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En 2020, l’industrie du voyage s’est retrouvée parmi les secteurs les plus durement touchés par COVID-19. L’American Society of Travel Advisors (ASTA) a fait état d’une réduction de 75 % des revenus dans l’ensemble des agences de voyages par rapport à 2019.
Maintenant, les entreprises ont un long chemin à parcourir pour se rétablir. Étant les plus vulnérables aux conséquences de la crise, les petites entreprises ont besoin d’un soutien supplémentaire et de possibilités de réduction des coûts. Beaucoup d’entre elles choisissent de demander de l’aide aux agences d’accueil ,ce qui s’est avéré être une décision judicieuse même en des temps meilleurs.
Cet article explique comment fonctionnent les agences d’accueil, quels avantages elles offrent aux professionnels du voyage et comment choisir le bon ajustement parmi une infinité d’options.
Qu’est-ce qu’une agence de voyage d’accueil ?
Une agence de voyage d’accueil est une entreprise qui prend en charge les exigences professionnelles des agences de voyage à domicile, des agents des entrepreneurs individuels (EI) et des nouveaux arrivants. En option, ils peuvent même répondre aux besoins des voyages d’affaires. En gros, les hôtes agissent comme des intermédiaires entre le réseau des détaillants de voyages, souvent sans expérience, et les fournisseurs de voyages.
« Une agence de voyages hôte est un accélérateur », explique Ernesto Sigg Rodríguez, directeur commercial chez Fitbooktravel, qui fournit des services de conseil en technologie aux entreprises de voyages en ligne. « En tant qu’agent de voyage, vous voulez gérer votre entreprise, mais vous avez besoin de ressources que vous ne pouvez pas vous permettre seul. Un ETS vous donnera ces ressources jusqu’à ce que vous ayez suffisamment de traction pour voler de vos propres ailes. »
Modèle commercial de l’agence de voyages hôte
Tous les agents appartenant à un hôte particulier utilisent les mêmes numéros d’accréditation ou identifiants pour réserver des voyages. De cette façon, les fournisseurs considèrent l’ensemble du groupe comme un client réputé plutôt que comme une bande de nouveaux venus avec de faibles volumes de vente.
Ce modèle permet aux entreprises au budget serré de sauter les procédures longues et coûteuses d’acquisition des accréditations nécessaires. En outre, elles ont accès à de meilleures offres et à des niveaux de commission plus élevés, disponibles uniquement pour les grossistes ou les entreprises clientes. En retour, un hôte partage les commissions avec l’agent et facture des frais fixes (mensuels ou annuels) pour ses services.
Accréditations et adhésions des agences de voyages hôtes
Quelles sont les accréditations dont une agence a besoin pour être identifiée comme un professionnel du voyage ? Bien qu’il existe de nombreuses options, les hôtes travaillent généralement avec les trois identifications les plus acceptées et les plus importantes.
Code numérique IATA/IATAN. L’accréditation de l’Association internationale du transport aérien (IATA) ou de sa division basée aux États-Unis, l’International Airlines Travel Agent Network (IATAN), autorise l’émission de billets d’avion au nom des compagnies aériennes. Elle sert également de signe de professionnalisme pour les conseillers en voyages et autres acteurs du secteur.
Numéro de code de l’agence ARC. L’Airlines Reporting Corporation ou ARC travaille uniquement avec les agents de voyage américains. Elle leur permet de vendre des billets d’avion et s’occupe des transactions financières entre les transporteurs et les détaillants.
En fait, l’ARC et l’IATAN font double emploi, de sorte que les entreprises affiliées à l’ARC n’ont pas besoin d’accréditations IATAN. Cependant, de nombreuses agences américaines préfèrent avoir les deux, car l’IATAN est associée à une reconnaissance professionnelle mondiale et ses membres peuvent bénéficier de réductions importantes sur les voyages.
