Office 365 Business Essentials ist die budgetfreundlichste Version von Microsoft Office für neue und kleine Unternehmen.
Es wird nicht für jeden funktionieren, und einige der Offline-Einschränkungen lassen das Upgrade auf Business Premium ziemlich verlockend aussehen.
Zur gleichen Zeit bietet Office 365 Business Essentials eine ganze Suite von Apps und Diensten, die wunderbar zusammenarbeiten. Microsoft aktualisiert seine Produkte ständig und fügt Features und Funktionen hinzu, um mit der Konkurrenz mitzuhalten. Viele dieser Tools und Vorteile haben ihren Weg in Business Essentials gefunden.
So erhalten Sie zwar nicht das volle Paket an MS Office-Diensten und -Apps, aber das, was Sie für 5 US-Dollar pro Monat und Benutzer erhalten, ist phänomenal. Wenn Sie nur die grundlegenden Anwendungen und geschäftliche E-Mails benötigen, dann ist Office 365 Business Essentials genau das Richtige für Sie.
Übersicht über Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials läuft auf PC, Mac, Android und iOS und wird auf Abonnementbasis lizenziert. Wenn Ihr Abonnement auf dem neuesten Stand ist, wird bei jeder Anmeldung die neueste Version installiert.
Office 365 Business Essentials ist Teil der Office 365 Business-Dienstfamilie, zu der auch Office 365 Business und Office 365 Business Premium gehören. Jedes dieser Produkte unterstützt 300 oder weniger Benutzer. Größere Unternehmen können sich für die Servicefamilie Office 365 Enterprise entscheiden, die eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern unterstützt.
Das ist das erste, was auffällt. Wenn Sie mehr als 300 Benutzer benötigen oder in naher Zukunft benötigen werden, wird keine der Office 365 Business-Plattformen Sie unterstützen.
Office 365 Business Essentials vs. andere Office 365 Business-Pläne
Sie haben also weniger als 300 Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und versuchen, den richtigen Plan zu wählen. Schauen Sie nicht nur auf den Preis.
Von den drei Angeboten in ihrer Business-Service-Familie ist Office 365 Business Essentials das günstigste. Zu sagen, es sei funktionsarm, ist jedoch nicht hilfreich. Je nachdem, was Sie brauchen, können sich die Kompromisse, die mit dem niedrigeren Preis von Business Essentials einhergehen, lohnen.
Zum Beispiel ist Office 365 Business die nächste Preisstufe nach Essentials. Es kommt mit Desktop-Versionen der Office-Apps, die Essentials nicht hat. Dies kann für Teams wertvoll sein, die schnellen Zugriff auf ihre Anwendungen wünschen. Allerdings enthält Office 365 Business keine kollaborativen Tools wie SharePoint, Yammer und Teams sowie keine verwalteten E-Mails.
Office 365 Business Essentials enthält all das, obwohl es deutlich weniger pro Nutzer und Monat kostet als Office 365 Business. Sie müssen sich also überlegen, was Ihnen wichtiger ist: Desktop-Funktion oder Cloud-basierte Koordination.
Hier ist eine vereinfachte Tabelle, die den Preis und die grundlegenden Elemente zeigt, die mit jeder Abo-Stufe der Office 365 Business-Service-Familie geliefert werden:
Desktop-Apps vs. Online-Apps in Office 365 Business Essentials
Gleich dem kostenlosen Office 365 sind alle Apps in Office 365 Business Essentials nur web- und mobilfähig. Desktop-Versionen der Apps gibt es nur in Business und Business Premium.
Wenn Sie immer online sind, ist das vielleicht kein großes Problem. Außerdem ist OneDrive in Business Essentials enthalten, so dass alle Ihre Dateien gesichert und über Ihr Microsoft-Konto überall verfügbar sind.
Wenn Sie jedoch keine zuverlässige Verbindung haben, sollten Sie über Business Premium nachdenken, um sicherzustellen, dass Sie den Zugriff auf Ihre Office-Dateien haben.
