Der IRS definiert Geschäftsreisen als Reisen außerhalb des steuerlichen Wohnsitzes, die „wesentlich länger als ein gewöhnlicher Arbeitstag“ sind und bei denen Sie sich ausruhen oder auswärts schlafen müssen.
Um diese Ausgaben absetzen zu können, müssen Sie auswärts geschlafen haben und Ihre Reise muss vorübergehend sein (weniger als ein Jahr).
Welche Ausgaben sind bei Geschäftsreisen absetzbar?
Wenn Sie selbständig sind und zwischen Ihrem Steuerwohnsitz und dem Geschäftsort reisen, können Sie die Kosten für die Reise mit der Bahn, dem Bus oder dem Flugzeug absetzen.
Andere Absetzmöglichkeiten für Geschäftsreisen umfassen:
Taxi, Pendlerbus, Flughafenlimousine: Die Kosten für die Fahrt zwischen Flughafen und Hotel oder zu einem Geschäftsort können Sie von der Steuer absetzen.
Verpflegung und Unterkunft: Die Kosten, die Sie für Mahlzeiten und Unterkunft ausgeben, während Sie geschäftlich unterwegs sind, können Sie als tatsächliche Ausgaben einreichen oder die von der IRS festgelegten Tagessätze verwenden.
Auto/LKW: Der IRS hat eine Standard-Kilometerpauschale. Wenn Sie Ihr Auto oder Ihren LKW für Geschäftsreisen innerhalb dieser Pauschale nutzen, können Sie die Kosten für Wartung, Betrieb, Maut und Parkgebühren von der Steuer absetzen.
Versand und Gepäck: Die Kosten für die Zustellung von Gepäck oder den Versand von Geschäftsmaterial zwischen Ihrem regulären Arbeitsort und Ihrem steuerlichen Wohn- und vorübergehenden Geschäftsort sind absetzbar.
Wie dokumentieren Sie Reisekosten?
Heben Sie Ihre Belege auf! Das ist der wichtigste Teil beim Absetzen von Reisekosten. Sie müssen keine Papierkopien haben, aber Sie sollten mehr als nur einen Einzelposten auf einer Kreditkarte vorweisen können.
Ihre Quittungen sollten so spezifisch wie möglich sein und Folgendes enthalten:
- Datum
- Details zu den Ausgaben
- Ausgabenhöhe
- Geschäftszweck
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Kann man Flüge für die Arbeit abschreiben?
Können Sie Mautgebühren für die Arbeit von der Steuer absetzen?
Können Sie Kilometergeld absetzen?
Können Sie Hotelkosten für die Arbeit absetzen?
Können Sie Flüge für die Arbeit absetzen?
Das Finanzamt gibt an, dass Reisen mit dem Flugzeug zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Geschäftsziel als Geschäftsreise absetzbar sind. Wenn Ihnen ein Flugticket zur Verfügung gestellt wurde oder Sie aufgrund eines Vielflieger- oder ähnlichen Programms kostenlos mitfliegen, sind die Kosten gleich null und Sie können nichts absetzen.
Können Sie Mautgebühren für die Arbeit von der Steuer absetzen?
Sie können den Preis für eine Mautgebühr geltend machen, wenn Ihnen diese Kosten entstehen, während Sie aus einem geschäftlichen Grund von Ihrem Steuerwohnsitz wegreisen. Diese Kosten sollten nicht mit Ihrem regelmäßigen Arbeitsweg zu und von Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte zusammenhängen. Sie können Ihre tatsächlichen Ausgaben für die geschäftliche Nutzung des Autos abschreiben oder Sie können den Standardmeilensatz des Internal Revenue Service verwenden, der für das Steuerjahr 2018 bei 54,5 Cent pro Geschäftsmeile und ab dem Steuerjahr 2017 bei 53,5 Cent pro Geschäftsmeile lag.
Können Sie den Kilometerstand abschreiben?
Fahren Sie geschäftlich, aus medizinischen Gründen oder zur Unterstützung einer gemeinnützigen Organisation, können Sie diese Kilometer von der Steuer absetzen.
Ab dem 1. Januar 2020 betragen die Standard-Kilometersätze für die Nutzung eines Pkw (auch Transporter, Pickups oder Kastenwagen):
- 57.5 Cent pro Meile für geschäftlich gefahrene Kilometer
- 17 Cent pro gefahrene Meile für medizinische Zwecke
- 14 Cent pro gefahrene Meile im Dienste gemeinnütziger Organisationen
Der Standard-Kilometersatz für geschäftliche Zwecke basiert auf einer jährlichen Studie über die fixen und variablen Kosten des Betriebs eines Fahrzeugs, und der Satz für medizinische Zwecke wird unter Berücksichtigung der variablen Kosten berechnet.
Sie können den Abzug nur beanspruchen, wenn Sie Ihr persönliches Fahrzeug für Ihre geschäftlichen, medizinischen oder wohltätigen Zwecke nutzen. Wenn Sie ein Fahrzeug benutzen, das von einem Unternehmen gekauft wurde, können Sie keine Geschäftskilometer geltend machen.
Können Sie Hotelkosten für die Arbeit abschreiben?
Um Ihren Hotelaufenthalt als Abzug bei den Steuern geltend zu machen, verlangt der IRS, dass Sie von Ihrem „Steuerwohnsitz“ wegreisen – dem Gebiet, in dem der Großteil Ihrer Arbeit stattfindet.
Selbstständige können diese Ausgaben mit dem Formular 104 auf ihrer Schedule C für die Selbstständigensteuer absetzen. Sie haben häufig höhere Reisekostenabzüge, weil es kein anstellendes Unternehmen gibt, das ihnen die Kosten erstattet.
Sicherstellen, dass Sie Ihre Belege aufbewahren. Holen Sie sich eine Quittung von der Hotelrezeption und bewahren Sie alle Unterlagen auf, die Sie haben, um den geschäftlichen Nutzen Ihrer Reise zu erklären.