Conseils fiscaux
De nombreux propriétaires de petites entreprises aiment montrer leur reconnaissance à leurs clients, à leurs clients et à leur équipe avec des cadeaux attentionnés. Après tout, vous établissez une relation avec vos clients et un lien avec votre équipe.
Que ce soit sous la forme d’argent, de cartes-cadeaux ou d’une marque d’appréciation, les cadeaux ont des implications fiscales que les propriétaires de petites entreprises doivent prendre en compte.
Ci-après, je vais partager tout ce que vous devez savoir sur la déduction des cadeaux, ainsi que les règles qui ont pu changer en raison de la loi sur les réductions d’impôts et les emplois.
Cadeaux pour les membres de l’équipe
Avant d’offrir un cadeau à un employé, vous devez vous poser deux questions :
- Ce cadeau est-il imposable pour mon employé ?
- Ce cadeau est-il une dépense professionnelle déductible ?
La réponse à ces questions dépend de la forme et de la valeur du cadeau.
Si le cadeau est considéré comme un revenu imposable pour l’employé, vous êtes tenu de retenir toutes les taxes fédérales et étatiques sur le revenu et les salaires applicables. Vous devez également payer d’autres taxes sur l’emploi, telles que les taxes fédérales et étatiques sur le chômage sur ces montants.
Type de cadeau de l’équipe 1 : biens corporels
Les cadeaux de biens ne sont pas considérés comme un revenu imposable pour les employés tant qu’ils répondent à la définition d’un « avantage marginal de minimis ».
Selon l’IRS, un avantage en nature de minimis est un cadeau « pour lequel, compte tenu de sa valeur et de la fréquence à laquelle il est fourni, est si petit qu’il est déraisonnable et peu pratique de le comptabiliser. »
Cela peut inclure les collations, le café et les beignets occasionnels, ou les cadeaux de vacances ou d’anniversaire dont la juste valeur marchande est faible, comme des fleurs, des fruits, des livres, etc.
L’IRS ne précise pas de montant maximal en dollars pour exclure les avantages sociaux de minimis du revenu imposable d’un employé, mais l’entreprise ne peut pas déduire plus de 25 $ d’un cadeau à une seule personne chaque année, y compris les employés.
Par exemple, disons qu’en guise de remerciement pour avoir travaillé de longues heures sur un projet, vous achetez à votre employé 100 $ de billets de concert. Seuls 25 $ de ce cadeau seraient une dépense d’entreprise déductible. Le reste serait non déductible.
Type de cadeau 2 : cartes et certificats-cadeaux
Les cartes et certificats-cadeaux sont considérés comme un revenu imposable pour les employés car ils peuvent essentiellement être utilisés comme de l’argent liquide. Le coût de la carte-cadeau est entièrement déductible pour l’entreprise, mais vous devez retenir des impôts sur le salaire de l’employé pour ces cadeaux.
Type de cadeau d’équipe 3 : récompenses
Vous pouvez déduire jusqu’à 400 $ du coût des récompenses de sécurité et de service des employés en biens personnels tangibles (comme une montre) pour chaque employé pour chaque année. Les récompenses ne sont pas un revenu imposable pour les employés, mais elles doivent être limitées.
Pour les récompenses de service, elles ne peuvent pas être données pendant les cinq premières années de service de l’employé et pas plus souvent que tous les cinq ans. Les récompenses de sécurité ne peuvent pas être accordées à plus de 10 % des employés au cours de la même année.
La loi de 2017 sur les réductions d’impôts et les emplois (Tax Cuts and Jobs Act) (TCJA) a précisé que les récompenses en biens personnels tangibles ne peuvent pas inclure des espèces, des équivalents d’espèces ou des cartes-cadeaux, des vacances, des repas, un hébergement, des billets de théâtre, des billets de sport, des actions, des obligations ou des investissements similaires.
Lorsque vous enregistrez les cadeaux aux employés dans vos livres, si le cadeau doit être inclus dans la rémunération imposable de l’employé, comptabilisez-le sur le même compte que celui sur lequel vous comptabiliseriez son salaire, son traitement ou ses primes. Si le cadeau n’est pas considéré comme une rémunération, inscrivez-le dans la rubrique « incitations pour les employés ».
