Comment rédiger une lettre de réclamation

Lorsque vous regardez des vidéos d’unboxing sur YouTube, les produits les plus horribles sont souvent les plus amusants. Cependant, ce n’est pas toujours amusant lorsque vous êtes à l’origine d’un produit ou d’un service décevant. Parlons de quand et comment vous devriez écrire des lettres de réclamation.

Pour la plupart des gens, il est plutôt rare d’écrire un quelconque type de lettre. Au lieu de cela, ils peuvent contacter l’entreprise par téléphone, par chat en ligne ou même par les médias sociaux. Mais la Commission fédérale du commerce donne trois raisons importantes de poster des lettres de plainte. Elles » permettent d’enregistrer votre plainte auprès de l’entreprise, de préserver les droits légaux que vous pouvez avoir dans cette situation et de faire savoir à l’entreprise que vous êtes sérieux dans la poursuite de votre plainte « . Vous pouvez demander une preuve de livraison au bureau de poste afin d’avoir une trace numérique de l’arrivée de votre lettre à destination.

Maintenant, décomposons les composantes d’une lettre de plainte efficace. Par essence, il s’agit de lettres commerciales, vous devez donc commencer par votre adresse et la date. Le nom et le titre de la personne à contacter devraient venir ensuite si vous pouvez les localiser, sinon commencez par le nom de l’entreprise et son adresse postale. Enfin, après votre salutation, vous pouvez commencer le corps de votre lettre.

Même si vous êtes en colère, le ton de votre lettre doit être respectueux et constructif. Après tout, la personne qui lit la lettre n’est peut-être pas directement responsable des problèmes que vous rencontrez. Elle sera plus encline à vouloir vous aider à résoudre vos problèmes si vous êtes courtois. Incluez tous les détails pertinents, mais soyez concis.

Informations que vous pourriez vouloir inclure :

Nom et emplacement du magasin
Votre numéro de compte
Dates pertinentes, comme le moment où vous avez acheté des biens ou des services et celui où le problème a commencé
Noms des vendeurs, des représentants du service clientèle, ou des gestionnaires avec lesquels vous avez abordé le problème précédemment
Numéros de série et de modèle
Copies des reçus, des factures et des garanties
Copies de la correspondance antérieure, tels que les courriels, les journaux de discussion ou les lettres
Vos coordonnées

Dans le corps de la lettre, la phrase d’ouverture doit identifier votre plainte spécifique. Ensuite, exposez les mesures que vous avez déjà prises pour la résoudre et comment vous attendez de l’entreprise qu’elle règle le problème. Utilisez une fermeture simple, professionnelle et flatteuse, comme Sincèrement ou Salutations.

Voici un exemple de lettre :

555 Five BoulevardAustin, TX 73301

Le 20 mars 2019

Monsieur Bob HowardDirecteur généralProduits et plus717 Seven StreetNew York, NY 10012

Cher Monsieur Howard:

Re : Compte numéro 1884434

J’écris pour vous faire part de mon mécontentement concernant la bouilloire à thé Model X que j’ai achetée le 28 février 2019 dans votre magasin situé au 1616 Sixteen Avenue. Bien que la bouilloire ait l’air bien, elle fuit lorsqu’elle est remplie d’eau. Lorsque j’ai tenté de la retourner au magasin le 2 mars 2019, l’employé de service, George Burns, m’a dit qu’il n’accepterait pas l’article parce qu’il ne voyait aucun dommage.

Pour résoudre le problème, j’aimerais que vous remboursiez le montant total que j’ai payé (29,86 $, taxes comprises) sur mon compte de client fréquent. Je vous joins une copie du reçu original.

J’attends votre réponse avec impatience. Veuillez me contacter à l’adresse ci-dessus ou par téléphone au (555) 555-5555 dans les deux prochaines semaines.

Sincèrement,

Jason Brooks

Le meilleur résultat d’une lettre de plainte est une résolution réussie. En effet, une fois que les entreprises sont conscientes des problèmes, elles peuvent améliorer leurs biens, services ou politiques pour les autres consommateurs également. Vous avez plus de chances d’obtenir un résultat positif si vous êtes courtois et si vous incluez tous les détails pertinents !

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