Office 365 Business Essentials est la version la plus économique de Microsoft Office pour les nouvelles et petites entreprises.
Elle ne conviendra pas à tout le monde, et certaines des limitations hors ligne rendent la mise à niveau vers Business Premium plutôt alléchante.
Dans le même temps, Office 365 Business Essentials fournit une suite complète d’apps et de services qui fonctionnent parfaitement ensemble. Microsoft met toujours à jour ses produits, ajoutant des caractéristiques et des fonctions pour rivaliser avec ses concurrents. Un grand nombre de ces outils et avantages ont fait leur chemin dans Business Essentials.
Alors que vous n’obtenez pas le bateau complet des services et apps MS Office, ce que vous obtenez pour 5 $ par mois et par utilisateur est phénoménal. Si tout ce dont vous avez besoin, ce sont les apps de base et la messagerie professionnelle, alors Office 365 Business Essentials s’occupera de vous.
Vue d’ensemble d’Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials fonctionne sur PC, Mac, Android et iOS, et sa licence est basée sur un abonnement. Si votre abonnement est à jour, la dernière version sera installée chaque fois que vous vous connecterez.
Office 365 Business Essentials fait partie de la famille de services Office 365 Business, qui comprend également Office 365 Business et Office 365 Business Premium. Chacun de ces produits prend en charge 300 utilisateurs ou moins. Les entreprises plus importantes peuvent choisir la famille de services Office 365 Enterprise, qui prend en charge un nombre illimité d’utilisateurs.
C’est la première chose à remarquer. Si vous avez besoin de plus de 300 utilisateurs, ou si vous en aurez besoin dans un avenir proche, aucune des plateformes Office 365 Business ne vous prendra en charge.
Office 365 Business Essentials vs les autres plans Office 365 Business
Donc, vous avez moins de 300 personnes dans votre entreprise, et vous essayez de choisir le bon plan. Ne regardez pas seulement le prix.
Sur les trois offres de leur famille de services aux entreprises, Office 365 Business essentials est la moins chère. Dire qu’elle est pauvre en fonctionnalités n’est pas utile, cependant. En fonction de ce dont vous avez besoin, les compromis qui accompagnent le prix inférieur de Business Essentials peuvent en valoir la peine.
Par exemple, Office 365 Business est l’étape suivante dans le prix à partir de Essentials. Il est livré avec des versions de bureau des apps Office, ce dont Essentials ne dispose pas. Cela peut être précieux pour les équipes qui veulent un accès rapide à leurs applications. Cependant, Office 365 Business n’est pas livré avec les outils de collaboration, comme SharePoint, Yammer et Teams, ni avec une messagerie électronique gérée.
Office 365 Business Essentials est livré avec tout cela, même s’il coûte nettement moins cher par utilisateur et par mois qu’Office 365 Business. Vous devez donc réfléchir à ce qui est le plus important : la fonction de bureau ou la coordination dans le cloud.
Voici un tableau simplifié qui indique le prix et les éléments de base fournis avec chaque niveau d’abonnement de la famille de services Office 365 Business:
Applications de bureau vs apps en ligne dans Office 365 Business Essentials
Similairement à Office 365 gratuit, toutes les apps d’Office 365 Business Essentials sont uniquement web et mobiles. Les versions de bureau des apps ne sont installées que dans Business et Business Premium.
Si vous êtes toujours en ligne, cela peut ne pas être un énorme problème. De plus, OneDrive est inclus dans Business Essentials, de sorte que tous vos fichiers sont sauvegardés et disponibles n’importe où via votre compte Microsoft.
Mais si une connexion fiable n’est pas garantie, vous voudrez peut-être penser à Business Premium pour vous assurer que vous avez l’accès dont vous avez besoin à vos fichiers Office.
Les applis en ligne ont tendance à être un peu dépouillées par rapport à leurs homologues sur site, mais pas beaucoup. Les fonctions de base sont toutes là, et l’interface utilisateur est à peu près inchangée, bien que les apps s’exécutent via votre navigateur. En outre, le support Microsoft offre une tonne d’aide pour vous guider à travers les fonctions qui sont toujours disponibles via le web et le mobile, juste gérées légèrement différemment.
