Sie sind gerade Schatzmeister einer Non-Profit-Organisation geworden – das müssen Sie wissen…

Sie verlassen die letzte Vorstandssitzung Ihrer Non-Profit-Organisation, nachdem Sie gerade zum Schatzmeister gewählt oder ernannt wurden – und was nun? Für die meisten ist das eine entmutigende Aufgabe. Wenn Sie sich überwältigt fühlen, weil Sie sich fragen, was Ihre Rolle und Ihre Verantwortlichkeiten sein werden und wie Sie in der Lage sein werden, die Aufgabe zu erfüllen und gleichzeitig Ihrer Organisation zum Erfolg zu verhelfen, sind Sie nicht allein. Die Aufgaben eines Schatzmeisters für eine Non-Profit-Organisation zu erfüllen, ist eine große Aufgabe, und sie gut zu machen, ist eine beträchtliche Herausforderung.

Mit der richtigen Strategie, den richtigen Fähigkeiten und dem richtigen Buchhaltungs-Know-how können Sie jedoch erfolgreich in Ihrer neuen Rolle sein und Ihre Non-Profit-Organisation in eine bessere finanzielle Zukunft führen.

Sind Sie gut für den Job geeignet? 7 Eigenschaften, die alle großartigen Non-Profit-Treasurer besitzen:

1. Kritisches Denken – Sie sollten die Fähigkeit besitzen, die finanzielle Lage Ihrer Organisation, die Richtlinien und Verfahren zu beurteilen, um Empfehlungen für die zu treffenden finanziellen Entscheidungen zu geben.
2. Organisationstalent – Alle guten Schatzmeister verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. Sie arbeiten mit Genauigkeit und führen tadellose Aufzeichnungen.
3. Strategische Planung – Die Fähigkeit, Ursache-Wirkungs-Szenarien zu synthetisieren (im Hinblick auf mögliche finanzielle Entscheidungen, die die Organisation treffen wird), ist für einen Treasurer notwendig, um das Wachstum und den zukünftigen Erfolg seiner Organisation zu beschleunigen.
4. Kreativität – Wenn es darum geht, Mittel zu generieren und Ausgaben zu reduzieren, sind neue Ideen und Kreativität der Schlüssel in einer sich ständig verändernden und entwickelnden Organisation.
5. Klare Kommunikation – In gewissem Sinne fungiert der Schatzmeister als finanzieller Botschafter im Namen des restlichen Vorstandes. Es ist wichtig, dass der Schatzmeister einer Organisation in der Lage ist, komplexe Finanzkonzepte in leicht verständlicher, jargonfreier Laiensprache zu kommunizieren.
6. Grundlegende Buchhaltungskenntnisse – Wenn sie das Glück haben, würden gemeinnützige Organisationen nur Personen mit Buchhaltungskenntnissen auf dem Niveau eines CFOs oder Controllers auswählen. Meistens erwarten gemeinnützige Vorstände jedoch nur, dass ihre Schatzmeister über grundlegende Buchhaltungskenntnisse verfügen und die Bereitschaft haben, mehr zu lernen.
7. Kenntnis der Statuten Ihrer Non-Profit-Organisation – Ein sicheres Verständnis der Statuten der Organisation stellt sicher, dass Sie die Finanzen gemäß den Regeln der Organisation und denen der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Regierung verwalten.

Checkliste: Übergang in Ihre neue Rolle

Nachdem Sie zum Schatzmeister gewählt oder ernannt wurden, gibt es ein paar Aufgaben, um die Sie sich sofort kümmern sollten.

• Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem scheidenden Schatzmeister, um Akten zu übergeben, Fragen zu stellen und zu erfahren, was Ihre neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit sich bringen.
• Fragen Sie nach allen bisherigen Budgetinformationen und vorhandenen Finanzunterlagen zu Anschaffungen und Veranstaltungen.
• Erstellen Sie eine Zeitleiste oder einen elektronischen Kalender, der Fälligkeitstermine für Rechnungen und andere anstehende Zahlungen dokumentiert, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
• Erstellen Sie frühzeitig ein erstes Budget und bitten Sie den ehemaligen Schatzmeister, Ihre Arbeit zu überprüfen
• Sie sollten den ehemaligen Schatzmeister auch fragen, ob die Organisation irgendwelche undokumentierten ausstehenden Zahlungen oder Einnahmen hat, von denen Sie wissen sollten.
• Erhalten Sie alle Bankkontodaten und -details. Besorgen Sie sich so schnell wie möglich die Bankformulare, die für die Aktualisierung der Unterschriftenkarten und des Online-Kontozugangs erforderlich sind.
• Sie müssen auch die Kreditkartenautorisierungen übertragen.
• Lassen Sie sich alle Scheckbücher und Kreditkarten aushändigen, die im Besitz des ehemaligen Schatzmeisters waren.

Machen Sie als Schatzmeister nicht diese Fehler!

