Toute entité basée sur les membres – qu’il s’agisse d’un club, d’une association professionnelle, d’une chambre de commerce, d’une section locale ou d’un groupe d’anciens élèves, ou de votre salle de sport au coin de la rue – a besoin d’un système simple pour gérer tous ses membres, ses événements, son argent et le contenu associé au bon fonctionnement de cette organisation. Les services de gestion des membres en ligne facilitent cette tâche.
Ces outils SaaS (Software-as-a-Service) basés sur le cloud sont conçus pour satisfaire les besoins spécifiques des clubs, associations et autres organisations en matière de gestion des données et des personnes. Selon le produit et le public, ces plateformes combinent une foule de fonctionnalités différentes, notamment la gestion de la base de données des membres, la gestion des documents, le commerce électronique, le marketing par courriel, la création de sites Web, un système de gestion de contenu (SGC), la collecte de dons et le traitement des paiements, la planification et la gestion des événements, et une foule d’autres fonctions. Contrairement à la plupart des types de produits SaaS qui visent à fournir un ensemble universel d’outils, les logiciels de gestion des membres sont souvent spécialisés pour répondre uniquement aux besoins de certains types d’organisations.
Avant de pouvoir choisir la solution de gestion des membres qui convient à votre organisation, vous devez avoir une idée claire des tâches que vous avez besoin que cette plateforme supervise et facilite. Ce tour d’horizon explique les types d’outils disponibles et les fonctionnalités qu’ils proposent, les facteurs à prendre en compte lorsque vous investissez dans une plateforme de gestion des membres, et comment le type de public et le niveau de personnalisation dont vous avez besoin peuvent faire toute la différence.
Qu’est-ce que la gestion des membres ?
L’époque des analogues est révolue : Vous n’avez pas besoin de gérer l’ensemble des informations et des programmes relatifs aux membres de votre organisation à travers des montagnes de papier dans des classeurs ou la même feuille de calcul Microsoft Excel que vous utilisez depuis les années 1990. À un niveau de base, la gestion des membres nécessite la capacité de suivre les informations de base sur les membres, de communiquer avec les membres et les prospects, et de planifier des événements. Pour collecter les dons, les cotisations et les frais, et pour traiter les paiements, vous avez également besoin de quelques bribes de logiciel de comptabilité jetées dedans.
Au delà des bases, et selon l’organisation que vous dirigez, votre tableau de bord d’administration ou votre centre de commande d’adhésion peut également arborer un certain nombre d’autres fonctionnalités. L’outil pourrait vous aider à gérer votre vitrine en ligne, à gérer des documents et à réaliser des sondages auprès des membres et des enquêtes en ligne. L’outil pourrait même construire votre site Web, en vous aidant à personnaliser l’aspect, la convivialité et l’expérience utilisateur (UX) pour les administrateurs et les membres qui utilisent le site Web.
Au milieu des années 1980, j’étais (Theresa) présidente d’une section locale d’une association nationale de consultants en informatique. En tant que président de chapitre, je comptais sur notre trésorier pour maintenir les listes de membres, ce qu’il accomplissait en utilisant une feuille de calcul assez primitive. Les informations clés que nous devions suivre comprenaient les éléments évidents tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique.
Là où nous nous enlisions, c’était dans la date de facturation des cotisations annuelles de chaque membre et dans la détermination du moment où nous devions abandonner un membre pour non-paiement. Bien que nous ayons écrit un certain nombre de macros de tableur pour nous aider dans cette tâche, notre trésorier a finalement dû recourir à la lecture de l’ensemble de la base de données ligne par ligne pour s’assurer que personne n’avait été oublié. Une fois par an, nous imprimions (oui, nous imprimions, sur papier !) notre base de données des membres afin de pouvoir nous retrouver les uns les autres – en supposant que l’on puisse trouver le livret d’annuaire lui-même. Aujourd’hui, les services logiciels de gestion des adhérents basés sur le cloud disponibles auraient fait de cette tâche un jeu d’enfant.
Les 10 prétendants
Dans ce tour d’horizon des revues, nous examinons 10 services de gestion des adhérents – 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot et Zen Planner – et présentons les concepts clés pour faciliter votre décision d’achat. Mais, avant de décider lequel fonctionnera le mieux pour votre club, votre organisation, votre installation sportive ou votre camp, vous devrez hiérarchiser les tâches que vous souhaitez accomplir et définir un budget.
Votre première étape consiste à déterminer ce qui pose le plus de problèmes à votre association compte tenu de votre système de gestion actuel (qui peut être un tableur, une boîte de cartes d’index ou une pile de papiers peu maniable). Quelles sont les réponses dont vous avez besoin et que votre système actuel ne fournit pas suffisamment ? Identifiez les principaux points sensibles et trouvez la solution qui les soulage en premier. Les autres fonctionnalités, y compris le prix que vous paierez, s’aligneront.