En bref, vous obtenez une suite très capable avec Office 365 Business Essentials. Les apps fonctionnent de concert et tous vos utilisateurs disposeront de moyens clairs et en temps réel pour partager, modifier et suivre les grands projets au fur et à mesure de leur développement.
Quelque chose est inclus, alors passons en revue les apps et les services un par un. Après cela, nous examinerons les avantages et les inconvénients potentiels de l’utilisation d’Office 365 Business Essentials.
Vous cherchez plus d’infos sur les plans tarifaires d’Office 365 ?
Applications incluses dans Microsoft Office 365 Business Essentials
Outlook : Client de messagerie
Entre Outlook et Exchange, que je détaillerai plus tard, Office 365 Business Essentials fournit un service de messagerie et de calendrier de classe professionnelle sur lequel vous pouvez compter. Cela inclut votre propre nom de domaine et un centre d’administration intuitif pour gérer tous les besoins de vos utilisateurs. Chaque utilisateur dispose d’une boîte aux lettres de 50 Go, qui est synchronisée sur tous ses appareils.
Word pour le web : Traitement de texte
C’est une excellente version de l’application de traitement de texte emblématique de Microsoft. Ajustez pratiquement toutes les caractéristiques du texte et de la mise en page. Créez et partagez facilement une gamme de types de fichiers. Incluez des images et des tableaux dans le texte et choisissez parmi une multitude de fonctionnalités de conception pour gérer tout, d’un bulletin à un livre électronique. Les fonctions de collaboration de Word Online permettent une édition en temps réel afin que plusieurs personnes puissent travailler sur le même paragraphe, en laissant des commentaires et en suivant les modifications.
Excel pour le web : Feuilles de calcul
Excel pour le web ressemble à l’application de bureau, bien que certains formats de fichiers ne soient pas pris en charge. Il dispose de toutes les fonctions de base d’Excel (plus de 400) pour les tableaux et les graphiques, ainsi que d’un outil de sondage intégré. Il est facile de collaborer en partageant des liens de visualisation ou de modification de vos feuilles de calcul Excel en ligne avec n’importe qui directement.
PowerPoint pour le web : Présentations
Presque tout ce que vous connaissez de PowerPoint de bureau est inclus dans la version en ligne. Vous pouvez créer des diapositives, ajouter et modifier du texte, des images, des photos et des graphiques SmartArt. Comme pour Word pour le web, vous constaterez que la collaboration est simplifiée dans la version en ligne.
Une chose que vous remarquerez est que PowerPoint pour le web ne comprend que huit transitions et 18 polices. Si vous construisez votre présentation avec la version de bureau, assurez-vous d’avoir utilisé les polices et transitions prises en charge par PowerPoint Online pour que tout reste fluide.
OneNote pour le web : Notebook
C’est le moyen facile de Microsoft pour enregistrer et synchroniser des notes sur tous vos appareils. En ce qui concerne la liberté dont vous disposez pour enregistrer des idées, des images, des diagrammes, OneNote tient tête à Evernote – et certaines de ses fonctionnalités le surpassent même. Vous pouvez enregistrer des voix ou des vidéos et les ajouter aux notes. Et vous pouvez également convertir des notes à main levée d’un tableau blanc ou d’une page directement en police d’ordinateur.
Apps incluses avec Microsoft Office 365 Business Essentials (pour PC UNIQUEMENT)
Access : Gestion des bases de données
Le puissant outil de Microsoft pour analyser vos données reprend là où Excel s’arrête. Access vous permet de créer et de partager des tableaux, des requêtes, des formulaires et des rapports. Vous n’avez pas besoin d’être un développeur pour travailler à partir des modèles fournis avec Access afin de générer rapidement les formulaires dont vous avez besoin pour commencer à suivre les données relatives aux clients et aux commandes.
