Der Tag, um sich zu organisieren, ist jetzt, nicht später. Ohne eine gewisse Organisation für Ihr Projekt laufen Sie Gefahr, ein umfangreiches und zeitaufwändiges Projekt in ein völliges Scheitern zu schicken.
Ein gut organisiertes Projekt stellt sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, welche Befugnisse er hat und was er zu tun hat. Es liefert die Schiene, auf der ein Projekt läuft. Ohne sie liegt ein Projekt in Trümmern.
Mit den Projekt-Gantt-Diagrammen von ProjectManager.com können Sie sich organisieren und erstaunliche Dinge erreichen. Probieren Sie es selbst aus!
Was ist die Projektorganisation?
Die Projektorganisation ist die Struktur des Projekts. Sie wird separat erstellt, mit Spezialisten und Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Diese Mitarbeiter arbeiten unter dem Projektleiter.
Die Projektorganisation ist ein Prozess. Sie liefert die Anordnung für Entscheidungen, wie ein Projekt realisiert werden soll. Sie legt den Ablauf des Projekts fest: Sie plant, wie Kosten, Termine, Personal und Werkzeuge eingesetzt werden sollen. Die Projektorganisation wird dann den Projektbeteiligten vorgestellt.
Verantwortungsbereiche
In einer Projektorganisation gibt es drei Kompetenz- und Verantwortungsbereiche: die Projektleitung, das Projektteam und das Projektboard. Die Projektleitung ist für das Management des Projekts verantwortlich, das Projektteam setzt das Projekt um. Das Projektboard ist das Entscheidungsgremium, das über den Projekterfolg entscheidet und darüber, ob ein Projekt abgebrochen werden muss oder nicht.
Typen von Projektorganisationsstrukturen
Es gibt eine Vielzahl von Projektorganisationsstrukturen. Hier sind drei:
- Funktional ist, wenn die Organisationsabteilungen nach Fachgebieten gruppiert sind. In diesem Fall wird das Projekt in der Regel in einer Silo-Umgebung durchgeführt.
- Projektorientiert ist, wenn die gesamte Organisation durch das Projekt organisiert wird.
- Matrix hat Teams, die sowohl an einen funktionalen Manager als auch an einen Projektmanager berichten, eine Art Hybrid der beiden vorherigen Strukturen.
- Organische Projektorganisation umfasst Flexibilität.
- Virtuell bedeutet, dass der Projektmanager der Knotenpunkt im Netzwerk ist.
- Multidivision bedeutet, dass funktionale Gruppen dezentralisiert sind.
Die Entscheidung, welche Art von Organisationsstruktur zu verwenden ist, bestimmt das Management eines Projekts. Die Struktur gibt das Gerüst für das Projekt vor, und deshalb muss sich der Projektplan an der Struktur orientieren. Dies geschieht in der Regel mit einem Projektorganisationsdiagramm.
Projektorganisationsdiagramme
Die Entscheidung, welche Struktur eine Projektorganisation haben soll, ist nur der Anfang der Organisation eines Projekts. Die eigentliche Arbeit ist die Umsetzung und Anwendung dieser Projektorganisation. Deshalb ist ein Projektorganigramm so wichtig. Es legt die formalen Beziehungen zwischen dem Projektmanager, dem Projektteam, der Entwicklungsorganisation, dem Projekt selbst und den Projektbeteiligten fest.
Best Practices
Der Projektmanager erstellt die Projektstruktur, die den Anforderungen des Projekts in allen Phasen entsprechen muss. Die Projektorganisationsstruktur darf jedoch weder zu starr noch zu locker sein, sondern muss die richtige Balance zwischen diesen beiden Punkten finden. Das Ziel einer Projektorganisation ist es, dem Team zu helfen, das Projektziel zu erreichen und sein Bestes zu geben. Daher muss ein Projektmanager zu Beginn die Stärken seiner Teammitglieder analysieren und sie bei der Zuweisung fragen, ob sie sich in ihren Rollen wohlfühlen.
Während das Projektorganigramm die Zusammenarbeit auf kostengünstige Weise fördert und Doppelarbeit und Überschneidungen vermeidet, hat es nur einen begrenzten Wert. Das liegt daran, dass es nur die hierarchische Beziehung zwischen dem Team veranschaulicht, nicht aber, wie sie die Arbeit erledigen werden. Dennoch ist es ein wertvolles Werkzeug und Teil eines jeden gut geplanten Projekts oder Portfolios.
