Un fichier XLSB est un fichier binaire Microsoft Office Excel. Les informations à l’intérieur du fichier XLSB sont stockées sous forme de données binaires comparées, alors que dans les fichiers XSLX habituels, les données sont stockées sous forme de fichiers XML qui sont ensuite compressés.
Travailler avec des fichiers Excel volumineux est souvent une corvée. Ils s’ouvrent plus lentement, ils prennent une éternité à enregistrer et ils doivent souvent être téléchargés sur le Cloud pour être partagés avec vos collègues ou votre famille. Pourquoi ne pas explorer alors les avantages du format de fichier XSLB (parfois confondu avec XLSB) ?
Qu’est-ce qu’un format de fichier XLSB ?
Un fichier XLSB est un format de fichier de classeur binaire Excel. Les fichiers binaires sont généralement lus et écrits beaucoup plus rapidement et sont plus petits que les fichiers non binaires. Cela s’explique par le fait que les fichiers binaires sont un vidage brut (essentiellement des 1 et des 0) de la mémoire. Si vous ouvrez des fichiers binaires, ils peuvent ressembler à du charabia. Les fichiers binaires ne peuvent être ouverts que si vous connaissez le type exact d’objet qui constitue le fichier. Les fichiers texte d’autre part (JSON, XML, CSV, texte), comme le nom l’indique, sont des fichiers qui peuvent être ouverts dans des éditeurs de texte (Word, Notepad, etc.) et leur structure est intégrée dans le fichier peut être comprise en lisant simplement le fichier.
Par exemple un fichier XML a généralement sa propre notation des balises et du balisage, une page web HTML a des normes universellement acceptées comme HTML5, les fichiers CSV ont des colonnes et des lignes séparées par des délimiteurs de colonne et de ligne. L’inconvénient des fichiers texte est qu’ils nécessitent des frais généraux pour construire la structure dans le fichier texte lui-même, par exemple, une variable entière unique dans un fichier XML devra être intégrée dans un ensemble de balises.
Alors, qu’y a-t-il à l’intérieur d’un fichier XLSX (ou XLSM) (image à droite). Que voulez-vous dire par à l’intérieur ? – demandez-vous.
Les fichiers XLSX et XLSM sont en fait des archives compressées contenant des fichiers XML. Cela s’explique par le fait que Microsoft a ouvert le format de fichier Excel et a décidé d’en décomposer l’intérieur en fichiers XML. Lorsqu’un fichier XLSX ou XLSM est enregistré, Excel doit le décomposer en fichiers XML séparés, le compresser et enfin l’enregistrer en tant que XLSX ou XLSM.
Le format de fichier XLSB, quant à lui, est un fichier Excel binaire. Il ressemble à l’ancien format de fichier XLS qui était également un fichier binaire.
Que se passe-t-il lorsqu’Excel veut enregistrer un fichier XSLB ? Pas grand chose en fait. Il décharge surtout les données binaires dans un fichier binaire et l’enregistre en tant que XLSB.
Avantages du XLSB (XLSB vs. XLSX)
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Taille de fichier plus petite – le fichier binaire Excel utilise sensiblement moins d’espace. Cela est plus perceptible notamment lorsque vous travaillez avec des fichiers Excel volumineux. Dans certains cas, j’ai entendu dire qu’il y avait des fichiers XLSB qui nécessitaient 10 % de la taille du fichier d’origine – cela est plus visible avec des fichiers TRES volumineux - S’ouvrent/se sauvegardent plus rapidement – le chargement de données binaires est plus rapide que l’analyse des fichiers texte (XML) – de la même manière que vous compareriez l’ouverture d’un livre en espagnol et la nécessité de traduire chaque phrase en anglais par rapport au fait de prendre un exemplaire déjà traduit. De même, lors de l’enregistrement du fichier, le format binaire est plus efficace que le vidage des données dans le XML, puis leur compression. D’après mon expérience, les fichiers XLSB s’ouvrent et s’enregistrent 2x plus vite
- Prise en charge les formules au-delà de la limite de 8192 caractères. Dans les autres formats de fichiers, elles ne sont pas enregistrées correctement
Yahoo ! Eh bien il semblerait qu’il n’y ait rien de moins évident à faire que de commencer à travailler uniquement sur le format de fichier XLSB. Cependant, ce n’est pas une décision simple car il y a quelques petits inconvénients. En voici quelques-uns qui me viennent à l’esprit…
Inconvénients du XLSB (XLSB vs. XLSX)
- Compatibilité – le format Excel XLSB n’est pas supporté par Excel 2003 et les versions antérieures, ce qui franchement est moins un problème de nos jours
- Sécurité (VBA) – avec la distinction entre le format XLSM et XLSX, vous savez quels fichiers peuvent ou non contenir des macros VBA. Avec XLSB, vous ne le saurez pas avec certitude. Méfiez-vous donc lorsque vous ouvrez des fichiers XLSB provenant de sources inconnues ou de personnes/sites web auxquels vous ne faites pas confiance
- Vous ne pouvez pas apporter de modifications au ruban Excel lorsque vous travaillez sur un XLSB. Vous devez enregistrer temporairement votre fichier en tant que XLSX ou XLSM, apporter des modifications et enregistrer à nouveau en tant que XLSB.