C’est un système de gestion de base de données complet. Pour certaines petites entreprises, cela peut être plus que ce dont vous avez besoin, mais d’autres trouveront qu’en utilisant quelques-uns des nombreux outils d’Access, ils sont en mesure de générer des informations riches à partir de leurs données.
Éditeur : Conception et publication
En tant qu’application de publication assistée par ordinateur, Microsoft Publisher est facile à utiliser pour quiconque est familier avec Word. Dans Publisher, l’accent est mis sur la mise en page, la conception et l’attrait visuel plutôt que sur la création de texte ou la correction d’épreuves. Façonnez et stylisez la plupart des aspects de vos documents, et tout reste exactement comme vous l’avez défini à l’impression, en ligne ou dans un e-mail.
C’est tout pour les apps, qui fonctionnent toutes ensemble de manière transparente, ainsi que les services détaillés ci-dessous.
Services inclus dans Microsoft Office 365 Business Essentials
Exchange : Serveur de messagerie
Exchange est l’app serveur qui héberge les emails et gère les contacts et le calendrier à l’échelle de l’organisation pour Office 365. Exchange s’assure que l’arrière-plan de toutes vos communications et de la fixation des dates est synchronisé et stocké en toute sécurité.
Avec Outlook, qui a été construit pour fonctionner avec Exchange, les gens peuvent accéder à leur courrier depuis n’importe quel endroit et n’importe quel appareil. Exchange se connectera à des clients de messagerie autres qu’Outlook, comme Gmail, mais ce ne sera pas aussi fluide.
OneDrive : Le stockage dans le cloud
Office 365 Business Essentials est livré avec 1 To de stockage dans le cloud sécurisé et synchronisé sur OneDrive. Avec cet abonnement, probablement tout ce que vous faites sur Essentials sera stocké sur ou acheminé par OneDrive.
Tous les fichiers et dossiers téléchargés sont privés, mais peuvent être partagés avec n’importe qui d’autre sur le OneDrive de l’entreprise. Ou ceux qui sont en dehors de l’entreprise, selon la façon dont vous le configurez.
Équipes : Communications unifiées
Teams est l’espace de travail persistant basé sur le chat pour la famille de services Office 365. Il n’existe que depuis quelques années, mais Teams possède déjà une grande partie des fonctions que vous obtenez avec Slack et d’autres concurrents.
En tant qu’outil de gestion de projet, Teams organise vos messages, réunions et appels sur un tableau de bord intuitif. Les canaux et les filtres personnalisables vous aident à visualiser votre travail et à déterminer ce qui est important.
Avec votre abonnement Office 365 Business Essentials, vous pourrez héberger des vidéoconférences et des réunions en ligne pour un maximum de 250 utilisateurs. Toutes les apps et tous les services d’Office 365 bénéficient d’une intégration native avec Teams, qui exploite SharePoint pour le stockage des fichiers. Vous pouvez également connecter Teams à des services tiers, comme GitHub ou Twitter.
Notez que Teams remplace Skype for Business, le précédent service de discussion de groupe de Microsoft, qui est toujours pris en charge mais qui est en train d’être abandonné.
Sharepoint : Sites d’équipe
SharePoint est un système de collaboration et de gestion de documents basé sur un navigateur. Les groupes créent des sites pour des projets en cours ou ponctuels, puis ajoutent le contenu ou les widgets qu’ils souhaitent. Vous avez beaucoup de contrôle sur la façon dont les fichiers sont stockés et versionnés, et la fonction Check In/Check Out vous permet de suivre et de contrôler les modifications apportées aux fichiers.
C’est un excellent outil pour promouvoir la transparence et des normes cohérentes au sein des équipes, et SharePoint est simple à faire évoluer. Une fois le site configuré, vous pouvez permettre aux intervenants extérieurs et aux clients de partager des informations avec vous via SharePoint également.
Yammer : Un réseau social pour les collègues
Yammer est un réseau social pour votre entreprise qui est intégré à toutes les autres apps Office 365.