Wie man ein Projektorganigramm erstellt
Das Projektorganigramm zeigt die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams auf, aber auch die für diese Rollen ausgewählten Teammitglieder. Dazu gehört auch, dass Sie bei Bedarf Schulungen festlegen, erkennen, wie die Ressourcen verteilt werden sollen, und festlegen, wie die Stakeholder eingebunden werden sollen. Dazu sind sechs Schritte erforderlich.
Personal identifizieren
Erstens: Wer sind die Personen, die mit dem Projektumfang zu tun haben? Das sind diejenigen, die einen Einfluss auf das Projekt haben. Sie sind das Schlüsselpersonal. Diese Personen können von Marketing- und Vertriebsmitarbeitern, Abteilungsleitern und IT-Personal bis hin zu Beratern und Support-Mitarbeitern usw. reichen.
Erstellen Sie ein leitendes Management-Team
Der nächste Schritt besteht darin, ein Team zu bestimmen, das für das Projekt verantwortlich ist. Das sind natürlich die Personen, die ein persönliches Interesse an dem Projekt haben und sich für dessen Erfolg einsetzen. Dieses Team besteht in der Regel aus den Projektsponsoren oder dem Kunden, kann aber auch aus Experten bestehen, die das Projekt begleiten.
3 Projektkoordinatoren zuweisen
Es ist notwendig, eine Person oder Gruppe auf der mittleren bis unteren Managementebene zu haben, die die Aufgaben übernimmt, die auf diese Ebene fallen. Diese Person oder Gruppe hilft bei der Synchronisierung der Teamaufgaben. Die Anzahl der Koordinatoren wird durch die Größe des Projekts bestimmt, aber konzentrieren Sie sich immer auf drei Bereiche eines Projekts: Planung, Technik und Kommunikation.
Stakeholder beachten
Außerhalb des Teams, das das Projekt durchführen wird, ist es wichtig, die Stakeholder zu identifizieren, da sie ebenfalls von dem Projekt betroffen sind und an der Projektentwicklung teilnehmen.
Schulungsbedarf identifizieren
Manchmal sind Teams geübt in ihren Aufgaben und mit den Tools, die ihnen zur Verfügung gestellt wurden. Manchmal sind sie es nicht und benötigen eine gewisse Einarbeitungszeit, bevor das Projekt durchgeführt werden kann. Dies ist der Punkt, an dem die erforderliche Schulung festgelegt und dem Team angeboten wird. Der Projektkoordinator ist in der Regel derjenige, der diese Aufgabe der Weiterbildung der Teammitglieder verwaltet.
Projektorganigramm erstellen
Schließlich ist es an der Zeit, das Projektorganigramm zu entwickeln. Gehen Sie zunächst die vorherigen Schritte durch und erstellen Sie dann diese visuelle Darstellung, die zeigt, wie die Personen im Projekt zusammenarbeiten werden, welche Aufgaben sie haben und wo sie miteinander verbunden sind. Sie können ein kostenloses Netzwerkdiagramm-Tool, wie z. B. Google Draw, verwenden und es nach Fertigstellung an die notwendigen Parteien weitergeben.
Im Projektorganigramm müssen die Hauptentscheidungsträger aufgeführt sein. Jede am Projekt beteiligte Person muss eine zugewiesene und identifizierte Rolle haben und die Verantwortlichkeiten dieser Rollen müssen klar definiert sein. Alle Verbindungen zwischen den Rollen müssen identifiziert werden, ebenso wie alle Stakeholder. Stellen Sie sicher, dass die Berichts- und Kommunikationskanäle ebenfalls definiert und beschrieben sind.
Wie ProjectManager.com bei der Projektorganisation hilft
Wenn Sie Ihre Projektorganisationsstruktur und Ihr Organigramm erstellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass diese Struktur über den gesamten Lebenszyklus des Projekts Bestand hat. ProjectManager.com hat die Werkzeuge, die Projektmanager oder Programmmanager benötigen, wenn sie an einem oder mehreren Projekten arbeiten. Unsere Funktionen stellen sicher, dass Ihre Projektorganisation solide ist, mit Funktionen, die den Überblick über Projektportfolios behalten.
ProjectManager.com bietet Ihnen die Möglichkeit, Projektgruppen für einzelne Projektportfolios zu erstellen. Dies ermöglicht Ihnen ein Dashboard auf Portfolio-Ebene, das Graphen und Diagramme für die Berichterstattung oder ein Gantt-Diagramm für ausgewählte Projektgruppen generieren kann. Dann können Sie nach Team, Region, Zeitplan oder Portfoliomanager organisieren.
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