L’adhésion à l’agenceCLIA. Une agence de voyage peut réserver des croisières, quel que soit le type d’accréditation professionnelle dont elle dispose. Cependant, la Cruise Lines International Association est la seule organisation qui propose un programme de certification axé sur les croisières. Les membres de la CLIA jouissent d’une solide réputation en tant que vendeurs de croisières et profitent d’avantages et de remises exclusifs.
Chacune de ces adhésions exige des frais importants, un grand volume de ventes et une expérience avérée en affaires. Avec une agence d’accueil, une petite entreprise peut obtenir toutes les accréditations immédiatement à un prix bas.
Services fournis par les agences de voyages hôtes en plus de l’accréditation
Certes, l’utilisation d’un numéro d’accréditation est une partie importante de toute offre d’agence d’accueil, ce qui rend ce scénario viable et gagnant-gagnant. Comme nous l’avons déjà mentionné, travailler sous l’égide de l’hôte garantit des coûts de démarrage faibles, des commissions plus élevées et aucun souci pour obtenir et conserver l’accréditation.
Mais la plupart des agences hôtes ont quelque chose de plus à offrir à leur réseau d’agents. L’assortiment de services diffère d’une agence à l’autre, en fonction des besoins des clients cibles. Toutefois, la liste la plus courante comprend les possibilités suivantes.
Éducation et formation
Presque toutes les agences d’accueil proposent différents types de programmes de formation, tant aux nouveaux venus qu’à ceux qui connaissent déjà le secteur du voyage. Les nouveaux agents acquièrent des connaissances commerciales générales et des informations spécifiques à l’industrie – comme quel fournisseur dessert une destination particulière.
Pour les entrepreneurs expérimentés, les grandes agences d’accueil offrent une formation continue, des mises à jour de la part des fournisseurs, des conférences, des rencontres, et plus encore.
Comptabilité et suivi des ventes
Souvent, une agence d’accueil prend le rôle d’un comptable à temps partiel, gérant les commissions et les taxes. Un agent reçoit des rapports pour suivre l’argent gagné et surveiller les performances commerciales. Une fois par an, un hôte envoie à ses clients un formulaire fiscal 1099.
L’assurance erreurs et omissions (E&O)
L’assurance erreurs et omissions ou E&O n’est pas quelque chose de spécifique à l’industrie du voyage. Elle protège toute entreprise de services contre les coûts des procès intentés pour des erreurs professionnelles. Elle couvre la défense juridique, les frais de justice et les frais administratifs, les règlements et les jugements.
Toute agence de voyage a-t-elle besoin d’une telle protection ? Oui, car tout le monde fait des erreurs et leurs conséquences peuvent être lourdes pour le portefeuille. De nombreuses agences d’accueil proposent aux contractants d’adhérer à leur police d’assurance plutôt que d’obtenir une police séparée. Bien sûr, cette police d’assurance ne s’applique qu’aux réservations effectuées sous le numéro d’accréditation de l’hôte.
Programmes de marketing et opportunités de vente
Le plus grand défi auquel sont confrontés les nouveaux venus est de promouvoir leurs services. C’est pourquoi les hôtes de voyages organisent généralement des programmes de marketing pour les agences de voyages. Ces programmes englobent des formations, des cours, du matériel de marketing et des technologies permettant de créer une entreprise. De plus, les grands fournisseurs utilisent souvent les agences d’accueil pour promouvoir leurs produits, et les petits agents peuvent tirer un grand avantage de ces programmes partenaires.
Génération de prospects
Certaines grandes agences d’accueil font de la publicité pour leurs programmes de génération de prospects. Généralement, elles fournissent une technologie qui fait automatiquement correspondre les agents affiliés aux demandes des consommateurs en fonction de leur niche, de leur expertise et d’autres paramètres. De cette façon, les agents peuvent obtenir de nouveaux clients et gagner des revenus plus élevés.