Dans une conversation Yammer, vous pouvez fixer un rendez-vous qui se synchronise dans Outlook ou travailler sur un PowerPoint avec quelqu’un d’autre. Il reprend les meilleures parties des réseaux sociaux – le chat, le partage facile de fichiers, le marquage, le liking – et les met à disposition pour la communication intra-entreprise.
La sensation est comme Twitter ou Facebook, et si c’est ce avec quoi les employés sont à l’aise, Yammer peut être un outil de collaboration vraiment puissant. Le fil d’actualité et la formation facile de groupes permettent aux effectifs distribués de rester en contact entre les bureaux ou les pays.
Planner : Gestion de projet
Pour l’instant, Planner est un outil de gestion de flux de travail assez léger livré avec Office 365 Business Essentials. Vous pouvez créer des groupes, attribuer des tâches et suivre l’avancement des travaux sur des tableaux. Planner est régulièrement mis à jour, souvent avec de nouvelles fonctionnalités, donc je me demande combien de temps il restera aussi peu encombré qu’il l’est actuellement.
Pensez à Asana, Trello, et ainsi de suite. Le plus grand avantage de Planner est qu’il est conçu spécifiquement pour compléter les apps de l’écosystème Office 365. Notifications, courriels, partage de documents, tout est transparent et facile à contrôler.
Sway : Présentation en ligne
Sway est une appli de narration basée sur le cloud. Pour la différencier de PowerPoint, Sway est parfaite pour transmettre des informations sans présentateur. Les présentations interactives, telles que les webinaires, les tutoriels et les introductions de sujets sont faciles à construire dans Sway.
L’interface est simple, mais encore assez limitée, bien que Microsoft continue à ajouter des capacités. Si vous devez respecter des directives strictes en matière d’image de marque, Sway pourrait ne pas prendre en charge ce dont vous avez besoin. Si vous voulez faire une présentation rapide et informelle, il pourrait être parfait. Le résultat des options relativement peu nombreuses de Sway est que le produit final est optimisé sur tous les appareils et toutes les plateformes.
Qui devrait (et ne devrait pas) acheter Office 365 Business Essentials?
Maintenant que vous avez une idée solide de ce qui est livré avec Office 365 Business Essentials, il est temps d’évaluer si cela inclut ce dont vous avez besoin.
Si 1 To de stockage ou un plafond de 300 utilisateurs va être un problème, alors ce n’est pas la solution pour vous. Les offres de niveau entreprise de Microsoft seront plus votre vitesse. Et si vous ne voulez pas que Microsoft héberge votre messagerie, vous voudrez Office 365 Business, pas Business Essentials.
Mais si vous êtes une petite entreprise et que vous voulez prendre en charge la communication et la collaboration à l’échelle de l’équipe, Office 365 Business Essentials peut très bien fonctionner.
Et si vous faites partie de la catégorie des gens qui ne savent pas exactement ce qu’ils veulent, Office 365 Business Essentials ne va pas vous ruiner. Il vous donnera tout ce dont vous avez besoin pour déterminer ce que vous voulez plus tard.
Comme vous l’avez probablement remarqué, il y a une tonne de chevauchement dans les apps et les services qui viennent avec Office 365. Par exemple, pour certaines entreprises, Yammer va être un service vraiment important qui connecte tout le monde en temps réel. D’autres entreprises peuvent utiliser Teams presque exclusivement, ne s’appuyant que sur Yammer pour les aspects informels de la vie de l’entreprise.
Avec Office 365 Business Essentials, vous avez au moins la possibilité de sélectionner les apps que vous voulez, pour personnaliser une expérience utilisateur transparente qui permet à vos employés de travailler facilement sur plusieurs programmes et appareils. Le tout pour 5 dollars par utilisateur et par mois. Pas trop minable.
Et si vous êtes un étudiant ou un éducateur, vous pourrez peut-être obtenir Office gratuitement.
C’est le cas.