Comme la plupart des services logiciels basés sur le cloud, vous paierez des frais mensuels basés sur le nombre de personnes qui se connecteront ainsi que sur celles qui serviront d’administrateurs. La plupart de ces services ont également une limite au nombre de membres que votre association peut porter en fonction du niveau de prix. La majorité des outils que nous avons testés, notamment ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot et Zen Planner, sont tarifés de cette manière, avec des niveaux clairement définis en fonction du volume de contenu, du nombre de membres et de l’échelle du site Web. Certains services, comme ClubExpress, pratiquent une tarification plus souple en fonction de l’utilisation, tandis que d’autres, comme 360Alumni, pratiquent une tarification par devis personnalisé. Le logiciel de gestion des membres aMember Pro est vendu par licence unique.
Il y a des coûts supplémentaires pour la plupart des systèmes (tels que les frais de transaction) lorsque les membres paient leur cotisation ou achètent des billets pour un événement, ou encore lorsqu’ils envoient un e-mail ou un blast textuel, en fonction du nombre de contacts. La valeur de Sumac est presque entièrement basée sur sa liste de modules complémentaires disponibles pour des cas d’utilisation spécialisés, en plus des frais d’intégration pour ajouter des fonctions de gestion des membres à votre site Web existant. La création et la personnalisation d’un site Web auront toujours un coût, en fonction de la quantité de travail de codage nécessaire ou de la part de personnalisation en libre-service à l’aide de widgets ou d’un CMS prêt à l’emploi comme un site Web WordPress. Les besoins de chaque section, groupe ou institution en matière de site Web et d’organisation sont différents, il faut donc les préciser avant d’acheter.Tout en tenant compte des budgets et des fonctionnalités, examinez les logiciels que vous utilisez actuellement pour des tâches telles que la comptabilité et la gestion de la relation client (CRM) et voyez si les progiciels disponibles peuvent y être liés. La plupart des fournisseurs ont des interfaces de programmation d’applications (API) qui permettent le passage de données dans les deux sens, mais certains préféreraient que vous convertissiez tout ce que vous faites à leur système.
Coût de la personnalisation
Il y a un compromis que vous devrez considérer entre la fonctionnalité du logiciel dans son état générique et les coûts de sa personnalisation aux besoins de votre organisation. De nombreuses petites associations, en particulier les nouvelles qui n’ont pas encore défini leurs processus, pourraient se contenter d’un logiciel standard (ou basé sur le Web). Les grandes organisations qui existent depuis des années et qui ont des méthodes de travail spécifiques ont tout intérêt à investir dans la personnalisation de la plate-forme. La personnalisation a toutefois un coût. Il faudra plusieurs conversations avec leurs vendeurs pour obtenir une image complète de votre facture éventuelle. 360Alumni crée un site Web personnalisé pour chaque collège ou établissement d’enseignement supérieur qu’il dessert, mais cela entraîne un coût unique relativement élevé de personnalisation du site Web.
La plupart de ces systèmes offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que le traitement des paiements, la billetterie d’événements et le marketing par courriel – certaines sont disponibles gratuitement tandis que d’autres ont un coût supplémentaire. Il existe également des packs de commerce électronique qui vous permettent de vendre les t-shirts de votre organisation en ligne, d’accepter les dons en ligne ou d’ajouter périodiquement de nouvelles cloches et de nouveaux sifflets à votre site Web (soit en libre-service, soit en demandant une personnalisation au fournisseur de gestion des adhésions).
Zen Planner, par exemple, propose un forfait mensuel nettement plus cher pour son pack de sites Web afin de construire et de maintenir votre site Web. ClubExpress facture des frais de démarrage uniques allant de 150 $ à près de 2 000 $, selon le niveau de codage et de personnalisation du site Web dont vous avez besoin. Les frais de démarrage de ChamberMaster vont de 600 à 7 000 dollars. Wild Apricot, quant à lui, inclut gratuitement la création de sites Web, l’hébergement Web, l’accès API et l’intégration de WordPress à tous les niveaux. Il existe ensuite des outils tels que MemberPlanet, qui offrent peu ou pas de personnalisation, mais dont le coût global est bien inférieur. Sumac n’inclut pas de construction de site web ou de gestion de contenu, mais il y a quand même des frais uniques de 700 $ plus 50 $ par mois pour une intégration du site web avec son logiciel.
Dès que vous ajoutez de l’argent au système, cependant, vous devez également choisir un processeur de paiement. Ces sociétés servent d’intermédiaires entre votre site web et les banques et cartes de crédit de vos membres, en traitant les paiements de manière sécurisée. Elles prélèvent un pourcentage sur chaque transaction, d’environ 2,5 % en moyenne. Beaucoup d’entre eux encourent également des frais par transaction de 20 à 50 cents. Vérifiez les caractéristiques et les frais de traitement des paiements avant d’en relier un à votre plateforme de gestion des adhérents, surtout si vos frais sont faibles ou si vous acceptez les paiements échelonnés. Ces frais par transaction feront une grosse bouchée des petits paiements.
