Etre un planificateur d’événements, ce n’est pas seulement organiser des fêtes ; c’est aussi créer des programmes qui répondent à l’objectif, au message ou à l’impression que votre client essaie de communiquer.
Les planificateurs d’événements travaillent de longues heures pour organiser et exécuter les détails de pratiquement tous les formats de réunion, y compris les séminaires privés, les conférences publiques, les salons professionnels de l’industrie, les retraites des employés, et plus encore.
L’industrie de la planification d’événements
Une étude de 2018 du Conseil de l’industrie des événements a indiqué que les événements commerciaux mondiaux ont généré plus de 1 000 milliards de dollars de dépenses directes et soutenu 10,3 millions d’emplois dans le monde. Les États-Unis ont pris la tête du monde pour la production totale d’événements, suivis par la Chine et l’Allemagne.
Le Bureau des statistiques du travail des États-Unis définit trois catégories principales de planification professionnelle : pour les réunions, les conventions et les événements. En 2018, le salaire médian pour chaque type de planificateur était de 49 370 $ par an.Les tâches spécifiques requises varieront en fonction de l’industrie spécifique, mais tous les planificateurs seront généralement responsables des tâches suivantes :
- Rencontrer les clients pour comprendre pourquoi ils organisent une réunion ou un événement
- Planifier les détails de l’événement, y compris son heure, son lieu et son coût
- Demander des offres à des lieux, des traiteurs et d’autres fournisseurs de services
- Visiter les lieux pour s’assurer de la convivialité et qu’ils répondent aux exigences
- Coordonner les salles, le menu, les cadeaux de produits, le transport, et autres services
- Superviser toutes les activités pour s’assurer que tout le monde est satisfait
- Examiner les factures et approuver les paiements
« Les planificateurs d’événements coordonneront des célébrations telles que des anniversaires, des réunions et d’autres grands événements sociaux, ainsi que des événements d’entreprise, notamment des lancements de produits, des galas et des cérémonies de remise de prix. Il existe également des organisateurs d’événements à but non lucratif qui planifient de grands événements dans le but de collecter des dons pour une organisation caritative ou de défense des droits. Les événements peuvent inclure des banquets, des courses de charité et des collectes d’aliments. »
Compétences en planification d’événements
Pour réussir, les planificateurs d’événements doivent posséder une variété de compétences. Avant tout, ils doivent exceller dans les communications verbales et écrites et avoir des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps. Il est également essentiel qu’ils aient une expérience de la gestion de projet et qu’ils soient capables de mener plusieurs tâches de front.
Les personnes autonomes qui travaillent bien en équipe et qui peuvent rester calmes et avenantes sous pression ont également tendance à exceller en tant que planificateurs d’événements. Des compétences en matière de négociation, de budget et de gestion du personnel sont nécessaires, ainsi que la capacité d’interagir avec tous les niveaux de gestion. Les planificateurs d’événements qui réussissent ont développé des sensibilités en matière de sélection de lieux, de restauration, de production, de divertissement, de cadeaux, de transport, d’hébergement et de services de conférence.
Diplôme requis
Les personnes qui poursuivent une carrière en planification d’événements proviennent d’une variété de professions et de parcours universitaires. De nombreux employeurs préfèrent un baccalauréat en gestion hôtelière, en administration des affaires, en marketing, en relations publiques ou en communications. Cependant, de nombreux planificateurs commencent dans d’autres professions ou entrent par des rôles administratifs qui incluent des responsabilités de planification de réunions.
Si vous souhaitez renforcer vos qualifications, envisagez de passer l’examen de désignation Certified Meeting Professional (CMP) ou d’obtenir votre désignation Certified Government Meeting Professional (CGMP). Les titres CMP et CGMP sont accessibles aux planificateurs de congrès, de réunions et d’événements d’exposition.
Pour commencer
Planifiez votre passage à la planification d’événements de la même manière que vous planifiez votre prochain événement – avec une stratégie et une documentation détaillée. Commencez par suivre les étapes suivantes :
- Pour acquérir une expérience précieuse, faites du bénévolat auprès d’un organisme à but non lucratif ou d’une autre entreprise comme un traiteur, un fleuriste, un concepteur d’événements ou un autre planificateur d’événements.
- Si vous planifiez déjà des événements pour un autre organisateur d’événements, allez vers la prise de plus de responsabilités. C’est souvent aussi simple que de demander à votre responsable plus de travail dans le cadre de votre prochain événement.
- Adhérez à des associations comme Meeting Planners International ou l’International Live Events Society pour vous constituer un réseau. Plus vous connaissez de gens et plus vous développez de relations dans le secteur, plus il sera facile de construire votre carrière de planificateur d’événements.
- Créer un portfolio d’événements pour mettre en valeur votre expertise et vos connaissances.
- En plus de développer des relations avec d’autres planificateurs d’événements, établissez un réseau avec des vendeurs ou des partenaires extérieurs. Les traiteurs, les musiciens ou les personnalités des médias peuvent tous augmenter votre exposition et votre cercle d’influence.
Les pratiques d’organisation et de gestion du temps de votre propre vie sont un indicateur clair pour les autres de votre don pour l’organisation d’événements. Que vous passiez un entretien pour travailler dans une autre entreprise de planification ou que vous lanciez et développiez la vôtre, votre objectif sera de rester calme, organisé et toujours dans les temps.
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