- Manque d’interopérabilité avec des outils tiers. XLSB est un format de fichier binaire, contrairement aux fichiers XML ouverts XLSX et XLSM. Par conséquent, vous ne verrez souvent pas vos fichiers XLSB fonctionner partout – comme dans OpenOffice
Autres suggestions lorsque vous travaillez avec de gros fichiers Excel ou des ensembles de données
Je commence généralement par les suggestions de gains rapides et je laisse les plus complexes pour le désert. Le format de fichier XLSB est un bon début et ne nécessitera souvent pas que vous vous mêliez des données/du formatage/du contenu de votre classeur, à juste titre puisque vous ne devriez pas avoir à le faire. Cependant, de temps en temps, il y aura ces moments où cela ne sera pas suffisant et où vous ne pourrez tout simplement plus travailler avec un fichier Excel lent et volumineux. Voici quelques conseils utiles :
- Réduire la taille du fichier en supprimant les cellules inutilisées
- Enregistrer les fichiers de données sans formatage – le formatage peut représenter beaucoup d’espace de stockage et si vous travaillez simplement avec un ensemble de données et n’avez pas besoin de formatage, enregistrez votre fichier au format .xml
- Enregistrer les fichiers de données sans formatage – le formatage peut représenter beaucoup d’espace de stockage et si vous travaillez simplement avec un ensemble de données et n’avez pas besoin de formatage, enregistrez votre fichier au format .xml ou en tant que .csv
- Désactiver les calculs automatiques – souvent, même des fichiers Excel pas si volumineux provoquent le gel ou le plantage d’Excel. Cela peut être dû à une abondance de formules Excel devant recalculer chaque fois qu’un changement est effectué, etc. Essayez de passer les options de calcul en manuel pour vous débarrasser de ce problème
- Ajout PowerQuery – Excel a ses limites lorsqu’on travaille avec de grands ensembles de données. Le complément Excel PowerQuery de Microsoft a été conçu pour gérer le Big Data et les requêtes de données complexes vers des bases de données ou des sources de données externes. PowerQuery vous permettra de travailler plus efficacement avec ces ensembles de données et ne limitera pas la quantité d’enregistrements que vous pouvez traiter dans une seule feuille de calcul Excel
Mythes courants sur XLSB
Les XLSB exécutent-ils les formules plus rapidement que les XLSX ?
- Non vrai
Les fichiers XLSB sont seulement chargés et déchargés plus rapidement (enregistrés et fermés) que les fichiers XLSX. Ensuite, les deux formats s’exécutent en mémoire RAM avec des performances similaires sur le même moteur Excel. Par conséquent, vous ne verrez pas vos formules Excel s’exécuter beaucoup plus rapidement. Cependant, si vous enregistrez fréquemment votre fichier, vous remarquerez certainement que le format de fichier XLSB s’enregistre plus rapidement.
Les fichiers XLSB se plantent-ils plus souvent ?
- Non vrai
Le format de fichier XLSB n’augmente en aucun cas la probabilité de se planter. Cependant, si le fichier se plante, il peut être plus difficile à récupérer. Les XLSB sont des fichiers binaires, alors que les fichiers XLSX et XLSM sont en fait des fichiers XML compressés – des fichiers texte au format XML. Par conséquent, dans une situation critique, vous avez certainement plus de chances de lire un fichier texte qu’un fichier binaire. Mais là encore, je ne m’inquiéterais pas trop à ce sujet.
Les fichiers XLSB peuvent-ils être ouverts uniquement via Excel ?
- Vrai
Les fichiers Excel binaires ne sont (généralement) pas pris en charge par les autres suites bureautiques (comme Open Office). Ceci est dû au fait qu’en introduisant les formats *X (docx, xlsx etc.) Microsoft a introduit un format de fichier ouvert qui permet à ces autres programmes d’ouvrir ainsi que de modifier ces fichiers plus facilement qu’auparavant. Pour cette raison, soyez vigilant lorsque vous travaillez avec le format Excel binaire avec des collègues qui pourraient vouloir utiliser des programmes alternatifs pour collaborer avec vous.
Conclusions
Au quotidien, je recommanderais de s’en tenir à XLSX et XSLM comme formats de fichiers Excel standard. Il vaut la peine de tendre vers le format de fichier XLSB chaque fois que votre fichier commence à fonctionner lentement ou utilise une énorme quantité d’espace.
XLSB ne profitera en fait pas aux petits fichiers Excel et vous pourriez même voir de petits fichiers XLSB prendre plus d’espace que de petits fichiers XLSX/XSLM. Vos clients / collègues peuvent également avoir des doutes lors de l’ouverture de fichiers XLSB car Excel traite ces formats de fichiers avec une dose supplémentaire de prudence.
Utilisez le format de fichier XLSB PRINCIPALEMENT avec les très gros fichiers Excel.