Die Online-Apps sind im Vergleich zu ihren On-Premises-Pendants ein wenig abgespeckt, aber nicht viel. Die Kernfunktionen sind alle vorhanden, und die Benutzeroberfläche ist ziemlich unverändert, obwohl die Apps über den Browser laufen. Zusätzlich bietet der Microsoft-Support eine Menge Hilfe, um Sie durch die Funktionen zu führen, die immer noch über Web und Mobile verfügbar sind, nur etwas anders verwaltet werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit Office 365 Business Essentials eine sehr leistungsfähige Suite erhalten. Die Apps arbeiten zusammen und alle Ihre Benutzer haben klare Echtzeit-Mittel, um große Projekte zu teilen, zu bearbeiten und zu verfolgen, während sie wachsen.
Eine ganze Menge ist enthalten, also lassen Sie uns die Apps und Dienste nacheinander durchgehen. Danach betrachten wir die potenziellen Vor- und Nachteile der Nutzung von Office 365 Business Essentials.
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In Microsoft Office 365 Business Essentials enthaltene Apps
Outlook: E-Mail-Client
Zwischen Outlook und Exchange, auf das ich später noch näher eingehen werde, bietet Office 365 Business Essentials einen E-Mail- und Kalenderdienst der Business-Klasse, auf den Sie sich verlassen können. Dazu gehören ein eigener Domain-Name und ein intuitives Admin-Center, mit dem Sie alle Ihre Benutzer verwalten können. Jeder Benutzer verfügt über ein 50-GB-Postfach, das über alle Geräte hinweg synchronisiert wird.
Word für das Web: Textverarbeitung
Dies ist eine großartige Version von Microsofts Markenzeichen, der Textverarbeitungs-App. Passen Sie praktisch jede Funktion von Text und Layout an. Erstellen und teilen Sie ganz einfach eine Reihe von Dateitypen. Fügen Sie Bilder und Tabellen in den Text ein und wählen Sie aus einer Vielzahl von Designfunktionen, um alles von einem Bulletin bis zu einem ebook zu verwalten. Die Funktionen zur Zusammenarbeit in Word Online ermöglichen die Bearbeitung in Echtzeit, sodass mehrere Personen am selben Absatz arbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen verfolgen können.
Excel für das Web: Tabellenkalkulationen
Excel für das Web sieht aus und fühlt sich an wie die Desktop-App, obwohl einige Dateiformate nicht unterstützt werden. Es verfügt über alle Excel-Kernfunktionen (mehr als 400) für Tabellen und Diagramme sowie über ein eingebautes Umfragetool. Es ist einfach, mit anderen zusammenzuarbeiten, indem Sie Links zum Anzeigen oder Bearbeiten Ihrer Excel-Online-Tabellen direkt mit anderen teilen.
PowerPoint für das Web: Präsentationen
Fast alles, was Sie von Desktop-PowerPoint kennen, ist auch in der Online-Version enthalten. Sie können Folien erstellen, Text, Bilder, Fotos und SmartArt-Grafiken hinzufügen und bearbeiten. Ähnlich wie bei Word für das Web werden Sie feststellen, dass die Zusammenarbeit in der Online-Version vereinfacht ist.
Eine Sache, die Ihnen auffallen wird, ist, dass PowerPoint für das Web nur acht Übergänge und 18 Schriftarten enthält. Wenn Sie Ihre Präsentation mit der Desktop-Version erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die von PowerPoint Online unterstützten Schriftarten und Übergänge verwendet haben, damit alles reibungslos funktioniert.
OneNote für das Web: Notizbuch
Dies ist Microsofts einfache Möglichkeit, Notizen zu speichern und über alle Geräte hinweg zu synchronisieren. In Bezug auf die Freiheit, Ideen, Bilder und Diagramme zu speichern, kann OneNote mit Evernote mithalten – und ist ihm in einigen Funktionen sogar überlegen. Sie können Sprache oder Videos aufnehmen und sie zu Notizen hinzufügen. Und Sie können auch Freihandnotizen von einem Whiteboard oder einer Seite direkt in Computerschrift umwandeln.
In Microsoft Office 365 Business Essentials enthaltene Apps (nur für PC)
Zugang: Datenbankverwaltung
Microsoft’s leistungsstarkes Tool zur Analyse Ihrer Daten macht dort weiter, wo Excel aufhört. Mit Access können Sie Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte erstellen und gemeinsam nutzen. Sie müssen kein Entwickler sein, um aus den mitgelieferten Vorlagen schnell die Formulare zu erstellen, die Sie für die Nachverfolgung von Kunden- und Auftragsdaten benötigen.
