Sind Sie auf der Suche nach formellen Phrasen und Sätzen, um Ihre E-Mail zur Terminverschiebung zu vervollständigen? Dann sind Sie hier richtig. In diesem Artikel besprechen wir nicht nur die gebräuchlichen Phrasen, die Sie für verschiedene Situationen verwenden können, sondern auch die Struktur der Terminverschiebungs-E-Mail.
Beispiele für Terminverschiebungs-E-Mails
Beispiel 1: Formale Art – Terminverschiebung mit einem Geschäftspartner
Sehr geehrter Herr Smith,
Aufgrund unvorhergesehener geschäftlicher Angelegenheiten kann ich unseren Termin für morgen Nachmittag leider nicht einhalten. Wäre es möglich, einen anderen Termin im Laufe der Woche zu vereinbaren? Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.
Mit freundlichen Grüßen,
Alice Tran
(Quelle: Clare Whitmell – Business Writing Essentials)
Kopieren Sie nicht einfach die Phrasen, hier ist, wie Sie sich für immer daran erinnern
Ich möchte Sie daran erinnern, dass es am besten ist, wenn Sie die E-Mail selbst schreiben können, ohne das Internet nach Wörtern und Phrasen zu durchsuchen. Wie wäre es, wenn Sie sich diese Phrasen merken können und sie so aufschreiben, als ob es Ihre eigenen Worte wären? Das wäre perfekt. Ihr Chef würde sich sehr über Ihre Problemlösungskompetenz oder Ihre schnelle Reaktion auf Änderungen freuen. Wie können Sie das tun? Wie können Sie die Worte zu Ihren eigenen machen? Das folgende clevere Tool wird Ihre Fähigkeiten stärken.
Versichern Sie sich, dass Sie zuerst die eJOY-Erweiterung herunterladen. Während Sie den nächsten Teil lesen, wählen Sie die Wörter oder Phrasen aus, die Sie sich für immer merken wollen und speichern Sie sie in Ihrem Wortbuch auf eJOY. Jeden Tag zeigt Ihnen eJOY an, welche Wörter Sie kurz davor sind zu vergessen und es ist an der Zeit, diese mit räumlichen Wiederholungen zu wiederholen. Indem Sie 5 Minuten pro Tag üben, werden Sie nach und nach einen größeren Umfang an Geschäftsvokabular aufbauen, der Sie sicher und fließend in der englischen Geschäftskommunikation macht.
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Eg #2: Formale Art – Verschiebung eines Meetings auf ein bestimmtes Datum in der Zukunft
Sehr geehrte Frau Jones,
Ich habe eine Besprechung auf einen bestimmten Termin in der Zukunft verschoben. Jones,
Ich muss Sie leider bitten, unser Treffen auf den Nachmittag des 22. August zu verschieben, da ich an diesem Tag nach LA reisen muss, um einige dringende Aufgaben zu erledigen. Darf ich den 27. August um 16:00 Uhr vorschlagen?
Auch wenn Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind, bin ich bereit, Ihren Zeitplan zu umgehen. Ich werde die zusätzliche Zeit nutzen, um über die von Ihnen gewünschten Vertragsänderungen nachzudenken.
Es tut mir sehr leid für die Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstehen können. Ich freue mich auf Ihre Bestätigung so bald wie möglich.
Mit freundlichen Grüßen,
Eg #3: Informeller Typ – Verschieben Sie ein Meeting mit Ihren Kollegen
Hallo zusammen,
Aufgrund eines Raumproblems muss die Zeit des Projekt-Kick-Off-Meetings von Dienstag, den 21. August um 14:00 Uhr in Raum A3 auf Donnerstag, den 23. August um 16:00 Uhr in Raum 324 verschoben werden.
Sorry for any inconvenience. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an mich wenden.
Mit freundlichen Grüßen,
Miranda
Eg #4: Formale Art – Vorstellungsgespräch verschieben
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich gestern per E-Mail eine Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position des Creative Directors in Ihrem Unternehmen erhalten habe. Mein Vorstellungsgespräch wurde auf Dienstag, den 4. September 2018 um 14 Uhr festgelegt. Leider ist es mir nicht möglich, an diesem Termin teilzunehmen, da ich einen Termin mit meinem Arzt vereinbart habe.
