MISSION STATEMENT
Offenheit führt zu einer besser informierten Bürgerschaft, die zu einer besseren Regierung und einer besseren öffentlichen Politik führt. Es ist die Aufgabe und Absicht des STOW CLERK OF COURTS, zu jeder Zeit sowohl den Geist als auch den Buchstaben des Ohio’s Public Records Act vollständig zu erfüllen und einzuhalten.
DEFINIEREN VON ÖFFENTLICHEN AUFZEICHNUNGEN
Eine „Aufzeichnung“ wird wie folgt definiert: Ein Dokument in jeglichem Format – Papier, elektronisch (einschließlich, aber nicht beschränkt auf geschäftliche E-Mails) – das vom STOW CLERK OF COURTS erstellt wird, von ihm empfangen wird oder in seinen Zuständigkeitsbereich fällt und die Organisation, Funktionen, Richtlinien, Entscheidungen, Verfahren, Vorgänge oder andere Aktivitäten des Amtes dokumentiert.
Eine „öffentliche Aufzeichnung“ ist eine „Aufzeichnung“, die von diesem Amt zum Zeitpunkt der Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen aufbewahrt wird, vorbehaltlich anwendbarer Ausnahmen von der Offenlegung nach Ohio- oder Bundesrecht. Alle öffentlichen Aufzeichnungen müssen so organisiert und gepflegt werden, dass sie zur Einsichtnahme und zum Kopieren zur Verfügung gestellt werden können.
RESPONSE TIMEFRAME
Öffentliche Aufzeichnungen müssen während der regulären Geschäftszeiten zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden. Öffentliche Aufzeichnungen müssen zeitnah zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden. Kopien von öffentlichen Aufzeichnungen müssen innerhalb einer angemessenen Zeitspanne zur Verfügung gestellt werden. „Unverzüglich“ und „angemessen“ berücksichtigen den Umfang der angeforderten Unterlagen, die Nähe des Ortes, an dem die Unterlagen aufbewahrt werden, die Notwendigkeit einer rechtlichen Überprüfung und Schwärzung sowie andere Fakten und Umstände der angeforderten Unterlagen.
Es ist das Ziel des STOW CLERK OF COURTS, dass alle Anfragen nach öffentlichen Unterlagen innerhalb von drei Werktagen nach Eingang der Anfrage schriftlich bestätigt oder, wenn möglich, erfüllt werden.
Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen stellen
Es ist keine bestimmte Sprache erforderlich, um einen Antrag auf öffentliche Aufzeichnungen zu stellen. Der Antragsteller muss jedoch zumindest die angeforderten Aufzeichnungen mit ausreichender Klarheit identifizieren, damit das Büro die Aufzeichnungen identifizieren, abrufen und überprüfen kann.
Der Antragsteller muss einen Antrag auf Aufzeichnungen nicht schriftlich stellen und muss weder seine Identität noch den beabsichtigten Verwendungszweck der angeforderten öffentlichen Aufzeichnung(en) angeben. Es ist die allgemeine Politik dieses Amtes, dass diese Informationen nicht angefordert werden sollen. Das Gesetz erlaubt der Behörde jedoch, einen schriftlichen Antrag, die Identität des Antragstellers und/oder den Verwendungszweck der angeforderten Informationen zu verlangen, jedoch nur, wenn (1) ein schriftlicher Antrag oder die Offenlegung der Identität oder des Verwendungszwecks dem Antragsteller zugute kommen würde, indem die Behörde besser in der Lage ist, die angeforderten öffentlichen Aufzeichnungen zu identifizieren, ausfindig zu machen oder zu liefern; und (2) der Antragsteller zunächst darüber informiert wird, dass ein schriftlicher Antrag nicht erforderlich ist und dass er die Offenlegung seiner Identität oder seines Verwendungszwecks ablehnen kann.
Bei der Bearbeitung der Anfrage ist die Behörde nicht verpflichtet, neue Aufzeichnungen zu erstellen oder eine Suche oder Recherche nach Informationen in den Aufzeichnungen der Behörde durchzuführen. Ein elektronischer Datensatz gilt als vorhanden, solange ein Computer bereits so programmiert ist, dass er den Datensatz durch die standardmäßige Verwendung von Sortier-, Filter- oder Abfragefunktionen des Amtes erzeugt.
Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, sollte das Amt die Erzeugung neuer Datensätze in Betracht ziehen, wenn dies unter den gegebenen Umständen sinnvoll und praktisch ist.
Bei der Bearbeitung eines Antrags auf Einsichtnahme in eine öffentliche Akte kann ein Mitarbeiter der Behörde den Antragsteller während der Einsichtnahme begleiten, um sicherzustellen, dass keine Originalunterlagen entwendet oder verändert werden.