Dies ist ein vollwertiges Datenbankmanagementsystem. Für einige kleine Unternehmen mag es mehr sein, als Sie brauchen, aber andere werden feststellen, dass sie durch die Verwendung einiger der vielen Werkzeuge von Access in der Lage sind, reiche Erkenntnisse aus ihren Daten zu generieren.
Publisher: Gestalten und Publizieren
Als Desktop-Publishing-App ist Microsoft Publisher für jeden, der mit Word vertraut ist, einfach zu bedienen. Der Schwerpunkt in Publisher liegt auf Layout, Design und visueller Attraktivität und nicht auf der Texterstellung oder Korrektur. Gestalten Sie die meisten Aspekte Ihrer Dokumente, und alles bleibt genau so, wie Sie es für den Druck, online oder in einer E-Mail eingestellt haben.
Das war’s an Apps, die alle nahtlos zusammenarbeiten, zusammen mit den unten aufgeführten Diensten.
Dienste, die in Microsoft Office 365 Business Essentials enthalten sind
Exchange: Mail-Server
Exchange ist die Server-App, die E-Mails hostet und die organisationsweiten Kontakte und Kalender für Office 365 verwaltet. Exchange sorgt dafür, dass das Backend all Ihrer Kommunikationen und Termineinstellungen synchronisiert und sicher gespeichert wird.
Zusammen mit Outlook, das für die Zusammenarbeit mit Exchange entwickelt wurde, können Mitarbeiter von überall und jedem Gerät auf ihre E-Mails zugreifen. Exchange wird sich auch mit anderen E-Mail-Clients als Outlook verbinden, wie z.B. Gmail, aber es wird nicht ganz so flüssig sein.
OneDrive: Cloud-basierter Speicher
Office 365 Business Essentials kommt mit 1TB sicherem und synchronisiertem Cloud-Speicher auf OneDrive. Mit diesem Abonnement wird wahrscheinlich alles, was Sie mit Essentials machen, auf OneDrive gespeichert oder durch OneDrive geleitet.
Alle hochgeladenen Dateien und Ordner sind privat, können aber mit allen anderen auf OneDrive des Unternehmens geteilt werden. Oder denen außerhalb des Unternehmens, je nachdem wie Sie es einrichten.
Teams: Unified Communications
Teams ist der Chat-basierte persistente Arbeitsbereich für die Office-365-Dienstfamilie. Es gibt ihn erst seit ein paar Jahren, aber Teams bietet bereits viele Funktionen, die Sie auch bei Slack und anderen Konkurrenten finden.
Als Projektmanagement-Tool organisiert Teams Ihre Nachrichten, Meetings und Anrufe in einem intuitiven Dashboard. Kanäle und anpassbare Filter helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu visualisieren und herauszufinden, was wichtig ist.
Mit Ihrem Office 365 Business Essentials-Abonnement können Sie Online-Videokonferenzen und Meetings für bis zu 250 Benutzer hosten. Alle Office 365-Apps und -Dienste verfügen über eine native Integration mit Teams und es nutzt SharePoint für die Dateiablage. Sie können Teams auch mit Diensten von Drittanbietern wie GitHub oder Twitter verbinden.
Beachten Sie, dass Teams Skype for Business ersetzt, Microsofts früheren Gruppenchat-Dienst, der noch unterstützt wird, aber ausläuft.
Sharepoint: Team-Sites
Sharepoint ist ein browserbasiertes System zur Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Gruppen erstellen Sites für laufende oder Ad-hoc-Projekte und fügen dann beliebige Inhalte oder Widgets hinzu. Sie haben viel Kontrolle darüber, wie Dateien gespeichert und versioniert werden, und die Check-In/Check-Out-Funktion ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Dateien zu verfolgen und zu kontrollieren.
Es ist ein großartiges Werkzeug, um Transparenz und kohärente Standards in Teams zu fördern, und SharePoint ist einfach zu skalieren. Sobald Sie die Website eingerichtet haben, können Sie auch externen Beteiligten und Kunden ermöglichen, Informationen über SharePoint mit Ihnen zu teilen.
Yammer: Social-Networking für Mitarbeiter
Yammer ist ein soziales Netzwerk für Ihr Unternehmen, das mit allen anderen Office 365-Apps integriert ist.