Ich bitte vielmals um Entschuldigung für die Verschiebung meines Vorstellungsgesprächs.
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mein Vorstellungsgespräch auf einen anderen Zeitpunkt verschieben könnten, da ich nach dem 4. September verfügbar bin.
Ich bin sehr gespannt darauf, an dem Vorstellungsgespräch teilzunehmen und mit Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Ich hoffe, Sie berücksichtigen meine Anfrage und verschieben das Vorstellungsgespräch auf einen anderen Termin. Ich freue mich auf eine positive Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
Lernen Sie in unseren anderen Blogbeiträgen, wie Sie andere Arten von Geschäfts-E-Mails schreiben können, die Ihnen bei der Arbeit sehr helfen können:
- Der komplette Leitfaden für geschäftliche E-Mail-Etikette
- Wie man eine E-Mail mit Handlungsaufforderung schreibt
- Wie man eine E-Mail schreibt, um etwas mitzuteilen
Format einer E-Mail zur Terminverschiebung
Um diese E-Mail so aufrichtig zu schreiben, wie sie sein sollte, versetzen Sie sich in die Lage des anderen. Stellen Sie sich all die Unannehmlichkeiten, die verschwendete Zeit und das Geld vor, die ihnen dadurch entstehen könnten. Sie müssen versuchen, ihre Unzufriedenheit durch viel Höflichkeit und Entschuldigung zu mildern. Die wichtigsten Regeln sind hier also Höflichkeit, Angemessenheit und Pünktlichkeit.
Schritt 1 Änderungen klar beschreiben
Wenn Sie einen Termin kündigen, sollten Sie sofort eine klare Mitteilung machen. Das kann ein einfacher Satz sein wie z.B.: „Es tut mir leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich morgen nicht an unserem Treffen teilnehmen kann.“
Schritt 2 Geben Sie eine gute Erklärung
Sicherlich müssen Sie erklären, warum Sie nicht teilnehmen können. Wenn dieser Teil fehlt, könnten Ihre Kunden, Partner, Chefs, etc. anfangen zu denken, dass Sie keine zuverlässige Person sind. Es ist jedoch nicht nötig, eine sehr detaillierte Erklärung zu schreiben. Um die E-Mail kurz und bündig zu halten, geben Sie nur einen kurzen, aber vernünftigen Grund an.
Schritt 3 Was ist die Lösung?
Sie müssen auch einen anderen Termin vorschlagen. Einen neuen Termin vorzuschlagen, bedeutet, dass Ihnen das Treffen mit dieser Person immer noch wichtig ist. Trotz der unerwarteten Notwendigkeit, ihn zu beenden, sind Sie immer noch an dem Termin interessiert.
Sie sollten mehrere Optionen anbieten, aus denen die Person einen alternativen Tag und eine alternative Uhrzeit wählen kann. Da Sie derjenige sind, der sich entschuldigen muss, bleiben Sie offen für Gegenvorschläge und geben Sie Ihrem Empfänger die Möglichkeit, den Termin anzupassen.
Schritt 4 Beenden Sie die E-Mail mit einer Entschuldigung und einem Dankeschön
Am Ende Ihrer E-Mail sollten Sie sich nicht nur entschuldigen, sondern auch dafür bedanken, dass er oder sie Rücksicht auf Ihre Situation genommen hat. Damit zeigen Sie Ihren Respekt. Wertschätzen Sie die Tatsache, dass er Zeit damit verbringen muss, Ihre E-Mail zu lesen und vielleicht sogar seine Pläne wegen Ihnen zu kompromittieren. Besonders für Geschäftsleute ist es nicht einfach, Anpassungen in einem Zeitplan vorzunehmen.
Beispiel:
- Bitte nehmen Sie unsere aufrichtige Entschuldigung an
- Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten, die Ihnen und Ihrem Team dadurch entstanden sind.
Eine Entschuldigung kann aber auch in den ersten Zeilen der E-Mail eingefügt werden.
