Sind Geschenke für Ihr Team und Ihre Kunden in den USA steuerlich absetzbar?

Steuertipps

Viele Kleinunternehmer zeigen ihre Wertschätzung gegenüber ihren Kunden, Klienten und ihrem Team gerne mit durchdachten Geschenken. Schließlich bauen Sie eine Beziehung zu Ihren Kunden und eine Bindung zu Ihrem Team auf.

Ob in Form von Bargeld, Geschenkkarten oder einem Zeichen der Wertschätzung, Geschenke kommen mit steuerlichen Auswirkungen, die Kleinunternehmer berücksichtigen sollten.

Nachfolgend erfahren Sie alles, was Sie über den Abzug von Geschenken wissen müssen, sowie die Regeln, die sich aufgrund des Tax Cuts and Jobs Act geändert haben.

Geschenke für Teammitglieder

Bevor Sie einem Mitarbeiter ein Geschenk machen, sollten Sie zwei Fragen beachten:

1. Ist dieses Geschenk für meinen Mitarbeiter steuerpflichtig?
2. Ist dieses Geschenk eine abzugsfähige Betriebsausgabe?

Die Antwort auf diese Fragen hängt von der Form und dem Wert des Geschenks ab.

Wenn das Geschenk für den Mitarbeiter als steuerpflichtiges Einkommen gilt, müssen Sie alle anwendbaren Bundes- und Landeseinkommens- und Lohnsteuern einbehalten. Sie müssen auch andere Lohnsteuern, wie z.B. Bundes- und Landesarbeitslosensteuern auf diese Beträge abführen.

Geschenktyp 1: Sachwerte

Sachwertgeschenke gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen an Mitarbeiter, solange sie unter die Definition einer „de minimis fringe benefit“ fallen.

Eine „de minimis fringe benefit“ ist laut IRS ein Geschenk, „das in Anbetracht seines Wertes und der Häufigkeit, mit der es gewährt wird, so gering ist, dass seine Verbuchung unangemessen und unpraktisch ist.“

Dazu gehören z. B. gelegentliche Snacks, Kaffee und Donuts oder Urlaubs- oder Geburtstagsgeschenke mit geringem Marktwert, wie Blumen, Obst, Bücher usw.

Der IRS gibt keinen maximalen Dollarbetrag für den Ausschluss von De-Minimis-Nebenleistungen vom steuerpflichtigen Einkommen eines Mitarbeiters an, aber das Unternehmen kann nicht mehr als 25 Dollar eines Geschenks an eine Person pro Jahr abziehen, einschließlich der Mitarbeiter.

Angenommen, Sie kaufen Ihrem Mitarbeiter als Geste der Wertschätzung für die langen Arbeitsstunden an einem Projekt Konzertkarten im Wert von 100 Dollar. Nur 25 Dollar dieses Geschenks wären eine abzugsfähige Betriebsausgabe. Der Rest wäre nicht abzugsfähig.

Geschenktyp 2: Geschenkkarten und -gutscheine

Geschenkkarten und -gutscheine gelten als steuerpflichtiges Einkommen für Mitarbeiter, da sie im Wesentlichen wie Bargeld verwendet werden können. Die Kosten für die Geschenkkarte sind für das Unternehmen voll abzugsfähig, aber Sie müssen für diese Geschenke Steuern vom Lohn des Mitarbeiters einbehalten.

Teamgeschenk-Typ 3: Auszeichnungen

Sie können bis zu $400 der Kosten für Sicherheits- und Dienstauszeichnungen für Sachwerte (wie z. B. eine Uhr) für jeden Mitarbeiter pro Jahr abziehen. Auszeichnungen sind kein steuerpflichtiges Einkommen für Mitarbeiter, aber sie müssen begrenzt werden.

Für Dienstauszeichnungen gilt, dass sie nicht während der ersten fünf Jahre der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters und nicht öfter als alle fünf Jahre vergeben werden dürfen. Sicherheitsprämien können nicht an mehr als 10 % der Mitarbeiter im selben Jahr vergeben werden.

Der Tax Cuts and Jobs Act von 2017 (TCJA) hat klargestellt, dass Sachprämien kein Bargeld, Bargeldäquivalente oder Geschenkkarten, Urlaub, Mahlzeiten, Unterkünfte, Theaterkarten, Sporttickets, Aktien, Anleihen oder ähnliche Anlagen umfassen können.

