Vous cherchez des expressions et des phrases formelles pour compléter votre email de reprogrammation de réunion ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons discuter non seulement des phrases courantes que vous pouvez utiliser pour différentes situations, mais aussi de la structure de l’email de report.
Exemples d’emails de report
Eg #1 : Type formel – Changer un rendez-vous avec un partenaire commercial
Chère Monsieur Smith,
Malheureusement, en raison d’affaires imprévues, je ne pourrai pas respecter notre rendez-vous de demain après-midi. Serait-il possible de convenir d’un autre moment plus tard dans la semaine ? Je vous prie de bien vouloir m’excuser pour tout désagrément.
Votre sincérité,
Alice Tran
(Source : Clare Whitmell – Business Writing Essentials)
Ne vous contentez pas de copier-coller les phrases, voici comment vous en souvenir pour toujours
Je tiens à vous rappeler qu’il est préférable que vous puissiez écrire l’email par vous-même, sans naviguer sur internet pour trouver des mots et des phrases. Et si vous pouviez vous souvenir de ces phrases et les écrire comme si elles étaient vos propres mots ? Ce serait parfait. Votre patron serait très satisfait de votre capacité à résoudre les problèmes ou de votre rapidité à réagir aux changements. Comment pouvez-vous faire cela ? Comment faire en sorte que les mots deviennent les vôtres ? L’outil intelligent ci-dessous renforcera vos compétences.
Veuillez d’abord télécharger l’extension eJOY. Pendant que vous lisez la partie suivante, sélectionnez les mots ou les phrases que vous voulez retenir pour toujours et enregistrez-les dans votre livre de mots sur eJOY. Chaque jour, eJOY vous indiquera les mots que vous êtes sur le point d’oublier et il est temps de les réviser avec des répétitions espacées. En pratiquant 5 minutes par jour, vous construirez progressivement un plus large éventail de vocabulaire commercial qui vous rendra confiant et fluide dans la communication commerciale en anglais.
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Eg #2 : Type formel – Reporter une réunion à une date précise dans le futur
Chère Mme. Jones,
J’ai bien peur de devoir demander de reporter notre réunion de l’après-midi du 22 août car je dois me rendre à Los Angeles ce jour-là pour résoudre un travail urgent. Puis-je suggérer le 27 août à 16h00 ?
Même si vous n’êtes pas disponible à cette heure, je suis prêt à travailler autour de votre emploi du temps. J’utiliserai ce temps supplémentaire pour réfléchir aux modifications de contrat que vous avez demandées.
Je suis vraiment désolé pour les désagréments que cela peut vous causer. J’attends votre confirmation dans les plus brefs délais.
Sincèrement,
Eg #3 : Type informel – Reprogrammer une réunion avec vos collègues
Salut tout le monde,
En raison d’un problème de salle de réunion, l’heure de la réunion de lancement du projet doit être modifiée du mardi 21 août à 14h en salle A3 au jeudi 23 août à 16h en salle 324.
Désolé pour tout désagrément. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.
Best regards,
Miranda
Eg #4 : Type formel – Reprogrammer un entretien d’embauche
Cher Monsieur/Madame,
Je vous écris pour vous informer que j’ai reçu hier par courriel une convocation à un entretien pour le poste de directeur de création dans votre entreprise. Mon entretien a été décidé à 14 heures le mardi 4 septembre 2018. Malheureusement, je ne suis pas possible de me présenter à ce moment-là car j’ai pris rendez-vous avec mon médecin.
Je m’excuse extrêmement de demander la reprogrammation de mon entretien d’embauche.
J’apprécie beaucoup si vous pouvez reprogrammer mon entretien à tout autre moment car je suis disponible après le 4 septembre.
Je suis très impatient de participer à l’entretien et de travailler avec votre entreprise. J’espère que vous prendrez en compte ma demande et que vous reprogrammerez l’entretien à une autre date. Je suis dans l’attente d’une réponse positive.
Votre sincérité,
Apprenez à rédiger d’autres types de courriels d’affaires qui peuvent vous aider tant dans le travail dans nos autres articles de blog :
- Le guide complet de l’étiquette des emails professionnels
- Comment écrire un email d’action requise
- Comment écrire un email pour informer quelque chose
Format d’un email de report de réunion
Pour écrire cet email aussi sincère qu’il le devrait, mettez-vous à la place de l’autre. Imaginez tous les désagréments, la perte de temps et l’argent que cela pourrait leur causer. Vous devez essayer d’atténuer leur mécontentement par beaucoup de politesse et d’excuses. Ainsi, les règles clés ici sont la politesse, le caractère raisonnable et le respect des délais.
Etape 1 Décrire clairement les changements
Lorsque vous mettez fin à un rendez-vous, vous devez immédiatement donner un préavis clair. Il s’agit d’une simple phrase telle que : « Je suis désolé de vous informer que je ne pourrai pas assister à notre réunion de demain. »
Etape 2 Fournir une bonne explication
Certainement, vous devez expliquer pourquoi vous ne pouvez pas être présent. Si cette partie fait défaut, vos clients, partenaires, patrons, etc. peuvent commencer à penser que vous n’êtes pas une personne fiable. Cependant, il n’est pas nécessaire d’écrire une explication très détaillée. Afin que l’e-mail reste bref et direct, donnez-leur simplement une raison courte mais raisonnable.
