Buchhaltungstransaktionen können falsch in ein Buchhaltungssystem eingegeben werden, oder vielleicht hätte eine Transaktion auf zwei verschiedene Hauptbuchkonten aufgeteilt werden sollen.
So oder so, wenn dies passiert, müssen Sie Änderungen an Ihrer ursprünglichen Transaktion vornehmen, nachdem sie aufgezeichnet wurde, und Sie können dies einfach in der Buchhaltungssoftware QuickBooks tun, indem Sie einen Journaleintrag vornehmen.
Sie können in QuickBooks Journalbuchungen vornehmen, um Transaktionen anzupassen oder zu korrigieren und Buchungen vorzunehmen, die nicht auf andere Weise durchgeführt werden können, wie z. B. Anpassungen des Gewinns oder Verlusts.
Der Prozess der Journalbuchung ist ziemlich einfach, aber Sie können jeweils nur für einen Kunden oder Lieferanten eine Journalbuchung vornehmen. Wenn Sie auf diese Weise mehrere Kunden- oder Kreditorensalden korrigieren wollen, müssen Sie separate Einträge vornehmen.
Was ist eine Journalbuchung?
Eine Journalbuchung ist eine buchhalterische Transaktion, die direkt in das Hauptbuch eingegeben bzw. gebucht wird. Das Hauptbuch eines Unternehmens fungiert als Hauptgruppe von Konten, die zur Aufzeichnung von Transaktionen in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung verwendet werden.
Beispielsweise haben Sie die monatliche Stromrechnung von 100 US-Dollar versehentlich in das Konto für Versicherungskosten Ihres Unternehmens gebucht. Sie können eine berichtigende Journalbuchung vornehmen, um das Konto für Versicherungskosten um 100 $ zu verringern und das Konto für Versorgungskosten um 100 $ zu erhöhen bzw. zu belasten, um Ihren Fehler zu korrigieren. Alle Ihre Konten wären dann in der richtigen Reihenfolge, und Sie müssten den vom Lieferanten geschuldeten Betrag nicht ändern, da dieser Teil der Transaktion richtig erfasst wurde.
Journalbuchungen für Jahresendaktivitäten
Ihr Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter möchte möglicherweise Journalbuchungen vornehmen, um Jahresendaktivitäten abzuschließen, wie z. B. die Buchung von Steueranpassungen in Ihren Büchern, die Erfassung von Abschreibungsaufwand oder die Umgliederung von Einnahmen und Ausgaben. Ihr Buchhaltungsprofi kann Ihnen spezifische Informationen zur Verfügung stellen, wenn Sie die Journaleinträge am Jahresende selbst buchen wollen, zusammen mit Erklärungen, warum die Einträge für Ihre spezielle Situation notwendig waren.
Allgemeine Journalbuchungen in QuickBooks vornehmen
Sie können allgemeine Journalbuchungen in QuickBooks vornehmen, indem Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen:
- Gehen Sie zu Unternehmen > Allgemeine Journalbuchungen aus dem Menü am oberen Bildschirmrand vornehmen.
- Ändern Sie das Datumsfeld, falls erforderlich, im Fenster Allgemeine Journalbuchungen vornehmen. QuickBooks verwendet standardmäßig das aktuelle Datum. Wenn Sie einen Eintrag für einen früheren Monat oder ein früheres Jahr buchen möchten, müssen Sie das Datum ändern, damit Ihr Eintrag im richtigen Finanzzeitraum erfasst wird.
- Geben Sie eine Nummer für Ihren Journaleintrag in das Feld Eintragsnummer ein. QuickBooks nummeriert nachfolgende Journaleinträge automatisch fortlaufend.
- Geben Sie die Nummer des Hauptbuchkontos in der Spalte Konto ein. Sie können auch das erste Konto aus einem Dropdown-Menü in der Spalte „Konto“ auswählen.
- Geben Sie den Soll- oder Haben-Betrag für das ausgewählte Konto in die Spalten „Soll“ oder „Haben“ ein. Die Soll- und Habenbeträge müssen gleich sein, damit die Buchung ausgeglichen ist und von QuickBooks gebucht werden kann.
- Geben Sie eine beschreibende Notiz in die Spalte „Notiz“ ein. Sie wird in Berichten angezeigt, die diese Journalbuchung enthalten. Dieser Schritt ist optional, wird aber empfohlen, damit Sie sich später daran erinnern können, warum die Buchung vorgenommen wurde.
- Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6, bis sich die Einträge vollständig ausgleichen und die Transaktion einen Nullsaldo erreicht. Die Summe in der Spalte „Soll“ sollte mit der Summe in der Spalte „Haben“ übereinstimmen, und die Journalbuchung ist dann korrekt ausgeglichen.
- Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um den Journaleintrag zu speichern und das Fenster zu schließen, oder klicken Sie auf Speichern & Neu, um den Journaleintrag zu speichern und ein neues Fenster zu öffnen.
Mit diesen Schritten können Sie die meisten allgemeinen Journaleinträge in QuickBooks vornehmen, aber wenn Sie Journaleinträge vornehmen möchten, die die Forderungen eines bestimmten Kunden oder die Verbindlichkeiten eines Lieferanten betreffen, müssen Sie den Kunden oder Lieferanten in die erste Zeile des Eintrags setzen.