Wenn Sie Geschenke an Mitarbeiter in Ihren Büchern festhalten, buchen Sie das Geschenk auf das gleiche Konto, auf dem Sie auch das Gehalt, den Lohn oder die Prämie des Mitarbeiters verbuchen würden, wenn das Geschenk in die steuerpflichtige Vergütung des Mitarbeiters einbezogen werden muss.

Geschenke für Kunden

Es gibt kleine Möglichkeiten, Ihre Wertschätzung für Ihre Star-Kunden zu zeigen. Geschenke sind nur eine Form dieser Dankbarkeit.

Kundengeschenke Typ 1: Sachwerte

Die gleiche Regel gilt für Ihren Kunden: Sie können nicht mehr als 25 Dollar pro Person und Jahr für Geschäftsgeschenke absetzen.

Die IRS gibt ausdrücklich an, dass Nebenkosten wie Porto, Gravur und Geschenkverpackung nicht in dieser 25-Dollar-Grenze enthalten sind. Wenn jedoch etwas den Wert des Geschenks selbst erhöht, kann es nicht als Nebenkosten betrachtet werden.

Angenommen, Sie kaufen einen Geschenkkorb für einen Kunden, der $25 kostet. Nehmen wir an, Sie fügen dem Korb eine Flasche Wein im Wert von $25 hinzu und geben weitere $20 für die Verpackung und den Versand des Korbs aus. Ihr Abzug würde 45 $ betragen – maximal 25 $ für den Geschenkkorb und den Wein und weitere 20 $ für Verpackung und Versand.

Kundengeschenk Typ 1: Markenartikel

Die gute Nachricht ist, dass Sie keine Markenartikel in diese 25 $-Beschränkung einbeziehen müssen.

Gegenstände, die weniger als 4 $ kosten, mit Ihrem Firmennamen oder Logo bedruckt sind und zu den vielen identischen Gegenständen gehören, die Sie regelmäßig verschenken, gelten nicht als Geschenke.

Kundengeschenk Typ 2: Bewirtung

Seien Sie vorsichtig mit dem Abzug von Geschenken, die als Bewirtungsaufwendungen gelten könnten. Wenn Sie zum Beispiel einem Kunden Eintrittskarten für eine Unterhaltungsveranstaltung schenken, ist das ein Geschenk oder Unterhaltung?

Generell gilt: Wenn Sie die Veranstaltung mit dem Kunden besuchen (wann immer das wieder möglich ist), sollten die Eintrittskarten als Unterhaltungsaufwand behandelt werden. Wenn Sie einem Kunden Tickets schenken und nicht an der Veranstaltung teilnehmen, können sie als Geschenk betrachtet werden.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil der TCJA den Abzug für Bewirtungsaufwendungen zum 1. Januar 2018 abgeschafft hat.

Pro-Tipp: Bewahren Sie Aufzeichnungen über steuerlich absetzbare Geschenke auf!

Wie bei den meisten Steuerabzügen ist es wichtig, Aufzeichnungen darüber zu führen, was Sie gekauft haben, wie viel Sie bezahlt haben und welchen geschäftlichen Zweck das Geschenk hatte, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Abzug erhalten.

Angenommen, Sie gehen in ein lokales Einzelhandelsgeschäft und kaufen vier Geschenkkörbe für Kunden zu je 25 Dollar. Wenn die Quittung keinen Einzelverbindungsnachweis der gekauften Geschenke enthält und stattdessen die von Ihnen gezahlte Gesamtsumme ausweist, ist es eine gute Idee, zu notieren, dass Sie vier Geschenkkörbe zu je 25 $ gekauft haben. Nennen Sie darauf auch die Kunden, für die die Geschenkkörbe gekauft wurden.

So haben Sie einen schriftlichen Nachweis, falls Ihr Steuerberater – oder das Finanzamt – die Absetzbarkeit Ihres Geschenks in Frage stellt.

Jeder weiß, dass es besser ist, zu geben als zu nehmen – erst recht, wenn sich das Schenken positiv auf die Steuerrechnung auswirkt.

Am Ende des Tages ist es eine Win-Win-Situation: Ein kleines Geschenk der Wertschätzung kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen und als wertvolle Abzugsmöglichkeit dienen. (Stellen Sie nur sicher, dass Sie gründliche Aufzeichnungen führen, damit Ihre Spendenbereitschaft nicht bei der Steuererklärung zu Buche schlägt!)