Etape 3 Quelle est la solution ?
Vous devez également proposer un autre rendez-vous. Proposer un nouveau moment pour reporter le rendez-vous signifie que la rencontre avec cette personne est toujours importante pour vous. Malgré la nécessité inattendue d’y mettre fin, vous êtes toujours intéressé par le rendez-vous.
Vous avez intérêt à lui proposer plusieurs options parmi lesquelles elle pourra choisir un autre jour et une autre heure. Puisque c’est vous qui devez vous excuser, restez ouvert aux contre-propositions et donnez à votre destinataire la possibilité d’ajuster l’horaire.
Etape 4 Terminer le courriel avec des excuses et de la reconnaissance
À la fin de votre courriel, vous devez non seulement vous excuser, mais aussi remercier la personne pour sa considération de votre situation. Cela montre votre respect. Appréciez le fait qu’ils devront passer du temps à lire votre email et peut-être même compromettre leurs plans à cause de vous. Surtout pour les gens d’affaires, faire des ajustements dans un horaire n’est pas du tout facile.
Exemple :
- Veuillez accepter nos sincères excuses
- Je suis désolé des désagréments que cela vous a causés, à vous et à votre équipe.
Cependant, des excuses peuvent également être insérées dans les premières lignes du courriel.
Par exemple :
« Nous sommes désolés de vous informer que je ne pourrai pas être à l’heure pour notre réunion de ce vendredi »,
« Au nom de l’équipe, Je vous présente mes excuses… »
Mots courants & phrases utilisées dans un courriel de reprogrammation
Les mots et phrases suivants sont souvent utilisés lorsque vous souhaitez modifier un rendez-vous.
1 – reporter
Pour avoir lieu à un moment plus tard que prévu ou initialement prévu
- J’ai reporté la réunion à jeudi.
- La réunion a été reportée à vendredi.
2 – retard
Survenant à un moment plus tardif que prévu ou initialement programmé
- Notre vol de Taipei à Pékin a été retardé de 2 heures et demie.
- Des problèmes ont retardé la sortie du produit.
3 – move forward
Move forward signifie que vous déplacez un rendez-vous pour l’avancer (une heure ou une date antérieure).
- Pouvons-nous avancer la date de notre réunion ?
- Ils ont avancé la date de l’événement à lundi.
4 – move back
Contrairement à move forward, cela signifie déplacer un rendez-vous à une heure ou une date ultérieure.
- J’ai bien peur que nous devions reculer la réunion.
- Ils arrivent plus tard que prévu, nous devons donc reculer le début.
5 – incapable de tenir notre rendez-vous
- J’ai bien peur de ne pas pouvoir tenir notre rendez-vous ce mardi 28 octobre.
6 – un imprévu est survenu
- Malheureusement, comme un imprévu est survenu mercredi matin, j’apprécierais grandement que nous puissions reporter notre rendez-vous à la semaine prochaine.
7 – être absent pour affaires
- Parce que je serais absent pour affaires la semaine prochaine, pourrions-nous reporter la réunion au premier vendredi du mois prochain ?
8 – être disponible le
- Seriez-vous disponible mardi matin ?.
9 – heure convenable pour vous
- Pouvez-vous confirmer si cette heure vous convient ?
10 – le vendredi vous conviendrait-il ? (informel)
- Je serai occupé le mardi. Est-ce que vendredi vous conviendrait ?
Ce qu’il faut retenir
1 Envoyez votre courrier le plus tôt possible
Plus tôt vous envoyez le courrier, plus il sera facile pour votre destinataire de modifier son emploi du temps, et plus il aura de chances de le faire. En aucun cas vous ne devez reporter l’envoi de votre email d’annulation d’une réunion à la toute dernière minute. Ne vous attardez pas sur votre email une fois que vous l’avez rédigé.
2 Appelez-les si nécessaire
Dans les cas urgents, si vous voulez être sûr à 100% que vos destinataires ont reçu la notification, vous pouvez aussi les appeler directement au téléphone après avoir envoyé l’email. Dans la plupart des cas, l’envoi d’un email est suffisant.
3 Un conseil supplémentaire
Lorsque vous finissez par les rencontrer, remerciez-les directement pour leur patience et montrez-leur à quel point vous appréciez l’opportunité de vous rencontrer.
Devoir reporter un rendez-vous est une chose que tout le monde doit faire de temps en temps. La clé est de s’assurer que vous avez une bonne raison, d’être toujours proactif en proposant un autre moment, tant que vous êtes direct et poli. N’oubliez pas d’enregistrer les mots et les phrases que vous utilisez fréquemment dans votre carnet de mots avec l’extension eJOY. Une fois que vous aurez révisé votre vocabulaire tous les jours dans le centre de jeu eJOY, vous vous retrouverez à écrire avec confiance des emails professionnels dans vos propres mots.
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