Si vous êtes dans l’espace B2B, il y a de fortes chances que vous deviez répondre à des demandes de propositions (DP) de la part de clients potentiels tout au long du cours normal de vos activités. Mais le processus d’appel d’offres est généralement rempli d’embûches potentielles en cours de route. Voici comment les identifier et, surtout, les éviter :
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Comprendre le processus.
Les appels d’offres exposent essentiellement tous les besoins spécifiques du projet et les questions du client, dans un seul document, qui est envoyé à de nombreux soumissionnaires concurrents. À partir de là, le client réduit généralement les soumissions à une poignée de finalistes. Les finalistes sont alors autorisés à poser toutes leurs questions, et le client peut également poser des questions supplémentaires aux finalistes, en comparant et en contrastant les différentes propositions.
Une proposition finale est alors soumise par chaque finaliste, et le client sélectionne le soumissionnaire gagnant avec lequel aller de l’avant. Ce processus peut prendre des semaines à des mois, en fonction de la taille et de la complexité du projet. En cours de route, les entreprises clientes peuvent être confrontées à un processus beaucoup plus onéreux que les petites et moyennes entreprises, car les premières ont un service d’approvisionnement impliqué (en plus des hommes d’affaires qui ont besoin de la solution).
Veillez à vous renseigner sur les appels d’offres en premier lieu.
Vous ne pouvez pas conclure de ventes si vous n’êtes pas au courant des appels d’offres en premier lieu. Ainsi, vous devez identifier tous les clients potentiels dans votre espace, et vous assurer que vous êtes sur leur radar ; demandez à être inclus dans leurs demandes de RFP. Souvent, les grandes entreprises font appel à des sociétés tierces de gestion du processus d’appel d’offres pour gérer le processus à leur place. Découvrez ces sociétés tierces actives dans votre secteur et assurez-vous d’être également sur leur radar.
Préparez-vous aux demandes de dernière minute et aux délais serrés.
Les appels d’offres peuvent souvent arriver à la dernière minute, avec des délais de soumission serrés (par exemple, deux semaines). Plus le projet est complexe, plus il est difficile de rassembler une réponse réfléchie dans un délai aussi court. C’est pourquoi vous devez disposer d’un modèle de demande de propositions. Ainsi, lorsque l’appel d’offres arrive, vous avez 80 % du matériel standard prêt à l’emploi et vous pouvez vous concentrer sur les 20 % qui doivent être personnalisés pour cette proposition particulière. Préparez-vous à ce que les réponses aux DP soient une grande distraction pendant qu’elles se produisent ; mieux vous êtes préparé, moins elles le seront.
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Ayez prêt une réponse bien écrite et réfléchie.
Une bonne réponse comportera généralement les sections suivantes : (i) des informations sur votre entreprise ; (ii) ce qui vous rend meilleur que vos concurrents ; (iii) vos réflexions spécifiques sur le projet d’appel d’offres, et comment vous êtes uniquement qualifié pour réussir ; (iv) des réponses à toutes les questions spécifiques du client ; (v) votre section de tarification ; et (vi) vos références de » clients heureux « .
Votre réponse doit également être visuellement attrayante, les images graphiques ayant plus de poids que les paragraphes denses de texte. Plus important encore, parlez dans la » voix du client » et intercaler le logo et les images de cette entreprise tout au long de la présentation, afin que le client sache que vous comprenez son activité et que vous ayez l’air d’avoir mis un travail personnalisé dans votre réponse, adapté juste pour votre destinataire.
Ne divulguez pas votre » sauce secrète « .
En même temps que vous essayez de vous distinguer de vos concurrents, faites très attention à ne pas divulguer votre » sauce secrète » dans votre réponse. Il y a de fortes chances que le client repère votre avantage unique dans votre réponse, et qu’il demande aux autres soumissionnaires s’ils peuvent fournir la même chose. Cela a deux effets : (i) éduquer vos concurrents sur ce que vous faites ; et (ii) donner au concurrent l’occasion de dire : » Bien sûr, nous pouvons le faire ! « , que ses employés aient ou non prévu de le faire dans leur réponse initiale.
Prix groupé lorsque vous le pouvez.
Plus vous fournissez de détails dans votre proposition de prix, plus les postes que le client peut essayer de négocier à la baisse sont spécifiques. Ainsi, à titre d’exemple, si vous êtes un vendeur de technologie de plateforme, ne détaillez pas la tarification de toutes vos différentes caractéristiques et fonctionnalités de manière isolée, ligne par ligne. Au lieu de cela, regroupez les prix pour la plateforme dans son ensemble.