In einer Yammer-Konversation können Sie einen Termin festlegen, der in Outlook synchronisiert wird, oder mit jemandem an einem PowerPoint arbeiten. Es nimmt die besten Teile von sozialen Netzwerken – Chat, einfaches Filesharing, Tagging, Liken – und stellt sie für die unternehmensinterne Kommunikation zur Verfügung.
Das Gefühl ist wie Twitter oder Facebook, und wenn dies das ist, womit Mitarbeiter sich wohlfühlen, kann Yammer ein wirklich mächtiges Kollaborationswerkzeug sein. Der Newsfeed und die einfache Gruppenbildung ermöglichen es verteilten Belegschaften, zwischen Büros oder Ländern in Kontakt zu bleiben.
Planner: Projektmanagement
Im Moment ist Planner ein ziemlich leichtgewichtiges Workflow-Management-Tool, das mit Office 365 Business Essentials geliefert wird. Sie können Gruppen erstellen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt auf Tafeln verfolgen. Planner wird regelmäßig aktualisiert, oft mit neuen Funktionen, daher frage ich mich, wie lange es so unbelastet bleiben wird, wie es jetzt ist.
Denken Sie an Asana, Trello und so weiter. Der größte Vorteil von Planner ist, dass er speziell als Ergänzung zu den Apps im Office-365-Ökosystem konzipiert ist. Benachrichtigungen, E-Mails, Dokumentenfreigabe – alles ist nahtlos und einfach zu steuern.
Sway: Online-Präsentation
Sway ist eine cloudbasierte Storytelling-App. In Abgrenzung zu PowerPoint eignet sich Sway perfekt für die Vermittlung von Informationen ohne einen Präsentator. Interaktive Präsentationen wie Webinare, Tutorials und Themeneinführungen sind in Sway leicht zu erstellen.
Die Oberfläche ist einfach, aber immer noch ziemlich begrenzt, obwohl Microsoft ständig neue Funktionen hinzufügt. Wenn Sie sich an enge Branding-Richtlinien halten müssen, unterstützt Sway möglicherweise nicht, was Sie brauchen. Wenn Sie eine schnelle, informelle Präsentation machen wollen, könnte es perfekt sein. Das Fazit zu den relativ wenigen Optionen in Sway ist, dass das Endprodukt für alle Geräte und Plattformen optimiert ist.
Wer sollte Office 365 Business Essentials kaufen (und wer nicht)?
Nun, da Sie eine solide Vorstellung davon haben, was in Office 365 Business Essentials enthalten ist, ist es an der Zeit zu beurteilen, ob es das beinhaltet, was Sie brauchen.
Wenn 1 TB Speicherplatz oder eine Obergrenze von 300 Nutzern ein Problem sein wird, dann ist dies nicht die Lösung für Sie. Microsofts Enterprise-Level-Angebote werden eher Ihre Geschwindigkeit sein. Und wenn Sie Ihre E-Mails nicht von Microsoft hosten lassen wollen, dann sollten Sie Office 365 Business und nicht Business Essentials wählen.
Aber wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und die teamweite Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen wollen, dann kann Office 365 Business Essentials sehr gut funktionieren.
Und wenn Sie in die Kategorie der Leute fallen, die sich nicht sicher sind, was sie genau wollen, dann ist Office 365 Business Essentials nicht zu teuer. Es wird Ihnen alles geben, was Sie brauchen, um herauszufinden, was Sie später wollen.
Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, gibt es eine Menge Überschneidungen bei den Apps und Diensten, die mit Office 365 geliefert werden. Zum Beispiel wird Yammer für einige Unternehmen ein wirklich wichtiger Dienst sein, der alle in Echtzeit miteinander verbindet. Andere Unternehmen nutzen vielleicht fast ausschließlich Teams und verlassen sich nur für informelle Aspekte des Unternehmenslebens auf Yammer.
Mit Office 365 Business Essentials erhalten Sie zumindest die Möglichkeit, aus den gewünschten Apps auszuwählen, um eine nahtlose Benutzererfahrung zu schaffen, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, problemlos über mehrere Programme und Geräte hinweg zu arbeiten. Und das alles für 5 Dollar pro Benutzer und Monat. Nicht zu schäbig.
Und wenn Sie ein Student oder ein Ausbilder sind, können Sie Office vielleicht kostenlos bekommen.