Eine Kopie der neuesten Ausgabe des Ohio Sunshine Laws Manual ist über die Website des Generalstaatsanwalts erhältlich (www.ohioattorneygeneral.gov/YellowBook) zur Verfügung, um die Mitarbeiter der Behörde und die Öffentlichkeit über die Verpflichtungen der Behörde gemäß dem Ohio Public Records Act, dem Ohio Open Meetings Act, den Gesetzen zur Aufbewahrung von Unterlagen und dem Personal Information Systems Act zu informieren.
ELEKTRONISCHE AUFZEICHNUNGEN
Aufzeichnungen in Form von E-Mail, Textnachrichten und Instant Messaging, einschließlich solcher, die über ein tragbares Kommunikationsgerät gesendet und empfangen werden, sind genauso zu behandeln wie Aufzeichnungen in anderen Formaten, wie z. B. Papier oder Tonband.
Der Inhalt öffentlicher Aufzeichnungen, der an oder von privaten Konten oder persönlichen Geräten übertragen wird, unterliegt der Offenlegung. Alle Mitarbeiter oder Vertreter dieses Amtes sind verpflichtet, ihre E-Mail-Aufzeichnungen und andere elektronische Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den geltenden Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.
DENTIFIZIERUNG UND LÖSUNG VON AUFZEICHNUNGEN
Wenn der Antragsteller einen zweideutigen oder übermäßig weit gefassten Antrag stellt oder Schwierigkeiten hat, einen Antrag so zu stellen, dass das Amt nicht vernünftig erkennen kann, welche öffentlichen Aufzeichnungen angefordert werden, kann der Antrag abgelehnt werden, aber das Amt muss dem Antragsteller dann die Möglichkeit geben, den Antrag zu überarbeiten, indem es den Antragsteller über die Art und Weise informiert, wie die Aufzeichnungen vom Amt aufbewahrt werden und wie auf sie zugegriffen wird.
Wenn die Behörde angeforderte Aufzeichnungen zurückhält, redigiert oder anderweitig verweigert, muss sie eine Erklärung für die Verweigerung(en) liefern, einschließlich der rechtlichen Autorität. Wenn der ursprüngliche Antrag schriftlich gestellt wurde, muss auch die Erklärung schriftlich erfolgen. Wenn Teile einer Aufzeichnung öffentlich sind und Teile davon ausgenommen sind, können die ausgenommenen Teile geschwärzt werden und der Rest muss freigegeben werden. Wenn das Amt öffentliche Aufzeichnungen zur öffentlichen Einsichtnahme oder zum Kopieren zur Verfügung stellt, muss es den Antragsteller über jede Schwärzung informieren oder die Schwärzung deutlich sichtbar machen.
KOPIER- UND VERSANDKOSTEN
Denjenigen, die öffentliche Aufzeichnungen anfordern, dürfen nur die tatsächlichen Kosten für die Anfertigung von Kopien in Rechnung gestellt werden, nicht die Arbeitskosten. Die Gebühr für Papierkopien beträgt 0,05 Cent pro Seite. Die Gebühr für elektronische Dateien, die auf eine Compact Disc heruntergeladen werden, beträgt $1,00 pro Disc.
Ein Antragsteller kann aufgefordert werden, die tatsächlichen Kosten für die Bereitstellung der Kopie im Voraus zu bezahlen. Der Antragsteller kann wählen, ob er die Aufzeichnung auf Papier, auf demselben Medium, auf dem die öffentliche Aufzeichnung aufbewahrt wird, oder auf einem anderen Medium, auf dem die Behörde feststellt, dass die Aufzeichnung vernünftigerweise als integraler Bestandteil des normalen Betriebs der Behörde vervielfältigt werden kann, vervielfältigt haben möchte.
Wenn ein Antragsteller darum bittet, dass ihm Dokumente zugestellt werden, können ihm die tatsächlichen Kosten für Porto und Versandmaterial oder andere tatsächliche Kosten für die Zustellung berechnet werden. Für per E-Mail versandte Dokumente werden keine Gebühren erhoben.
MANAGING RECORDS
Die Unterlagen des STOW CLERK OF COURT unterliegen den Aufbewahrungsfristen. Die aktuellen Listen des Büros sind in 4400 Courthouse Drive, Stow, OH 44224 verfügbar, ein Ort, der für die Öffentlichkeit leicht zugänglich ist, wie von Ohio Revised Code §149.43(B)(2) gefordert.
Eine herunterladbare Version dieser Richtlinie finden Sie hier: Public Records Policy