Nous avons tous ce fichier Excel. Vous savez, celui qui prend des minutes rien que pour l’ouvrir ou l’enregistrer !
Vous aimeriez ne plus attendre à chaque fois que vous travaillez dessus ?
Si c’est le cas, ce court billet est pour vous !
Florence, consultante senior chez UpSlide, vous apprendra comment réduire la taille de votre fichier Excel.
À la fin de l’article, vous saurez comment compresser la taille de n’importe quel fichier Excel en quelques secondes.
Prête à quitter le travail plus tôt aujourd’hui ?
D’abord, auditer votre gros fichier Excel
Avant de diminuer la taille de votre fichier Excel, nous souhaitons partager avec vous une astuce pour commencer – vous pouvez la sauter si vous préférez appliquer dès maintenant les conseils de Florence.
Plus vous ajoutez de commentaires, de formules, de mises en forme conditionnelles, de feuilles cachées et ainsi de suite, plus les fichiers Excel s’alourdissent. Par exemple, les professionnels de la finance qui travaillent dans les services de transaction ou la banque d’investissement construisent des modèles avec des tonnes de formules, de tableaux et de feuilles.
Voici une astuce avant de commencer : vous pouvez découvrir quelles sont les feuilles les plus lourdes dans votre fichier Excel. Pour cela, faites une copie de votre fichier Excel et suivez les étapes suivantes :
- Ouvrir l’explorateur de fichiers où est enregistré votre Excel
- Afficher les extensions des noms de fichiers dans l’onglet « Affichage »
- Changer l’extension de votre copie de fichier Excel en « .zip »
- Puis ouvrez le dossier zippé et allez dans xl > feuilles de calcul
- Tri par taille
.
Le repérage des feuilles les plus lourdes peut vous aider à choisir par lesquelles commencer. Par exemple, « sheet26.xml » représente près d’un tiers du volume global. Habituellement, elle correspond à la feuille n+1 de votre fichier Excel ; dans l’exemple ci-dessus, nous pourrions commencer par élaguer la vingt-septième feuille.
Attention ! La règle n+1 prend en compte les feuilles cachées. Si vous avez beaucoup de feuilles cachées, il peut devenir délicat de trouver la bonne. Une façon d’être certain d’avoir la bonne feuille est d’en obtenir le nom exact. Voici le guide détaillé pour trouver le nom d’une feuille.
Maintenant, les conseils de Florence !
Posez n’importe quel gros fichier Excel que vous voulez alléger. Comme vu plus haut, vous pouvez commencer par vous concentrer sur les feuilles de calcul les plus lourdes.
Voici sept conseils pour réduire la taille de votre fichier Excel dès maintenant :
Conseil n°1 : supprimer le formatage conditionnel
Le formatage conditionnel est pratique lorsque vous devez mettre en évidence des données spécifiques. Mais la vérité est qu’il peut rapidement alourdir votre fichier Excel. Nous vous suggérons de supprimer le formatage conditionnel de votre feuille de calcul dès que vous en avez terminé. Pour ce faire :
- Sélectionnez quelques cellules formatées sur votre feuille
- Voir l’onglet Accueil > Mise en forme conditionnelle > Effacer les règles >. Effacer des cellules sélectionnées
Si vous voulez supprimer le formatage conditionnel de toutes vos cellules, choisissez « Effacer les règles de toute la feuille ».
Intuce n°2 : Recadrez chaque feuille de calcul à sa plage utilisée
Savez-vous que les feuilles Excel peuvent avoir jusqu’à un million de lignes ? Un bon moyen de réduire la taille de votre fichier Excel est de vous débarrasser des lignes et des colonnes vides. Voici comment vous pouvez le faire :
- Sélectionnez toutes les lignes et colonnes inutilisées (Raccourci = Ctrl+Shift+flèche droite/bas)
- Cliquez à droite.cliquez sur > Supprimer
Conseil n°3 : Supprimez les formules inutiles
Nous utilisons tous des formules Excel pour manipuler et combiner des données de manière dynamique ! Mais nous oublions souvent de les supprimer lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
Un bon moyen de réduire la taille de votre fichier et de conserver un enregistrement de vos données est de remplacer vos formules par leurs valeurs :
- Sélectionnez les cellules avec lesquelles vous travaillez (vous pouvez utiliser le raccourci Ctrl+A pour sélectionner toute votre feuille)
- Copier et coller spécial : Valeurs
Cela supprimera également les liens hypertextes, qui alourdissent votre fichier.
Conseil n°4 : compressez les images dans Excel
Une règle d’or est d’éviter d’avoir des images dans Excel. Si vous devez tout de même utiliser des images, une bonne pratique consiste à toujours les compresser :
- Sélectionner l’image que vous souhaitez alléger
- Aller à l’onglet Format d’image
- Cliquer sur Compresser
- Nous vous recommandons de décocher la première case (« Appliquer uniquement sur cette image ») pour compresser toutes les images à l’intérieur de votre fichier Excel
- Optionnel : vous pouvez choisir la résolution que vous souhaitez (nous recommandons l’email).
Conseil n°5 : Effacer le formatage des données
Le formatage permet à l’œil de structurer naturellement l’information. Cependant, le formatage de vos données alourdit également vos feuilles. Croyez-moi, nous aimons aussi formater les données ! Si vous rencontrez des difficultés pour charger un fichier cependant, nous vous recommandons de supprimer votre formatage :
- Sélectionnez toutes les lignes formatées, colonnes et cellules qui ne contiennent pas de données
- Accueil > Édition >. Effacer le format
Conseil n°6 : Supprimer les montres
Les personnes qui travaillent sur de gros fichiers avec de nombreuses feuilles et formules savent ce que sont les montres (pas celle que vous avez au poignet !). Lorsqu’elles sont nombreuses, elles alourdissent vos feuilles de calcul. Une fois que vous en avez fini avec elles, une bonne pratique consiste à les supprimer de vos fichiers :
- Aller dans l’onglet Formule > Fenêtre de veille
- Sélectionner tout et cliquer sur « Supprimer »
.
Conseil n°7 : Éliminer les données cachées (feuilles, lignes et colonnes)
IMPORTANT : Nous vous recommandons d’appliquer cette étape en dernier, car elle peut casser les formules et ne peut pas être inversée ! Faites une copie au préalable.
Commençons par les feuilles ! 😊
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une feuille
- Sélectionnez « Unhide »
- Répétez les étapes précédentes pour chaque feuille
Maintenant, faisons de même avec les colonnes et les lignes :
- Sélectionnez votre feuille entière (Ctrl+A)
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur vos lignes/colonnes.sur vos lignes/colonnes
- Cliquez sur « Unhide »
Maintenant que vous pouvez voir votre fichier Excel en entier, vous pouvez supprimer toutes les feuilles, colonnes et lignes inutiles. De plus, vous pouvez facilement auditer votre fichier pour repérer les feuilles lourdes avec la méthode que nous avons utilisée au début de l’article.
✨BONUS TIP : Réduisez la taille de votre fichier Excel en un clic
Bonne nouvelle !
À UpSlide, nous aimons travailler sur des fichiers légers. C’est pourquoi nous avons créé une fonctionnalité qui fait le travail pour vous : le Smart Clean ! Il applique tous les conseils ci-dessus en un clin d’œil. Un simple clic sur l’onglet UpSlide dans Excel et votre fichier sera aussi léger qu’une plume : cette fonctionnalité peut réduire la taille de votre fichier Excel jusqu’à 99 % de son poids initial !
Vérifiez nos 3 meilleures astuces de productivité Excel et découvrez les fonctionnalités UpSlide pour Microsoft Office.