Les transactions comptables peuvent être saisies de manière incorrecte dans un système comptable, ou peut-être qu’une transaction aurait dû être divisée en deux comptes de grand livre différents, par exemple.
Dans les deux cas, lorsque cela se produit, vous devez apporter des modifications à votre transaction originale après qu’elle a été enregistrée, et vous pouvez le faire facilement dans le logiciel de comptabilité QuickBooks en effectuant une écriture de journal.
Vous pouvez passer des écritures de journal dans QuickBooks pour ajuster ou corriger des transactions et comptabiliser des écritures qui ne peuvent pas être effectuées d’une autre manière, comme les ajustements des bénéfices ou des pertes.
Le processus d’écriture de journal est assez simple, mais vous ne pouvez passer une écriture de journal que pour un seul client ou fournisseur à la fois. Si vous voulez corriger plusieurs soldes de clients ou de fournisseurs de cette façon, vous devrez passer des écritures distinctes.
Qu’est-ce qu’une écriture au journal ?
Une écriture de journal général est une opération comptable qui est saisie, ou comptabilisée, directement dans le grand livre. Le grand livre d’une entreprise agit comme son principal groupe de comptes utilisé pour enregistrer les transactions du bilan et du compte de résultat.
Par exemple, vous avez peut-être saisi par accident la facture mensuelle de 100 $ de services publics dans le compte de frais d’assurance de votre entreprise. Vous pouvez passer une écriture de rectification pour réduire, ou créditer, le compte de frais d’assurance de 100 $ et augmenter, ou débiter, le compte de frais de services publics de 100 $ pour corriger votre erreur. Tous vos comptes seraient alors dans le bon ordre, et vous n’auriez pas à modifier le montant dû par votre fournisseur parce que cette partie de la transaction a été enregistrée correctement.
Ecritures de journal pour les activités de fin d’année
Votre expert-comptable ou votre comptable pourrait vouloir passer des écritures de journal pour réaliser les activités de fin d’année, comme l’enregistrement des ajustements fiscaux dans vos livres, l’enregistrement des charges d’amortissement ou le reclassement des revenus et des dépenses. Votre professionnel de la comptabilité peut vous fournir des informations spécifiques si vous souhaitez comptabiliser vous-même les écritures de journal à la fin de l’année, ainsi que des explications sur les raisons pour lesquelles les écritures étaient nécessaires dans votre situation particulière.
Comment passer des écritures de journal générales dans QuickBooks
Vous pouvez passer des écritures de journal générales dans QuickBooks en suivant ces instructions étape par étape :
- Allez dans la société > Passer des écritures de journal générales dans le menu en haut de l’écran.
- Changez le champ Date, si nécessaire, dans la fenêtre Passer des écritures de journal générales. QuickBooks utilisera par défaut la date actuelle, donc si vous voulez comptabiliser une entrée pour un mois ou une année précédente, assurez-vous de la modifier pour que votre entrée soit enregistrée dans la période financière appropriée.
- Entrez un numéro pour votre entrée de journal dans le champ N° d’entrée. QuickBooks numérotera automatiquement les écritures de journal ultérieures de façon séquentielle.
- Entrez le numéro de compte du grand livre dans la colonne Compte. Vous pouvez également sélectionner le premier compte dans un menu déroulant dans la colonne Compte.
- Entrez le montant du débit ou du crédit pour le compte que vous avez sélectionné dans les colonnes Débit ou Crédit. Les débits et les crédits doivent être égaux pour que l’écriture soit équilibrée et que QuickBooks puisse l’enregistrer.
- Entrez un mémo descriptif dans la colonne Mémo. Il sera affiché sur les rapports qui incluent cette écriture de journal. Cette étape est facultative, mais elle est recommandée pour que vous vous rappeliez plus tard pourquoi l’écriture a été passée.
- Répétez les étapes 4 à 6 jusqu’à ce que les entrées se compensent complètement et que la transaction atteigne un solde nul. Votre total dans la colonne Débit devrait être égal au total dans la colonne Crédit, et l’écriture de journal sera alors correctement équilibrée.
- Cliquez sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer l’écriture de journal et fermer la fenêtre, ou cliquez sur Enregistrer & Nouveau pour enregistrer l’écriture de journal et ouvrir une nouvelle fenêtre.
Vous pouvez passer la plupart des écritures de journal générales dans QuickBooks en suivant ces étapes, mais si vous voulez passer des écritures de journal qui affectent le compte débiteur d’un client particulier ou les comptes créditeurs d’un fournisseur, vous devrez mettre le client ou le fournisseur sur la première ligne de l’écriture.