Wenn Sie sich Unboxing-Videos auf YouTube ansehen, sind die schrecklichsten Produkte oft die amüsantesten. Allerdings ist es nicht immer lustig, wenn Sie am Ende eines enttäuschenden Produkts oder einer Dienstleistung stehen. Lassen Sie uns darüber sprechen, wann und wie Sie Beschwerdebriefe schreiben sollten.
Für die meisten Menschen ist es eher selten, irgendeine Art von Brief zu schreiben. Stattdessen kontaktieren sie das Unternehmen vielleicht per Telefon, Online-Chat oder sogar über soziale Medien. Aber die Federal Trade Commission nennt drei wichtige Gründe, Beschwerdebriefe zu schreiben. Sie „nehmen Ihre Beschwerde bei dem Unternehmen auf, wahren alle gesetzlichen Rechte, die Sie in der Situation haben könnten, und das Unternehmen weiß, dass Sie die Beschwerde ernsthaft weiterverfolgen.“ Sie können bei der Post um einen Zustellnachweis bitten, damit Sie einen digitalen Nachweis haben, dass Ihr Brief am Zielort angekommen ist.
Nun, lassen Sie uns die Bestandteile eines effektiven Beschwerdebriefes aufschlüsseln. Da es sich im Wesentlichen um einen Geschäftsbrief handelt, sollten Sie mit der Adresse und dem Datum beginnen. Der Name und der Titel der Kontaktperson sollten als nächstes kommen, wenn Sie diese ausfindig machen können, andernfalls beginnen Sie mit dem Namen des Unternehmens und dessen Adresse. Nach der Anrede können Sie schließlich mit dem Hauptteil Ihres Briefes beginnen.
Auch wenn Sie verärgert sind, sollte der Ton Ihres Briefes respektvoll und konstruktiv sein. Schließlich ist die Person, die den Brief liest, vielleicht nicht direkt für Ihre Probleme verantwortlich. Er oder sie wird Ihnen eher helfen wollen, Ihre Probleme zu lösen, wenn Sie höflich sind. Fügen Sie alle relevanten Details ein, aber fassen Sie sich kurz.
Informationen, die Sie vielleicht einschließen möchten:
- Name und Standort des Geschäfts
- Ihre Kontonummer
- Relevante Daten, wie z.B. wann Sie Waren oder Dienstleistungen gekauft haben und wann das Problem begann
- Namen von Verkäufern, Kundendienstmitarbeitern, oder Managern, mit denen Sie das Problem zuvor besprochen haben
- Serien- und Modellnummern
- Kopien von Quittungen, Rechnungen und Garantien
- Kopien von früherem Schriftverkehr wie z.B. E-Mails, Chat-Protokolle oder Briefe
- Ihre Kontaktdaten
Im Hauptteil des Briefes sollte der Eröffnungssatz Ihre spezifische Beschwerde identifizieren. Als Nächstes skizzieren Sie, welche Maßnahmen Sie bereits ergriffen haben, um das Problem zu lösen, und wie Sie erwarten, dass das Unternehmen das Problem angeht. Verwenden Sie einen einfachen, professionellen und höflichen Schlusssatz, wie z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.
Hier ist ein Musterbrief:
555 Five BoulevardAustin, TX 73301
März 20, 2019
Mr. Bob HowardGeneral ManagerProducts and More717 Seven StreetNew York, NY 10012
Liebe Mr. Howard:
Re: Account Number 1884434
Ich schreibe Ihnen, um meine Unzufriedenheit mit dem Model X Teekessel auszudrücken, den ich am 28. Februar 2019 in Ihrem Geschäft in der 1616 Sixteen Avenue gekauft habe. Obwohl der Wasserkocher gut aussieht, ist er undicht, wenn er mit Wasser gefüllt wird. Als ich ihn am 2. März 2019 in der Filiale zurückgeben wollte, sagte mir der diensthabende Mitarbeiter, George Burns, dass er den Artikel nicht annehmen würde, weil er keine Beschädigung gesehen hat.
Um das Problem zu lösen, möchte ich, dass Sie mir den vollen Betrag, den ich bezahlt habe (29,86 $, einschließlich Steuern), auf mein Vielkundenkonto zurückerstatten. Ich füge eine Kopie des Originalbelegs bei.
Ich freue mich auf Ihre Antwort. Bitte kontaktieren Sie mich innerhalb der nächsten zwei Wochen unter der oben genannten Adresse oder telefonisch unter (555) 555-5555.
Aufrichtig,
Jason Brooks
Das beste Ergebnis eines Beschwerdebriefs ist eine erfolgreiche Lösung. Denn wenn Unternehmen auf Probleme aufmerksam werden, können sie ihre Waren, Dienstleistungen oder Richtlinien auch für andere Verbraucher verbessern. Sie werden am ehesten ein positives Ergebnis erzielen, wenn Sie höflich sind und alle relevanten Details einbeziehen!
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