette oder eines Kreditkartenautomaten für eine No-Host-Bar oder das Vorhandensein von mehr Getränken und Personal für eine Hosted Bar. Ich denke, es ist wichtig, dass Sie als Kunde oder Tagungsplaner die Einzelheiten des Barformats und der Bezahlung mit dem Gastgeber des Veranstaltungsortes im Voraus besprechen, damit alle auf derselben Seite stehen. Wenn Sie als Kunde Bedenken wegen der Rechnung für eine Bar haben, möchte ich das im Voraus wissen und es unseren Mitarbeitern mitteilen. Insgesamt möchten wir, dass Sie und Ihre Gäste wieder in unser Resort kommen oder uns weiterempfehlen, und wir erhöhen die Chancen dafür, indem wir Ihre Erwartungen für die Veranstaltung erfüllen.
DC: Wie können Bars bei Veranstaltungen (mit oder ohne Gastgeber) einzigartig gemacht werden, im Gegensatz zu dem immer gleichen Ansatz?
AH: Ich denke, es kommt mehr darauf an, was an der Bar verfügbar ist, als auf das Format. Kunden, die eine Veranstaltung einzigartig machen wollen, arbeiten oft mit unserem Konferenzservice-Team zusammen, um ein spezielles Getränk für die Veranstaltung zu kreieren oder um zu verlangen, dass lokale Produkte serviert werden. Hier in Crested Butte fragen wir normalerweise nach lokal hergestelltem Montanya Rum oder Irwin Brewing Company Bier, um die Hochzeit oder das Konferenzerlebnis mit unserer Stadt zu verbinden. Als jemand, der in der Branche tätig ist, schaue ich mir gerne die erstaunlichen Ideen für Signature Drinks an, die von Colorado Meetings + Events in ihren E-Mail-Newslettern und Magazinen bereitgestellt werden. Die Getränkerezepte werden in der Regel von professionellen Mixologen zur Verfügung gestellt und liefern mir die Bausteine, um etwas Ähnliches für Veranstaltungen hier zu entwickeln.
Beth Buehler ist Redakteurin der Zeitschriften Colorado Meetings + Events und Mountain Meetings, hat bei der Planung zahlreicher Meetings und Veranstaltungen geholfen und genießt es, Colorado zu allen Jahreszeiten zu erkunden.