Cadeaux pour les clients
Il existe de petites façons de montrer votre appréciation pour vos clients vedettes. Les cadeaux ne sont qu’une forme de cette gratitude.
Cadeaux pour les clients de type 1 : biens corporels
La même règle s’applique à votre client : Vous ne pouvez pas déduire plus de 25 $ par personne et par an pour les cadeaux d’affaires.
L’IRS précise que les frais accessoires, tels que l’affranchissement, la gravure et l’emballage du cadeau, ne sont pas inclus dans cette limite de 25 $. Cependant, si quelque chose ajoute de la valeur au cadeau lui-même, cela ne peut pas être considéré comme un accessoire.
Par exemple, disons que vous achetez un panier cadeau pour un client qui coûte 25 $. Disons que vous avez également ajouté une bouteille de vin de 25 $ au panier et dépensé 20 $ de plus pour emballer et expédier le panier. Votre déduction serait de 45 $ – un maximum de 25 $ pour le panier cadeau et le vin et 20 $ supplémentaires pour l’emballage et l’expédition.
Type de cadeau client 1 : Swag de marque
Bonne nouvelle, vous n’êtes pas obligé d’inclure les accessoires marketing de marque dans cette limitation de 25 $.
Les articles qui coûtent moins de 4 $, sur lesquels le nom ou le logo de votre entreprise est imprimé et qui font partie des nombreux articles identiques que vous offrez régulièrement ne sont pas considérés comme des cadeaux.
Cadeau de client de type 2 : divertissement
Faites attention à la déduction des cadeaux qui pourraient être considérés comme des frais de divertissement. Par exemple, si vous donnez à un client des billets pour un événement de divertissement, s’agit-il d’un cadeau ou d’un divertissement ?
Généralement, si vous assistez à l’événement avec le client (chaque fois que nous pouvons le faire à nouveau), les billets devraient être traités comme une dépense de divertissement. Si vous donnez des billets à un client et que vous n’assistez pas à l’événement, cela peut être considéré comme un cadeau.
Cette distinction est importante car la TCJA a éliminé la déduction pour les frais de divertissement à partir du 1er janvier 2018.
Pro-Tip : Conservez des dossiers sur les cadeaux déductibles d’impôt !
Comme pour la plupart des déductions fiscales, il est essentiel de conserver des traces de ce que vous avez acheté, du montant que vous avez payé et de l’objectif commercial du cadeau pour vous assurer d’obtenir votre déduction.
Disons que vous vous arrêtez chez un détaillant local et achetez quatre paniers-cadeaux pour des clients à 25 $ chacun. Si le reçu ne comprend pas de liste détaillée des cadeaux achetés et indique plutôt le total que vous avez payé, c’est une bonne idée de noter que vous avez acheté quatre paniers-cadeaux à 25 $ chacun. Sur chacun, nommez également les clients pour lesquels les paniers-cadeaux ont été achetés.
De cette façon, si votre préparateur fiscal – ou l’IRS – remet en question la déductibilité de votre cadeau, vous avez une documentation écrite pour l’appuyer.
Tout le monde sait qu’il vaut mieux donner que recevoir – encore plus si ce don peut bénéficier à votre facture fiscale.
En fin de compte, c’est gagnant-gagnant : un petit cadeau d’appréciation peut laisser une impression durable et servir de déduction précieuse. (Assurez-vous simplement de tenir des registres minutieux pour que votre esprit de générosité ne vous revienne pas en pleine figure au moment des impôts !)
à propos de l’auteur
Collaboratrice indépendanteJanet Berry-Johnson est une CPA et une rédactrice indépendante avec une formation en comptabilité et en assurance. Ses écrits ont été publiés dans Forbes, Parachute by Mapquest, Capitalist Review, Guyvorce, BonBon Break et Kard Talk. Janet vit en Arizona avec son mari, son fils et leur chien de sauvetage, Dexter. En dehors du travail et de la famille, elle aime cuisiner, lire des romans historiques et regarder en boucle Real Housewives.
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