Ein Eventplaner zu sein bedeutet nicht nur, Partys zu schmeißen; es geht darum, Programme zu erstellen, die den Zweck, die Botschaft oder den Eindruck ansprechen, den Ihr Kunde zu kommunizieren versucht.
Eventplaner arbeiten viele Stunden, um die Details von praktisch jedem Meeting-Format zu organisieren und auszuführen, einschließlich privater Seminare, öffentlicher Konferenzen, Industriemessen, Mitarbeiter-Retreats und mehr.
Die Eventplanungsbranche
Eine Studie des Events Industry Council aus dem Jahr 2018 berichtet, dass globale Business-Events mehr als 1 Billion Dollar an direkten Ausgaben generieren und 10,3 Millionen Arbeitsplätze weltweit unterstützen. Die Vereinigten Staaten führten die Welt bei der Gesamtproduktion von Veranstaltungen an, gefolgt von China und Deutschland.
Das U.S. Bureau of Labor Statistics definiert drei Hauptkategorien der professionellen Planung: für Meetings, Kongresse und Events. Im Jahr 2018 lag der Medianlohn für jede Art von Planer bei 49.370 US-Dollar pro Jahr.Die spezifischen Aufgaben, die erforderlich sind, variieren je nach Branche, aber alle Planer werden typischerweise für die folgenden Aufgaben verantwortlich sein:
- Mit Kunden zusammenkommen, um zu verstehen, warum sie ein Meeting oder eine Veranstaltung abhalten
- Die Details der Veranstaltung planen, einschließlich der Zeit, des Ortes und der Kosten
- Angebote von Veranstaltungsorten, Caterern und anderen Dienstleistern einholen
- Veranstaltungsorte besichtigen, um sicherzustellen, dass sie nutzbar sind und den Anforderungen entsprechen
- Räume, Menü, Produktgeschenke, Transport koordinieren, und andere Dienstleistungen
- Überwachen Sie alle Aktivitäten, um sicherzustellen, dass alle zufrieden sind
- Prüfen Sie Rechnungen, Abrechnungen und genehmigen Sie Zahlungen
„Eventplaner koordinieren Feiern wie Jubiläen, Klassentreffen und andere große gesellschaftliche Veranstaltungen sowie Firmenveranstaltungen, einschließlich Produkteinführungen, Galas und Preisverleihungen. Es gibt auch Non-Profit-Eventplaner, die große Veranstaltungen mit dem Ziel planen, Spenden für eine Wohltätigkeits- oder Förderorganisation zu sammeln. Veranstaltungen können Bankette, Wohltätigkeitsläufe und Essensaktionen sein.“
Fähigkeiten in der Veranstaltungsplanung
Um erfolgreich zu sein, müssen Veranstaltungsplaner eine Vielzahl von Fähigkeiten besitzen. In erster Linie sollten sie mit verbaler und schriftlicher Kommunikation glänzen und außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten haben. Außerdem sollten sie Erfahrung im Projektmanagement haben und in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
Selbststarter, die gut im Team arbeiten und auch unter Druck ruhig und sympathisch bleiben können, zeichnen sich auch als Eventplaner aus. Verhandlungsgeschick, Budget- und Personalmanagement sind ebenso notwendig wie die Fähigkeit, mit allen Managementebenen zu interagieren. Erfolgreiche Veranstaltungsplaner haben ein gutes Gespür für die Auswahl des Veranstaltungsortes, Catering, Produktion, Unterhaltung, Geschenke, Transport, Unterkunft und Konferenzdienstleistungen.
Erforderlicher Abschluss
Diejenigen, die eine Karriere in der Veranstaltungsplanung verfolgen, kommen aus einer Vielzahl von Berufen und akademischen Hintergründen. Viele Arbeitgeber bevorzugen einen Bachelor-Abschluss in Hospitality Management, Business Administration, Marketing, Public Relations oder Kommunikation. Viele Planer beginnen jedoch in anderen Berufen oder steigen über administrative Funktionen ein, die Meeting-Planungsaufgaben beinhalten.
Wenn Sie Ihre Qualifikationen verbessern möchten, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Prüfung zum Certified Meeting Professional (CMP) abzulegen oder den Titel Certified Government Meeting Professional (CGMP) zu erwerben. Die CMP- und CGMP-Zertifizierung ist für Planer von Kongressen, Meetings und Ausstellungen verfügbar.
Einstieg
Planen Sie Ihren Einstieg in die Veranstaltungsplanung genauso, wie Sie Ihre nächste Veranstaltung planen würden – mit einer Strategie und einer detaillierten Dokumentation. Beginnen Sie mit diesen Schritten:
- Um wertvolle Erfahrungen zu sammeln, engagieren Sie sich ehrenamtlich bei einer gemeinnützigen Organisation oder einem anderen Unternehmen wie einem Catering-Unternehmen, einem Floristen, einem Event-Designer oder einem anderen Event-Planer.
- Wenn Sie bereits Veranstaltungen für einen anderen Veranstalter planen, gehen Sie dazu über, mehr Verantwortung zu übernehmen. Oft ist es so einfach, wie Ihren Manager um mehr Arbeit im Rahmen Ihrer nächsten Veranstaltung zu bitten.
- Treten Sie Verbänden wie Meeting Planners International oder der International Live Events Society bei, um sich zu vernetzen. Je mehr Leute Sie kennen und je mehr Beziehungen Sie in der Branche aufbauen, desto einfacher wird es sein, Ihre Karriere als Eventplaner aufzubauen.
- Erstellen Sie ein Event-Portfolio, um Ihre Expertise und Ihr Wissen zu präsentieren.
- Neben dem Aufbau von Beziehungen zu anderen Eventplanern, vernetzen Sie sich mit externen Anbietern oder Partnern. Caterer, Musiker oder Medienpersönlichkeiten können Ihre Bekanntheit und Ihren Einflusskreis vergrößern.
Die Organisation und das Zeitmanagement in Ihrem eigenen Leben sind ein klarer Indikator für andere, dass Sie ein Händchen für Eventplanung haben. Egal, ob Sie sich für die Arbeit in einem anderen Planungsunternehmen bewerben oder Ihr eigenes Unternehmen gründen und ausbauen, Ihr Ziel wird es sein, ruhig, organisiert und immer im Zeitplan zu bleiben.