Un dernier facteur important à prendre en compte est la fonctionnalité mobile. Certaines solutions de gestion des adhésions proposent des applications dédiées pour Android et iOS. D’autres ont des sites web responsive qui se redimensionnent dynamiquement en fonction de la taille de l’écran de votre smartphone ou de votre tablette ; d’autres plateformes, comme Sumac, ne fournissent encore qu’un accès au bureau. Les points forts ici sont ChamberMaster, MemberPlanet et Zen Planner, qui non seulement offrent des applications mobiles, mais ont construit des applications distinctes et dédiées pour le personnel et pour les membres.
Dans les applications de Zen Planner, par exemple, les membres peuvent consulter les horaires et s’inscrire à des cours, payer des factures, et même suivre les résultats des séances d’entraînement et les classements quotidiens dans le cadre de l’expérience membre gamifiée de la plateforme. Dans l’appli du personnel, les admins peuvent suivre les présences, créer, gérer et contacter les profils des membres, ou faciliter les transactions sécurisées de facturation ou de documents dans leur appli.
Les applis mobiles de ClubExpress méritent également d’être mentionnées ici. L’entreprise ne sépare pas les applis d’administration et les applis de membres, mais elle construit sur mesure et marque une app mobile pour chaque club – et publie l’app sur l’App Store et le Google Play store dans le cadre d’une redevance unique de 100 $ (plus 2 $ par membre pour le téléchargement). À l’inverse, plusieurs des produits examinés dans ce tour d’horizon n’offrent aucun accès optimisé pour les mobiles. Si des capacités mobiles robustes sont un facteur important pour votre organisation, gardez cela à l’esprit lorsque vous envisagez un outil de bureau uniquement, axé sur le commerce électronique, comme aMember Pro.
Différents publics
Les plateformes de gestion des membres que nous examinons ici servent un certain nombre de publics différents et spécifiques – des gymnases et des camps d’été aux associations professionnelles et aux services de formation professionnelle. Ces neuf plateformes prennent en charge différents besoins, car une salle de sport n’aurait pas besoin de fonctionnalités pour les candidats à la fonction publique, par exemple.
Wild Apricot couvre une variété de types de clubs et d’associations, y compris les associations à but non lucratif et les clubs qui doivent garder un œil sur leurs membres et les facturer pour les cotisations et les événements. MemberPlanet prend en charge la gestion des adhésions dans des organisations plus petites telles que les associations à but non lucratif, les groupes religieux, les écoles, les boosters, les associations de parents d’élèves et les groupes de Grecs et d’anciens élèves (ces derniers étant le principal public de 360Alumni). ChamberMaster est au service des chambres de commerce locales, tandis que StarChapter s’adresse aux sections locales, aux organisations à but non lucratif et aux associations. Sumac s’adresse aux organisations à but non lucratif, mais propose des modules complémentaires pour tout ce qui concerne les inscriptions aux cours, la recherche d’emploi et la réservation de voyages. ClubExpress est une plate-forme pour toutes sortes de clubs et d’associations, tandis que le logiciel de aMember Pro est spécifiquement adapté aux sites de commerce électronique et d’adhésion en ligne. NationBuilder s’adresse aux associations à but non lucratif, aux campagnes politiques, aux musiciens, aux artistes, aux restaurants, bref à tous ceux qui cherchent à créer un public en ligne. Nous avons essayé de passer en revue YourMembership.com (qui prend en charge les grands groupes avec plusieurs sites), mais ils n’avaient pas de démo ou de période d’essai disponible.
Nous donnons nos hochets actuels du Choix de la rédaction à deux services : ClubExpress et Zen Planner. ClubExpress est une plateforme tout-en-un de gestion des adhésions, des événements, du commerce électronique et des sites Web pour les clubs et associations locales. Zen Planner offre aux gymnases et aux studios d’entraînement un système facile à utiliser qui ne ressemble pas à un CMS de la dernière décennie. Nous avons constaté que les autres services de gestion des adhésions examinés feront tous le travail de manière adéquate, mais aucun n’égale tout à fait ClubExpress et Zen Planner en termes de conception, d’UX transparente ou d’étendue des fonctionnalités.
Chaque organisation est différente et conçue dans un but différent, chacune servant une circonscription unique de membres et ayant des besoins, des tâches et des objectifs discrets pour réaliser sa mission. L’espace de gestion des membres reflète la nature patchwork des clients auxquels son logiciel s’adresse. En gardant tous les facteurs mentionnés à l’esprit, vous pouvez être sûr que l’un des outils de ce tour d’horizon sera tout à fait adapté à votre organisation.