Comment remplir un formulaire de remboursement de frais :
Ajouter des informations personnelles.
Inclure votre nom complet, votre numéro d’identification d’employé (le cas échéant), votre département et toute autre information appropriée requise dans le formulaire afin que le destinataire sache à qui remettre le remboursement.
Entrez les détails de l’achat.
Les formulaires de remboursement demandent généralement des détails comme la date d’achat, une brève description de ce qui a été payé et le total. Énumérez chaque article individuellement si vous en avez plusieurs.
Signez le formulaire.
Signez et datez le bas du formulaire. En ajoutant votre signature, vous certifiez que les informations que vous avez ajoutées au formulaire sont exactes et reflètent les dépenses professionnelles réelles que vous avez payées avec vos propres fonds.
Joindre les reçus.
Joindre les reçus d’achat pour chaque article énuméré sur le formulaire. Vos reçus sont la preuve que vous avez effectivement payé les dépenses que vous réclamez sur le formulaire. Un remboursement complet peut ne pas être possible sans les reçus appropriés.
Soumettre à la direction ou au service comptable.
Soumettre le formulaire et les reçus à votre responsable ou à la partie appropriée, comme le service comptable, dès que possible. De nombreuses entreprises n’acceptent les demandes de remboursement que dans les 30 jours suivant la dépense initiale, alors soumettez toujours votre formulaire de remboursement de frais immédiatement.
Pourquoi les formulaires de remboursement de frais sont importants :
Dans presque toutes les entreprises, il y aura des cas où les employés devront payer des frais de leur poche. Cela est particulièrement fréquent pour les employés qui se rendent à des conférences, des réunions et des lieux de travail hors site. Avoir un formulaire de remboursement des frais permet de s’assurer que ces employés ne se retrouvent pas à couvrir eux-mêmes ces dépenses.
Plus important encore, les formulaires de remboursement des frais créent une documentation qui renforce vos documents comptables et vous protège contre la fraude. Si des écarts sont constatés entre le montant remboursé et le montant réellement dépensé, le formulaire peut être utilisé comme point de référence pour voir ce qui a été réclamé et ce qui a été payé.
Les formulaires de remboursement des frais sont une partie standard de toute politique de remboursement des frais et ils vous aideront à éviter de sous-payer ou de surpayer les employés pour les dépenses liées au travail.