Zum Beispiel:
„Es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich es nicht rechtzeitig zu unserem Meeting an diesem Freitag schaffen kann.“
„Im Namen des Teams, Ich entschuldige mich…“
Gebräuchliche Wörter &Sätze, die in einer E-Mail zur Terminverschiebung verwendet werden
Die folgenden Wörter und Sätze werden häufig verwendet, wenn Sie einen Termin ändern möchten.
1 – verschieben
Zu einem späteren Zeitpunkt als erwartet oder ursprünglich geplant stattfinden
- Ich habe das Treffen auf Donnerstag verschoben.
- Das Treffen wurde auf Freitag verschoben.
2 – Verspätung
Zu einem späteren Zeitpunkt als erwartet oder ursprünglich geplant
- Unser Flug von Taipeh nach Peking hat sich um 2 und eine halbe Stunde verspätet.
- Es gab Probleme, die die Freigabe des Produkts verzögerten.
3 – vorverlegen
Vorverlegen bedeutet, dass Sie einen Termin vorverlegen (eine frühere Zeit oder ein früheres Datum).
- Können wir den Termin unserer Besprechung nach vorne verschieben?
- Sie haben den Termin der Veranstaltung auf Montag vorverlegt.
4 – zurückschieben
Im Gegensatz zum Vorschieben bedeutet dies, eine Besprechung auf eine spätere Uhrzeit oder ein späteres Datum zu verschieben.
- Ich fürchte, dass wir das Meeting nach hinten verschieben müssen.
- Sie kommen später als erwartet, also müssen wir den Beginn nach hinten verschieben.
5 – Termin nicht einhalten können
- Ich fürchte, dass ich unseren Termin am Dienstag, den 28. Oktober nicht einhalten kann.
6 – etwas Unerwartetes ist dazwischen gekommen
- Da am Mittwochmorgen leider etwas Unerwartetes dazwischen gekommen ist, würde ich es sehr begrüßen, wenn wir unser Treffen auf nächste Woche verschieben könnten.
7 – bin geschäftlich unterwegs
- Da ich nächste Woche geschäftlich unterwegs bin, könnten wir das Meeting auf den ersten Freitag des nächsten Monats verschieben?
8 – verfügbar sein am
- Wären Sie am Dienstagmorgen verfügbar?
9 – geeignete Zeit für Sie
- Könnten Sie bitte bestätigen, ob diese Zeit für Sie geeignet ist?
10 – würde Ihnen Freitag passen? (informell)
- Ich werde am Dienstag beschäftigt sein. Würde Ihnen der Freitag passen?
Dinge, die Sie beachten sollten
1 Schicken Sie Ihre Mail so früh wie möglich
Je früher Sie die Mail verschicken, desto einfacher ist es für den Empfänger, Änderungen in seinem Zeitplan vorzunehmen, und desto größer ist die Chance, dass er dies tun kann. Auf keinen Fall sollten Sie das Versenden Ihrer E-Mail zur Absage eines Meetings bis zur letzten Minute aufschieben. Überlegen Sie nicht zu lange, wenn Sie Ihre E-Mail einmal geschrieben haben.
2 Rufen Sie bei Bedarf an
In dringenden Fällen, wenn Sie 100% sicher sein wollen, dass Ihr Empfänger die Benachrichtigung erhalten hat, können Sie ihn auch direkt nach dem Versand der E-Mail anrufen. In den meisten Fällen reicht das Versenden einer E-Mail aus.
3 Ein zusätzlicher Tipp
Wenn Sie sich schließlich mit ihnen treffen, bedanken Sie sich direkt für ihre Geduld und zeigen Sie, wie sehr Sie die Gelegenheit zu einem Treffen schätzen.
Einen Termin verschieben zu müssen, ist eine Sache, die jeder gelegentlich tun muss. Das Wichtigste ist, dass Sie einen guten Grund haben, einen anderen Termin vorschlagen und dabei stets direkt und höflich sind. Und vergessen Sie nicht, Wörter und Redewendungen, die Sie häufig verwenden, in Ihrem Wortbuch mit der eJOY-Erweiterung zu speichern. Sobald Sie Ihren Wortschatz jeden Tag im eJOY Game Center überprüfen, werden Sie sich sicher fühlen, geschäftliche E-Mails in Ihren eigenen Worten zu schreiben.
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