Die geschäftlichen Fahrten gehören zu den Steuerabzügen, die mit einem „Vorsicht“-Schild versehen werden sollten. Wenn Sie den Abzug in Anspruch nehmen wollen, müssen Sie in der Lage sein, dies zu beweisen. Und es gibt einen bestimmten Weg, das zu tun.
Einige Geschäftsinhaber und Angestellte, die im Rahmen ihrer Arbeit reisen müssen, führen exzellente Aufzeichnungen über Geschäftskilometer. Aber wenn Sie diese Aufzeichnungen nicht richtig führen, können Sie die Ausgaben nicht in Ihre Unternehmenssteuern einbeziehen und Sie könnten einen großen Steuerabzug verpassen.
Schlimmer noch, Sie könnten den Abzug trotzdem nehmen und geprüft werden.
Bei einer Prüfung kann das Finanzamt Sie auffordern, Ihre Meilen mit Unterlagen zu belegen. Sie können nicht absetzen, was Sie nicht beweisen können, also müssen Sie die Informationen erfassen, um den Abzug zu nehmen. Wenn Sie den Abzug nicht nachweisen können, muss Ihr Unternehmen mit Bußgeldern und Strafen für zu wenig gezahlte Steuern rechnen.
Die zwei Arten, Aufzeichnungen über Geschäftskilometer zu führen
Das IRS will „zeitnahe und genaue“ Aufzeichnungen. Es erwartet von Ihnen, dass Sie ein „tägliches Protokoll führen, das die gefahrenen Meilen, das Ziel und den Geschäftszweck angibt.“ Der einfachste Weg, dies zu tun, ist, sich an ein „zeitnahes“ Protokoll zu halten. Für jede Geschäftsreise benötigen Sie vier Informationen: das Datum, den Kilometerstand bei Start und Ziel und den Grund für die Reise.
Zwei Möglichkeiten, den Kilometerstand zu erfassen:
- Die Fahrtenbuchmethode.
- Eine Kilometer-App (Tipp: Diese ist einfacher)
Wenn Sie die Logbuch-Methode verwenden, müssen Sie die Informationen über die Reise zu dem Zeitpunkt aufzeichnen, zu dem sie stattfindet. Geben Sie den Namen der Person an und warum Sie zu diesem Ort reisen. Schreiben Sie den Punkt auf, an dem Sie die Fahrt dorthin begonnen haben. Fügen Sie die Adresse oder einige Informationen über Ihr Ziel ein.
Sie können den tatsächlichen Kilometerstand aufzeichnen – wo Sie begonnen und geendet haben – wenn Sie wollen, oder Sie können dies später von einer Karten-App im Internet hinzufügen.
Für beide Tracking-Methoden ist das Wichtigste, dass Sie in der Lage sein müssen, zu zeigen, dass Sie die Informationen zum Zeitpunkt der Reise aufgezeichnet haben. Sie können nicht bis zum Ende des Steuerjahres warten, um „aufzuholen“
Mit einer App die geschäftlichen Kilometer verfolgen
Wenn Sie permanent mit Ihrem Smartphone verbunden sind, gibt es zahlreiche Apps, die Ihre Kilometer für Sie aufzeichnen. Sie trennen sogar Ihre geschäftlichen von Ihren privaten Kilometern. Wenn Sie dasselbe Fahrzeug sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke nutzen, müssen Sie auch Ihren Gesamtkilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres aufzeichnen.
Achten Sie darauf, Informationen über den geschäftlichen Zweck so schnell wie möglich nach der Fahrt in der App zu erfassen.
Aufzeichnungen für die Actual Expense Option
Der IRS erlaubt zwei verschiedene Methoden für den Abzug von Fahrtkosten: Tatsächliche Ausgaben oder das IRS-Standard-Kilometergeld. Wenn Sie die Standardpauschalmethode verwenden, müssen Sie nur den Kilometerstand, das Datum und den geschäftlichen Zweck angeben. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile, und es gibt auch einige Einschränkungen bei der Angabe der tatsächlichen Kilometerzahl.
Wenn Sie die tatsächlichen Fahrtkosten verwenden, müssen Sie Belege für alle Fahrtkosten aufbewahren, einschließlich Benzin, Wartung und Versicherung. Dann multiplizieren Sie diese Ausgaben mit dem Prozentsatz der gesamten geschäftlich genutzten Kilometer. Wenn Sie eine Kilometer-App verwenden, übernimmt diese die Berechnung.
Wenn Sie zum Beispiel insgesamt 24.000 Meilen in einem Jahr gefahren sind und Sie 18.000 für geschäftliche Zwecke nachweisen können, sind Sie 75 % geschäftlich gefahren. Sie würden dann Ihre gesamten tatsächlichen Fahrausgaben mit diesem Prozentsatz multiplizieren, um den Betrag zu erhalten, den Sie für den Spesenabzug verwenden können.
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Sie die Fahrleistung nicht aufzeichnen müssen, wenn Sie die tatsächlichen Ausgaben verfolgen. Aber Sie können nur geschäftliche Ausgaben absetzen, also müssen Sie immer noch den Kilometerstand nachverfolgen, um die geschäftlichen Meilen von den privaten Meilen zu trennen.
Berichten Sie Ihren Kilometerstand in Ihrer geschäftlichen Steuererklärung
Der nächste Schritt besteht darin, diese Informationen in Ihrer geschäftlichen Steuererklärung anzugeben. Die Art und Weise, wie Sie diese Informationen angeben, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab.
Das Fazit
Fangen Sie an, Ihre Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihres Autos zu verfolgen, auch wenn Sie nicht glauben, dass es viele Geschäftsreisen geben wird. Sich das im Januar anzugewöhnen, ist besser, als im nächsten April das Nachsehen zu haben.