Um den Erfolg als Schatzmeister zu sichern, sollten Sie niemals:

• Vernachlässigen Sie Funktionstrennung und Zugriffskontrolle – Jede Organisation braucht Richtlinien und Verfahren, um Schatzmeister genauso zu schützen wie die Organisationen, denen sie dienen. Befolgen Sie die eingerichteten Verfahren und nehmen Sie Änderungen vor, wenn Sie laxe Richtlinien bemerken. Scheuen Sie sich nicht, das Protokoll durchzusetzen – auch wenn Ihr Vorgänger diese Verantwortung vernachlässigt hat.
• Vernachlässigen Sie Ihre Pflichten bei der Finanzberichterstattung – Die Fähigkeit des Vorstands Ihrer Organisation, fundierte Entscheidungen bezüglich strategischer Planung, Ausgaben, Personal und Finanzen zu treffen, hängt direkt von der Aktualität der vorliegenden Finanzinformationen ab. Wenn Sie Ihre Finanzberichte und -aufzeichnungen vernachlässigen, hat der Vorstand keine soliden Daten, auf die er seine Entscheidungen stützen kann.
• Geben Sie Steuer- oder Rechtsberatung – Die Absetzbarkeit von Beiträgen von Spendern hängt davon ab, wie die einzigartige finanzielle Situation jedes Spenders in die lokalen Steuergesetze passt. Stattdessen sollten Sie den Spendern raten, mit ihren Wirtschaftsprüfern oder Steueranwälten darüber zu sprechen, ob sie Spenden und Beiträge absetzen können oder nicht.
• Treffen Sie undokumentierte, nicht genehmigte Entscheidungen – Manche mögen sagen, dass Schatzmeister die Schlüssel zum Königreich in der Hand halten. Missbrauchen Sie niemals die Macht, indem Sie die Entscheidungen des Vorstandes und/oder der Geschäftsführung übergehen.

Die laufenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Schatzmeisters einer Non-Profit-Organisation

Überwachen Sie die Finanzverwaltung der Organisation

Abhängig von den Fähigkeiten der Mitarbeiter kann der Schatzmeister für die Verwaltung der täglichen Aktivitäten der Finanzen einer Organisation verantwortlich sein. Dazu gehören die Verwaltung des Geldflusses, das Bezahlen und Aufzeichnen von Rechnungen, das Führen eines Verzeichnisses der Schulden, die Auswahl einer Bank und die Abstimmung der Kontoauszüge. Der Schatzmeister sollte auch die Statuten der Organisation und die für die Organisation geltenden Gesetze genau kennen.

Überprüfen und Durchsetzen von Finanzrichtlinien und -verfahren

Als Schatzmeister sind Sie für den Schutz der Finanzen Ihrer Organisation verantwortlich. Ein großer Teil dieses Schutzes sollte bereits in den Statuten der Organisation verankert sein.

Wenn Ihre Non-Profit-Organisation jedoch relativ neu ist, müssen Sie diese Satzung sorgfältig prüfen und möglicherweise zusätzliche Richtlinien und Verfahren einführen, wenn es um den Umgang mit den Finanzen der Organisation geht. Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Aufgabentrennung arbeiten, wenn möglich, mit einer Papierspur und doppelten Unterschriften auf Schecks. Wir empfehlen Ihnen, bill.com zu implementieren, damit Sie Regeln und Arbeitsabläufe einrichten, so dass zum Beispiel Schecks über 5.000 $ zwei (digitale) Unterschriften benötigen.

Erstellen Sie Finanzberichte

Als Schatzmeister ist es Ihre Aufgabe, am Ende der Periode genaue Finanzberichte zu erstellen und diese an die entsprechenden Personen (in der Regel Mitarbeiter der Führungsebene und Vorstandsmitglieder) zu liefern.

Sie werden Daten aus dem Kontenplan Ihres Unternehmens verwenden, um diese wichtigen Berichte zu erstellen; eine genaue Buchhaltung ist für die Erstellung genauer Berichte unerlässlich.

Zu den Finanzberichten gehören in der Regel Budgets, die Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzen und eine Cashflow-Rechnung (und/oder eine Cashflow-Projektion).

Budget erstellen

Wahrscheinlich müssen Sie mit den Vorstandsmitgliedern, dem Geschäftsführer und den Programmleitern zusammenarbeiten, um ein Gesamtbudget (Finanzplanungsmodell) und spezifische Budgets für einzelne Programme zu erstellen. Wenn Sie ein Budget erstellen, denken Sie daran, dass Sie als Schatzmeister am besten wissen, welche Arten von Ausgaben sich die Organisation leisten kann.

Beraten Sie den Vorstand in Bezug auf Finanzstrategie und Fundraising

Neben der Budgetierung arbeiten Schatzmeister mit dem Vorstand zusammen, um ihn in Bezug auf mögliche Chancen, Risiken und steuerliche Auswirkungen zukünftiger Finanzpläne zu beraten. Sie können auch zu Zuschüssen, Anträgen, Investitionen und Plänen in Bezug auf unerwartete Gelder und/oder Cashflow-Engpässe konsultiert werden.

Mit den Prinzipien des intelligenten Backoffice und der Systemmethodik von GrowthForce können Sie die finanziellen Abläufe Ihrer Nonprofit-Organisation optimieren, unnötige Ausgaben reduzieren und das Beste aus Ihren Fundraising-Bemühungen machen – mit Finanzdaten, die in Echtzeit zur Verfügung stehen. Management Accounting ermöglicht es Ihnen, Ihre Rolle und Ihre Non-Profit-Organisation auf die nächste Stufe zu heben – mit einem Management-Reporting, das speziell dafür entwickelt wurde, den Leitern von Non-Profit-Organisationen zu helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Finanzierung zu erhöhen, das Wachstum zu fördern, die Reichweite ihrer Einsätze zu vergrößern, ihre Missionen zu erweitern und letztendlich erfolgreich zu sein.