Ob Sie per LTL oder Paket versenden, die Verwendung eines Konnossements ist unerlässlich. Dieses juristische Dokument liefert nicht nur Details über die Sendung an die Spediteure, sondern bietet auch einen Papierpfad mit Informationen, der die Rechte des Versenders schützt. Auch wenn einige Frachtunternehmen ihre Abläufe auf einen Computer oder elektronische Frachtbriefe oder Versandrechnungen umgestellt haben, bieten sie immer noch mehrere wichtige Funktionen.
Im Folgenden wird erläutert, was ein Frachtbrief ist und warum er so wichtig ist – unabhängig von der Art der Versandmethode.
Was ist ein Konnossement?
Ein Konnossement ist ein Dokument oder eine elektronische Rechnung, die von einem Spediteur ausgefüllt und dem Versender zur Verfügung gestellt wird, wenn die Fracht zur Auslieferung abgeholt wird. Es gibt mehrere, einzelne Komponenten, die für ein Konnossement benötigt werden und die korrekt ausgefüllt werden müssen.
– Die Namen und die vollständige Adresse des Absenders und des Empfängers. Dies wird oft als Empfängerinformation bezeichnet.
– Eine Bestell- oder Rechnungskontrollnummer. Diese wird als permanente Aufzeichnung zu Kontrollzwecken verwendet.
– Das Datum der Sendung. Auch wenn es rudimentär erscheinen mag, kann das Notieren des genauen Datums und der Uhrzeit der Sendung als Beweismittel in einem Rechtsfall verwendet werden. Es dient auch als Haftungshinweis für einen Spediteur oder dritten Logistikdienstleister.
– Besondere Anweisungen. Während der Prozess des Transports von Fracht von einem Ursprungsort zu einem Zielort einfach erscheint, werden manchmal spezielle Anweisungen für die Handhabung benötigt. Das Konnossement dient als Plattform für den Verlader und den Spediteur, um alle speziellen Anforderungen für den Versand einer Ware offen zu dokumentieren. Einige Beispiele hierfür wären Kühllagerung, spezielle Sendungsverfolgung oder Sendungen mit mehreren Zwischenstopps.
– Versandspezifikationen. In diesem Abschnitt verifiziert der Versender mit dem Spediteur die Art der Verpackung (wie Kartons, Skids, Paletten, Fässer oder Container), die Menge der Verpackungs- oder Versandeinheiten, den Platzbedarf im Versandcontainer oder auf der Plattform und die Abmessungen.
– Beschreibung der Ware. Es ist wichtig, dass die Sendung im Konnossement zu Identifikationszwecken beschrieben wird.
– Hinweis auf besondere Behandlung. In jedem Konnossement müssen auch besondere Handhabungsanforderungen, wie z.B. Gefahrgut, angegeben werden.
– Deklarierter Wert. DV wird für die Haftpflichtversicherung verwendet. Er vermerkt den „deklarierten Wert“ einer Sendung. In den meisten Fällen entspricht der deklarierte Wert den Herstellungskosten – im Gegensatz zum Verkaufswert.
Das Konnossement wird in der Regel online oder vom Spediteur ausgefüllt und dann dem Versender bei der physischen Abholung der Fracht zur Überprüfung vorgelegt. Mit fortschrittlicher Technologie gehen immer mehr Spediteure zu Cloud-basierten Konnossementen und Rechnungen über, die es sowohl dem Verlader als auch dem Spediteur ermöglichen, kritische Aktualisierungen der Sendungsdetails in Echtzeit anzuzeigen.
Es gibt mehrere Arten von Konnossementen, die für bestimmte Arten von Sendungen verwendet werden, darunter ein OBL (Ocean bill of lading), AWB (Airway bill of lading), ProBill: (in der Regel für Landtransporte oder LKW-Transporte).
Warum ist ein Konnossement-Formular wichtig?
Der erste und offensichtlichste Grund, warum ein Konnossement wichtig ist, ist für rechtliche Zwecke. Ein Konnossement schützt sowohl den Spediteur als auch den Verlader, indem es die Fakten über die Sendung dokumentiert. Über den einfachen „Papierweg“ hinaus erfüllt ein Konnossement jedoch auch drei wichtige Aufgaben:
– Nachweis des Versands oder der Beförderung: Während oft angenommen wird, dass ein BOL einfach ein Vertrag zwischen Verkäufer und Käufer ist, ist dies nicht ganz korrekt. Der Vertrag besteht, wenn die Bestellung aufgegeben wird – nicht wenn sie versandt wird. Der Frachtbrief liefert den Nachweis, dass der zuvor vereinbarte Kauf wie vereinbart übermittelt wird.
– Wareneingang: Ein BOL ist ein Dokument, das bestätigt, dass die Ware von einem Agenten, Spediteur, 3PL oder anderen von einer Partei erhalten wurde. Wenn dies geschieht, ist in den meisten Fällen die Organisation, die die Ware in Besitz nimmt, für ihren Zustand verantwortlich. Das BOL bietet einen Papiernachweis zur Unterstützung von Frachtschadensansprüchen.
– Titeldokumentation: Dies bedeutet im Wesentlichen, dass derjenige, der das Konnossement besitzt, den Titel für den Besitz oder das Eigentum an der Ware hat. Aus diesem Grund werden sowohl der Absender als auch der Empfänger auf dem Konnossement vermerkt.