Solutions technologiques
Pour gérer une entreprise de voyage, vous avez besoin d’une variété d’outils numériques. Et les agences d’accueil font de leur mieux pour équiper leurs agents des programmes nécessaires. Le progiciel peut inclure
- un système de gestion de la relation client,
- un logiciel de comptabilité,
- un logiciel de marketing par courriel et sur les médias sociaux,
- un moteur de génération de prospects,
- des outils de réservation, et
- un site Web orienté vers le consommateur.
Donc, c’est ce que font généralement les agences d’accueil : fournir à ses affiliés toutes les références, l’expertise, les ressources, le soutien et les technologies nécessaires pour gérer une entreprise de voyage. Cela signifie-t-il que le premier hôte sur lequel vous tombez couvrira parfaitement vos besoins ? Bien sûr que non.
En creusant les détails, il apparaît que les agences d’accueil diffèrent à bien des égards, du volume des ventes à la part des commissions offertes en passant par une niche sur laquelle elles se concentrent. Ce qui nous amène à la question suivante : Comment choisir la bonne option ?
Comment choisir une agence de voyage hôte
Bien qu’appliquant le même modèle économique, toutes les agences hôtes ne se ressemblent pas. Et il faut du temps pour trouver celle qui correspond à vos attentes. Voici des recommandations qui vous aideront à affiner vos choix.
Optez pour le partenaire le plus expérimenté que vous puissiez trouver – surtout si vous débutez dans le secteur du voyage. Plus l’hôte est récent, moins il possède de connaissances et de contacts précieux. De plus, les petites agences d’accueil acquièrent généralement moins d’avantages auprès des fournisseurs en raison d’un volume de ventes modeste. Par conséquent, les hôtes de taille moyenne (100+ agents) et grande (500+ agents) ayant une longue expérience sont un choix plus sûr. Seules les plus rares exceptions confirment cette règle.
Choisissez une agence d’accueil parmi les membres d’associations réputées – comme l’American Society of Travel Advisors (ASTA) ou la Professional Association of Travel Hosts (PATH). Pour adhérer à ces organisations, une entreprise doit répondre à un certain nombre d’exigences. Cela garantit la compétence et le respect d’un code d’éthique strict.
Vérifiez si un hôte appartient à un consortium. Dans le domaine du voyage, un consortium est un réseau d’agences indépendantes qui s’associent pour améliorer le pouvoir d’achat et les taux de commission. Une entreprise doit atteindre un certain volume de ventes pour rejoindre le club, cette option n’est donc pas disponible pour les petites entreprises. Si votre hôte potentiel est membre de consortiums comme Virtuoso, Signature Travel Network ou Ensemble Travel Group, vous aurez automatiquement accès à toutes les commodités exclusives.
Identifiez le niveau de soutien à rechercher. Les nouveaux arrivants et les agents chevronnés ont besoin de niveaux de soutien bien différents de la part d’une agence hôte. Alors que les premiers ont besoin de beaucoup de formation et de mentorat, les seconds peuvent principalement rechercher les paiements et les avantages les plus élevés auprès des grands fournisseurs.
Regardez la liste des fournisseurs privilégiés – ou des compagnies aériennes, des croisières, des chaînes hôtelières, des voyagistes et d’autres fournisseurs avec lesquels une agence hôte s’associe. Ces fournisseurs offrent les taux de commission les plus attractifs et d’autres avantages en échange de ventes élevées induites par un réseau d’agents. Vérifiez si la liste est pertinente par rapport à ce que vous allez vendre. Si ce n’est pas le cas, même les offres les mieux négociées ne vous serviront à rien.
Ne vous laissez pas attirer par des commissions élevées. Pour chaque réservation, le vendeur verse des commissions négociées à l’hôte et ce dernier, à son tour, vous transmet une partie de cet argent. La répartition varie généralement entre 10/90 et 30/70 %, l’hôte conservant la plus petite partie. Si le pourcentage offert aux agents est proche de 100 %, il est probable que cela se fasse au détriment du niveau de support. Ou alors, vous devrez payer des frais fixes plus élevés (annuellement ou mensuellement) pour les services fournis.
