Zahlungserinnerungsschreiben: How to Write (Samples & Examples)

Wir alle wissen, dass es keine leichte Aufgabe ist, um Geld zu bitten. Das gilt besonders dann, wenn Sie ein Unternehmen führen, das mit dem Eintreiben von Geld von Kunden verbunden ist. Selbst nachdem Sie Ihren Kunden erfolgreich Waren/Dienstleistungen geliefert haben, vergessen diese manchmal, ihre Rechnungen ordnungsgemäß zu bezahlen. Als Geschäftsinhaber brauchen Sie das Geld, um Ihren Cashflow zu verbessern. Aber Kunden um Geld zu bitten, kann für viele unangenehm und herausfordernd sein. Wenn Sie sich jemals in einer solchen Situation befinden, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Ein Zahlungserinnerungsschreiben wird Ihnen helfen, sich zurechtzufinden.

Ein Zahlungserinnerungsschreiben ist ein Dokument, das an einen Kunden geschrieben wird, um ihn an die Zahlung oder seine ausstehende Rechnung zu erinnern. Die Briefe bieten eine bequeme und professionelle Möglichkeit, das einzufordern, was Ihnen rechtmäßig zusteht. Es hilft Ihnen, Ihre Worte auf eine freundliche Art und Weise zu wählen, die Ihre Beziehungen zu Ihren Kunden nicht gefährdet.

Als Geschäftsleute werden Sie wahrscheinlich öfter mit Zahlungsverzug konfrontiert, als Sie erwarten würden. Aber wenn solche Zwangslagen auftreten, werden Sie sich sicherlich Gedanken darüber machen, wo Sie mit dem Schreiben Ihrer Mahnungen beginnen sollen. Daher sind im Folgenden einige übliche Bestandteile aufgeführt, die Sie unbedingt in Ihren Brief aufnehmen sollten.

Briefkopf der Firma

In jedem Mahnschreiben ist es sehr wichtig, dass Sie den Briefkopf Ihrer Firma mit einbeziehen. Der Briefkopf sollte Ihre persönlichen Daten wie Name, Berufsbezeichnung und Firmenadresse enthalten. Indem Sie Ihre persönlichen Daten erwähnen, machen Sie es dem Kunden leichter, Sie zu identifizieren. Darüber hinaus können Sie auch das Datum des Schreibens zu Nachweiszwecken angeben.

Die Adresse des Empfängers

Das andere, was Sie angeben müssen, sind die persönlichen Daten des Kunden. Dazu sollten die physischen und die Kontaktinformationen gehören. Wenn Sie die Details des Empfängers hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Informationen so genau wie möglich sind. Mit anderen Worten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief an die richtige Person adressiert ist. Wenn Sie zum Beispiel irgendein Detail auslassen, wird Ihr Brief auf taube Ohren stoßen.

Einleitungsabsatz

Dies ist der erste Absatz Ihres Briefes. In diesem Absatz erinnert der Verfasser den Kunden höflich an die ausstehenden Zahlungen für die zuvor erhaltenen Waren oder Dienstleistungen. Als Bonus sollten Sie die Rechnungsnummer, den benötigten Betrag und das Datum, an dem die Zahlung fällig war, erwähnen.

Körperabsatz

Dieser Absatz ist oft der längste. Hier sollte der Autor den Kunden wissen lassen, warum das Unternehmen von ihm die Begleichung der ausstehenden Beträge verlangt. Der Ton des Hauptteils sollte auf die Art des Briefes abgestimmt sein. Handelt es sich zum Beispiel um die erste Zahlungserinnerung, sollten Sie einen höflicheren Ton verwenden. Handelt es sich jedoch um die dritte oder letzte Zahlungserinnerung, reicht ein bestimmter Ton aus.

Auch hier können Sie den Kunden darauf hinweisen, welche Konsequenzen ihn erwarten, wenn er seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt. Achten Sie darauf, dass Sie sich klar und verständlich ausdrücken.

Fazit

Dies ist der abschließende Absatz. Hier sollte der Autor noch einmal betonen, wie wichtig es ist, die Schulden zu bezahlen. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel die Lagerbestände wieder auffüllen möchte, sollten Sie genau das angeben. Um professionell zu bleiben, achten Sie darauf, dass Sie trotz der entstandenen Unannehmlichkeiten freundliche Worte verwenden. Wenn Sie mit dem Schluss fertig sind, müssen Sie Ihren Namen hinzufügen, gefolgt von Ihrer offiziellen Unterschrift.

Wenn Sie einen Brief haben wollen, der Ihnen eine nette Zahlungserinnerung beschert, müssen Sie die Extrameile gehen und Ihren Brief wie ein Profi ausstatten. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen, einen Brief zu erstellen, der Ihren Wünschen entspricht.

• Schreiben Sie einen Brief zum richtigen Zeitpunkt.

Eine Sache, die den Mahnbrief vom Rest unterscheidet, ist das Timing. Den Brief zum richtigen Zeitpunkt zu verschicken, hat einen erheblichen Einfluss auf die Wirkung. Laut Experten kann es zum Beispiel sinnvoll sein, den Brief am Wochenende zu versenden, da Ihr Kunde dann wenig Zeit zum Nachdenken hat. Wenn Sie einen elektronischen Brief versenden wollen, dann ist der beste Tag dafür der Dienstag. Auch hier können Sie die Briefe einen Tag nach Fälligkeit der Rechnung verschicken.

• Kritische Details über Ihre Zahlung einfügen

Wenn Sie den Brief schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen einschließen, die es für den Kunden leicht verständlich machen. Dazu gehören die Rechnungsnummer, der geschuldete Betrag, die Zahlungsbedingungen und die Kontaktinformationen.

• Modifizieren Sie Ihre Sprache

Wie bereits erwähnt, sollte die Sprache beim Schreiben von Zahlungserinnerungsschreiben höflich und professionell sein. Die Dringlichkeit sollte jedoch mit den Tagen zunehmen. Wenn die Rechnung bereits 15 Tage überfällig ist, müssen Sie zu höflich sein, um Ihre Beziehung zum Kunden zu bekräftigen. Wenn die Rechnung 30 Tage überfällig ist, sollte die Sprache Dringlichkeit ausdrücken. Wenn die Rechnung jedoch 60 Tage überfällig ist, müssen Sie sehr streng sein, was die Zahlung angeht. Lassen Sie den Kunden wissen, wie dringend Sie die Zahlung benötigen.

• Bieten Sie einen Zahlungsplan an.

Manchmal kann Ihr Kunde durch die riesige Rechnungssumme, die er zu zahlen hat, entmutigt werden. Um ihnen den Weg zu erleichtern, können Sie ihnen daher einen besseren Zahlungsplan anbieten. Zum Beispiel können Sie die Rechnung in kleine, überschaubare Teile aufteilen. Das erhöht die Chancen, dass Ihre Forderung bezahlt wird.