Vous voulez qu’il soit aussi difficile que possible pour le client de » tourner les vis » et de comprendre réellement votre marge nette sur le projet. Comprenez que vos clients feront tout ce qu’ils peuvent pour essayer de faire éclater les détails. Alors, avancez prudemment et creusez là où il le faut.
Ne proposez pas votre prix le plus bas.
J’ai déjà écrit sur l’art de la négociation. Le fait est que vous devez laisser au client de la place pour une « victoire ». Et cette victoire consiste généralement à laisser le service des achats paraître intelligent aux yeux de son patron, en demandant à ses membres de négocier des économies de prix supplémentaires par rapport au devis initial. Ainsi, disons que vous aimez normalement fixer le prix de votre entreprise avec une marge brute de 50 %. Au lieu de cela, mettez un devis dans votre RFP avec 60 pour cent, sachant que les achats s’attendront à une coupe d’au moins 10 pour cent à partir de là pendant le processus.
Stratégiquement tirer parti du processus Q&A.
Il y a deux parties à prendre en compte lorsque vous posez et répondez à des questions pendant le processus Q&A : (i) vous protéger, et (ii) rendre la vie misérable à vos concurrents. Dans le premier cas, toutes les questions posées et les réponses données seront normalement partagées avec tous les soumissionnaires en lice. Veillez donc à ne pas poser de questions où les questions elles-mêmes, ou les réponses qui en découlent, renseigneront votre concurrent sur la façon exacte dont vous faites votre travail — un avantage que vous voulez garder secret.
Et, à l’inverse, si vous savez que vous êtes matériellement meilleur que vos concurrents dans certains domaines que le client désire, répondez aux questions par des réponses dont vous savez qu’elles dépasseront de loin celles de vos concurrents. Il s’agit vraiment d’une ligne fine à suivre : Vous voulez montrer vos points forts, mais pas tous vos points forts, ce qui donnera des renseignements à vos concurrents.
Méfiez-vous du département des achats.
Il y a généralement deux départements impliqués dans la décision d’achat : (i) les hommes d’affaires qui ont besoin de la solution ; et (ii) le service des achats qui négocie le contrat. Le travail du service des achats consiste à faire économiser de l’argent à l’entreprise, et souvent, les primes personnelles de ses collaborateurs sont liées à la quantité de ces économies.
Cela signifie que, même si vous êtes la solution 100 pour cent idéale pour les hommes d’affaires, les collaborateurs du département des achats peuvent commencer à faire du « lobbying et à biaiser » une solution différente, si cela les fait paraître plus intelligents aux yeux de leurs patrons.
Typiquement, les hommes d’affaires l’emportent sur les petites différences de prix, mais le service des achats gagne beaucoup plus de poids plus vos prix sont élevés par rapport à ceux des autres, même si les hommes d’affaires vous ont choisi. Donc, assurez-vous de vous lier d’amitié avec l’équipe d’approvisionnement en même temps que vous travaillez avec l’équipe commerciale ; et gardez un œil attentif sur les prix de vos concurrents.
Utiliser les canaux arrière.
Pendant le processus de demande de propositions, vous êtes généralement disqualifié si vous vous adressez au client, en essayant de vous pousser ou de vous promouvoir. Les gens du client ne veulent pas être distraits par de nombreux soumissionnaires pendant qu’ils essaient de faire leur travail. Mais, vous avez besoin de renseignements pendant le processus, afin de pouvoir agir sur ces informations avant qu’il ne soit trop tard.
Veillez à avoir dans votre poche arrière des personnes « amies » qui sont au courant du processus et des discussions y afférentes, mais qui ne sont pas directement impliquées dans le processus. Par exemple, disons que vous présentez une solution technologique pour les médias sociaux à une marque. Peut-être êtes-vous ami avec quelqu’un à l’agence de médias sociaux de l’entreprise cible ou dans son équipe de marketing numérique, et cette personne est un collègue des décideurs et peut renifler des « informations privilégiées » en votre nom.
Mais faites attention : Il doit s’agir d’amis très proches de vous, avec lesquels vous êtes sûr que votre collecte de renseignements ne remontera pas jusqu’au client et ne vous disqualifiera pas.
J’imagine que vous n’avez jamais réalisé combien de pièces mobiles sont enveloppées dans une réponse réussie à une demande de propositions, n’est-ce pas ? Espérons que vous êtes maintenant mieux informé sur le processus, pour vous aider à gagner le prochain.
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