Prêtez attention à la pile technologique. Les logiciels fournis par une agence hôte pourraient vous épargner bien des maux de tête. Les deux solutions les plus importantes à сhase up sont un site web grand public prêt à l’emploi (si vous n’en avez pas encore) ou un outil de création de site web et une plateforme de réservation conviviale. Cette dernière vous permet d’acheter des voyages auprès des systèmes mondiaux de distribution (SMD), même si vous n’avez pas été formé pour le faire. En l’absence d’une telle plateforme intermédiaire, vous devez suivre des cours pour travailler directement avec les terminaux GDS.
« En résumé, lorsque vous choisissez une agence d’accueil, vous devez trouver un équilibre entre le savoir-faire – ou tout le soutien dont vous aurez besoin en termes de processus de back-office, de ventes et de marketing – et les outils technologiques. Effectuer une nouvelle réservation, créer un itinéraire ou émettre une facture, ne doit pas prendre des lustres » – Ernesto Sigg Rodríguez conseille.
Ci-après, nous allons passer en revue les meilleures agences d’accueil pour voir comment elles tirent parti du savoir-faire et des technologies et pourquoi exactement elles sont préférées par des milliers d’agents de voyage.
Revue des meilleures agences d’accueil
Selon FindaHostTravelAgency.com, la plateforme mettant en relation les professionnels du voyage et les hôtes sur la base de 16 filtres, les agences d’accueil les plus recommandées en 2020 sont :
- Avoya Travel,
- Travel Planners International (TPI),
- Nexion Travel Group, et
- Agents extérieurs.
Comparaison des meilleures agences de voyages hôtes
Nous allons jeter un coup d’œil rapide à ce qu’elles proposent et à la façon dont chacune d’entre elles se distingue des autres hôtes.
Avoya Travel : Représentant AmEx avec un accent sur les technologies et la génération de prospects
Services disponibles
- programmes éducatifs
- un site web orienté vers le consommateur-.face au consommateur
- génération de prospects
- un système CRM
- outils de marketing
- suivi des commissions et rapports de performance
- un moteur de réservation de croisières et de circuits
Non proposé
.
- E&O assurance
- grande variété d’options de réservation d’avions et d’hôtels
Avoya Travel est l’un des plus grands vendeurs de voyages de loisirs avec plus de 50 ans d’histoire. Ne se concentrant pas spécialement sur les produits aériens, automobiles et hôteliers, l’entreprise les propose surtout dans le cadre de ses croisières, circuits et forfaits de vacances en station balnéaire.
Avoya investit fortement dans les nouvelles technologies, fournissant à ses affiliés un site Web grand public et une plateforme Agent Power qui combine un système CRM, des outils marketing, un tableau de bord avec des graphiques et des rapports sur les mesures de performance, et un moteur de réservation. Elle se connecte directement aux systèmes des fournisseurs, mais dans certains cas, la plateforme se lie au GDS de Sabre via une API.
La caractéristique clé d’Avoya est son programme de génération de leads appelé Live Leads et conçu pour envoyer de nouveaux clients directement aux affiliés 24/7. Gardez cependant à l’esprit que lorsque vous prenez un lead d’Avoya, l’hôte prend une plus grande partie de la commission (70 %) et vous ne recevez que 30 %.
En tant que représentant de voyages American Express, la société offre tous les avantages exclusifs d’AmEx. Les agents peuvent gagner des points Membership Rewards et utiliser l’option Pay with Points pour acheter des réservations d’hôtel, des croisières, etc.
Travel Planners International : un soutien exclusif pour les nouveaux arrivants
Services disponibles
- Programmes éducatifs
- E&O assurance
- SystèmeCRM
- outils de marketing
- logiciel de comptabilité
- moteur de réservation connecté à tous les principaux GDS
.
