Le kilométrage professionnel est l’une de ces déductions fiscales pour les entreprises qui devrait porter un panneau » Attention « . Si vous voulez bénéficier de la déduction, vous devez être en mesure de le prouver. Et il y a une façon spécifique de le faire.
Certains propriétaires d’entreprises et employés qui doivent se déplacer dans le cadre de leur travail tiennent d’excellents registres des kilométrages professionnels. Mais si vous ne tenez pas ces registres de la bonne façon, vous ne pouvez pas inclure les dépenses dans vos impôts professionnels et vous pourriez manquer une importante déduction fiscale.
Pire, vous pourriez prendre la déduction de toute façon et être contrôlé.
Lors d’un contrôle, l’IRS peut vous demander de prouver vos kilomètres avec des documents. Vous ne pouvez pas déduire ce que vous ne pouvez pas prouver, donc vous devez saisir l’information pour prendre la déduction. Si vous ne pouvez pas prouver la déduction, votre entreprise sera soumise à des amendes et des pénalités pour paiement insuffisant des impôts.
Les deux façons de conserver les registres de kilométrage professionnel
L’IRS veut des registres « opportuns et précis ». Il s’attend à ce que vous teniez un « registre quotidien indiquant les kilomètres parcourus, la destination et l’objectif commercial. » La façon la plus simple de procéder est de s’en tenir à un registre « au moment même ». Vous aurez besoin de quatre informations pour chaque déplacement professionnel : la date, le relevé de votre compteur kilométrique au départ et à l’arrivée, et la raison pour laquelle vous effectuez ce déplacement.
Deux façons de suivre le kilométrage:
- La méthode du journal de bord.
- Une application de kilométrage (Indice : celle-ci est plus facile)
Si vous utilisez la méthode du journal de bord, vous devrez enregistrer les informations sur le voyage au moment où il se produit. Incluez le nom de la personne et la raison pour laquelle vous vous rendez à cet endroit. Notez le moment où vous avez commencé à y conduire. Incluez l’adresse ou quelques informations sur votre destination.
Vous pouvez enregistrer le kilométrage réel – où vous avez commencé et terminé – si vous le souhaitez, ou vous pouvez l’ajouter plus tard à partir d’une application de carte sur Internet.
Pour les deux méthodes de suivi, la chose la plus importante à retenir est que vous devez être en mesure de montrer que vous avez enregistré les informations au moment du voyage. Vous ne pouvez pas attendre la fin de l’année fiscale pour vous » rattraper » !
Utiliser une application pour suivre le kilométrage professionnel
Si vous êtes connecté en permanence à votre smartphone, de nombreuses applications sont disponibles et enregistreront votre kilométrage pour vous. Elles sépareront même vos kilomètres professionnels de vos kilomètres personnels. Si vous utilisez le même véhicule à des fins professionnelles et personnelles, vous devez également enregistrer votre kilométrage global au début et à la fin de l’année.
Veuillez vous assurer d’enregistrer les informations relatives à l’objectif professionnel sur l’appli dès que possible après le voyage.
Tenir des registres pour l’option des frais réels
L’IRS autorise deux méthodes différentes pour déduire les frais de conduite : Les frais réels ou l’indemnité kilométrique standard de l’IRS. Si vous utilisez la méthode de l’allocation standard, il vous suffit d’indiquer le kilométrage, la date et les objectifs professionnels. Il y a des avantages et des inconvénients à chacune d’elles, et il y a aussi quelques restrictions sur la déclaration du kilométrage réel.
Si vous utilisez les frais de conduite réels, vous devrez conserver les reçus pour tous les frais de conduite, y compris l’essence, l’entretien et l’assurance. Ensuite, vous multipliez ces dépenses par le pourcentage du total des kilomètres utilisés à des fins professionnelles. Si vous utilisez une application de calcul du kilométrage, c’est elle qui effectue le calcul.
Par exemple, si vous avez parcouru un total de 24 000 miles en un an, et que vous pouvez prouver que 18 000 ont été effectués à des fins professionnelles, vous conduisez à 75 % à des fins professionnelles. Vous multiplieriez alors vos frais de conduite réels totaux par ce pourcentage pour obtenir le montant à utiliser pour la déduction des frais.
Il existe une idée fausse courante selon laquelle si vous suivez les frais réels, vous n’avez pas à suivre le kilométrage. Mais vous ne pouvez déduire que les dépenses professionnelles, donc vous devez toujours suivre le kilométrage pour séparer les kilomètres professionnels des kilomètres personnels.
Reporter votre kilométrage sur votre déclaration de revenus professionnels
L’étape suivante consiste à inclure ces informations sur votre déclaration de revenus professionnels. La façon spécifique dont vous incluez cette information est différente selon votre type d’entreprise.
La ligne de fond
Commencez à suivre vos dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre voiture, même si vous ne pensez pas qu’il y aura beaucoup de voyages d’affaires. Prendre l’habitude en janvier vaut mieux que de perdre en avril prochain.
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