Non offert
- Génération de prospects
- site Web destiné aux consommateurs
- .facing website
TPI se positionne comme une agence de marketing et de soutien pour les professionnels du voyage, nouveaux ou expérimentés. Elle est fière du fait que plus de 40 % de leurs affiliés ont rejoint l’hébergeur alors qu’ils étaient novices. Pendant les 12 premiers mois, le service spécial d’engagement des agents s’occupe des nouveaux arrivants, les conseillant sur toute question. TPI n’offre pas de pistes en direct – au lieu de cela, elle se concentre sur la formation et les programmes de marketing afin que les agents puissent plus facilement trouver des clients eux-mêmes.
Membre du groupe Ensemble Travel, TPI donne accès à des commissions de haut niveau, des avantages, des promos et des biens publicitaires de 380 fournisseurs privilégiés. Les affiliés se connectent au Portail Agent avec tous les supports marketing, un logiciel de messagerie et de comptabilité, et un outil de réservation, ce qui leur permet de travailler avec les GDS Amadeus, Sabre et Travelport. Le portail pour agents fourni par Ensemble est intégré au système de back-office CRM, lancé par TPI.
Nexion Travel Group : guichet unique pour les professionnels du voyage d’agrément et d’affaires
Services disponibles
- programmes éducatifs
- site web orienté vers le consommateur
- génération de leads
- outils de marketing
- suivi des ventes et des commissions
- moteurs de réservation non-SGD
- sur mesure.GDS booking engine
- accès aux principaux GDS
Non proposé
- E&O assurance
Nexion Travel Group fait partie d’Internova Travel Group (ex-Travel Leaders Group), un réseau mondial représentant plus de 65 000 agents de voyage. Cette affiliation se traduit par un large choix d’offres de voyages et des commissions de premier ordre de la part des fournisseurs de voitures, d’hôtels, de vols, de croisières et d’assurances.
Nexion propose différents plans d’adhésion pour les nouveaux arrivants, les professionnels expérimentés, les sociétés multi-agents et les entreprises de voyages d’affaires. Tous les membres bénéficient d’un site web gratuit orienté vers les consommateurs, d’une gamme d’outils administratifs et de reporting, et d’un accès au moteur de réservation non-GDS appelé SNAP ! Les agents peuvent également utiliser les informations d’identification de l’hôte pour acheter des produits de voyage via Amadeus, Sabre, Apollo et Worldspan.
Agents externes : une ambiance familiale et la plus grande part de commission possible
Services disponibles
- programmes éducatifs
- E&O assurance
- site Web destiné aux consommateurs
- .facing website
- SystèmeCRM
- Outil de promotion des groupes
- Moteur de réservation pour les croisières et les vols
Non offert
- Génération de leads
Une entreprise familiale, Agents extérieurs donnent à leurs membres un accès direct aux propriétaires et aux experts du voyage qui leur fournissent des conseils et un soutien individuels. Cette approche personnelle distingue l’entreprise de ses rivaux. En outre, l’hôte ne facture aucun frais de démarrage et restitue aux agents jusqu’à 95 % des commissions perçues.
Le portail pour agents proposé par l’hôte comprend des chats en direct avec la communauté des agents, une base de connaissances de plus de 500 formations et un accès aux fournisseurs de voyages. Il fournit également un site Web personnalisable préconstruit avec un moteur de réservation intégré pour les croisières et les billets d’avion. Les autres technologies conçues pour les agents sont une plateforme de gestion des clients et un outil de promotion des groupes pour faciliter les voyages en groupe.
Du choix multiple à une seule option possible
Neuf fois sur dix, les agents de voyage changent d’hôte plusieurs fois avant de trouver la société adéquate pour y rester pendant des années, voire des décennies. Quoi qu’il en soit, la partie la plus importante du processus de sélection consiste à comprendre vos besoins. Une fois que vous les aurez clairement identifiés, il sera beaucoup plus facile de réduire des options infinies à quelques-unes et finalement au seul candidat possible.