Repenser les communications à l’ère du coronavirus
Depuis que le service massivement populaire Slack a gagné le cœur des travailleurs, les applis de messagerie d’entreprise sont devenues le moyen de facto de communication au bureau. Ces applications regroupent la messagerie instantanée, la messagerie texte, les forums privés, les appels vidéo, le partage de fichiers, et parfois le partage d’écran, en un seul centre de collaboration. Le résultat est un lieu unique où l’on peut discuter avec ses collègues, en temps réel ou de manière asynchrone. Maintenant que le COVID-19 est arrivé, les équipes devront également réfléchir sérieusement à la manière de rester en contact avec les membres qui sont en quarantaine, ne peuvent pas voyager, veulent éviter les réunions en face à face ou sont séparés pour d’autres raisons. Les applis de messagerie d’entreprise peuvent constituer un élément clé de la solution.
Vous pouvez avoir des conversations en tête-à-tête, des chats de groupe sur invitation uniquement et des conversations publiques avec tous ceux qui veulent s’y joindre. Lorsqu’elles sont utilisées de manière appropriée, les applications de chat en équipe font partie des meilleurs outils de productivité, car elles facilitent le suivi des conversations, améliorent le travail d’équipe et contribuent à maintenir la culture d’entreprise.
Les applications de messagerie d’entreprise présentent plusieurs avantages par rapport au trou noir de la productivité qu’est le courrier électronique. Tout d’abord, elles encouragent la brièveté. En raison de la mise en page de ces applis et de l’évolution de l’étiquette concernant leur utilisation, les messages ont tendance à être succincts, contrairement à l’email où beaucoup se sentent obligés de surexpliquer. Deuxièmement, la plupart des discussions se déroulent sur la base d’une participation volontaire. Vous pouvez participer aux conversations qui vous concernent, mais vous pouvez également ignorer celles qui ne vous concernent pas. Si l’on a besoin de vous, quelqu’un peut mettre un signe @ devant votre nom pour vous signaler. C’est beaucoup plus clair que d’être mis en copie d’un e-mail alors que vous n’avez aucune idée de votre rôle dans la conversation. Troisièmement, les applications de messagerie permettent des conversations persistantes et continues, ce qui n’est pas le point fort de l’e-mail. Ouvrez un forum appelé » Brainstorming « , et les gens peuvent ajouter une idée dès qu’elle les frappe.
Que sont ces applis et qu’est-ce qui les rend différentes les unes des autres ?
Tout le monde aime Slack, non ?
Slack est l’une des applis de messagerie d’équipe les plus connues et les plus aimées. Il existe de nombreuses alternatives à Slack, mais cette application a fait des progrès significatifs en matière d’adoption dès le début de son existence. Une fois que Slack a trouvé ses marques, une bonne campagne de marketing n’a pas fait de mal non plus. Selon CNBC, l’entreprise a dépensé 104 millions de dollars en marketing au cours de l’exercice 2017, et ce chiffre a doublé depuis.
A part le fait d’avoir fait parler d’elle très tôt, Slack est également devenue une sorte de coqueluche parce qu’elle était si différente du courrier électronique. Elle a embrassé le caractère ludique avec des emoji, des reacji (emoji utilisés en réaction à un message) et des GIF animés. L’application a également développé sa liste de fonctionnalités de manière régulière et avec une réelle valeur ajoutée. Si vous connaissez Slack, vous vous souvenez peut-être de l’ajout d’alertes d’état personnalisables, de messages en fil de discussion ou de la possibilité de transférer des e-mails dans l’application. De plus, Slack s’intègre très bien à des dizaines d’autres applications et services en ligne. Si vous avez besoin de recevoir des alertes sur l’activité d’une autre app, il y a de fortes chances que vous puissiez les obtenir dans Slack.
Si vous êtes déjà un fan de l’app, nous avons 45 conseils Slack pour vous aider à en tirer le meilleur parti.
Bien sûr, tout le monde n’adore pas Slack. Certains le trouvent trop occupé, trop bruyant, même s’il existe des astuces pour rendre Slack moins distrayant. D’autres reconnaissent que Slack a des fonctionnalités abondantes, mais pas celles dont ils ont besoin. Une autre application riche en fonctionnalités, Glip de RingCentral, offre un tas d’outils que vous ne trouverez pas dans Slack (à moins de les ajouter par le biais d’une intégration). Glip propose par exemple l’édition collaborative de documents, ainsi qu’un calendrier d’équipe et des outils de gestion des tâches. Glip vous offre également des outils pour annoter des images et des PDF. Si votre équipe dispose déjà du service VoIP RingCentral Office, vous payez déjà pour Glip, qui est bien intégré. Essayez-le si ce n’est pas déjà fait.
Autres alternatives à Slack
Il y a aussi d’autres applications à considérer, qui répondent à différents besoins. Twist de Doist en est un excellent exemple. Elle utilise une mise en page unique qui répond aux besoins d’une équipe distribuée, c’est-à-dire de personnes situées dans des fuseaux horaires différents. Lorsque les gens travaillent à des heures différentes, leur application de communication doit être conçue de manière à ce que les conversations restent ordonnées et organisées. Lorsque les membres d’une équipe aux Philippines commencent à travailler et lisent les conversations de leurs collègues canadiens, ils ne doivent pas se sentir exclus simplement parce qu’ils dormaient au moment de la discussion. Twist est conçu pour ce type de scénario. Il convient toutefois de noter que Twist ressemble beaucoup au courrier électronique à bien des égards.
Flock est une autre alternative. Il ne semble pas tout à fait aussi frénétique que Slack, mais il a beaucoup des mêmes fonctionnalités. Il n’en est simplement pas surchargé. Flock coûte également moins cher que Slack. L’appli dispose d’une interface soignée, d’une liste de tâches intégrée et de la possibilité de créer un tableau de messages en lecture seule, qui pourrait être utilisé pour diffuser des informations provenant d’un service juridique, des RH ou des dirigeants de l’entreprise.
La meilleure valeur pour les petites entreprises
Plusieurs petites organisations peuvent s’en sortir en utilisant la version gratuite d’une appli de messagerie. Habituellement, la version gratuite limite le nombre de messages qu’elle examine lorsque vous lancez une recherche, ou elle a un faible plafond de stockage sur les fichiers téléchargés. Les petites entreprises qui ont besoin de payer pour toutes les fonctionnalités sans limitation devraient se tourner vers Zoho Cliq, l’application la moins chère qui a fait cette liste des meilleures applications de messagerie d’équipe.
Les frais de Zoho Cliq sont basés sur le nombre total de personnes d’une équipe utilisant l’application. Plus il y a de personnes, plus le prix par personne est bas. Avec 500 personnes ou plus, vous payez 1 $ par tête et par mois. À mesure que le nombre d’utilisateurs diminue, vous payez un peu plus. Ainsi, un groupe de 10 personnes ou moins finit par payer 3 $ par personne par mois, ce qui reste extraordinairement bas.
Options groupées
Une autre façon de maintenir les coûts bas est d’utiliser une appli de messagerie d’équipe qui est groupée avec un autre service pour lequel votre organisation paie déjà. Trois exemples sont Google Hangouts Chat, Microsoft Teams, et Glip by RingCentral (que nous avons déjà mentionné, mais le voici à nouveau… tada !).
Google Hangouts Chat est inclus dans un compte G Suite d’entreprise. En d’autres termes, si votre organisation utilise Gmail pour la messagerie ou Google Docs pour le traitement de texte, alors vous disposez déjà de Google Hangouts Chat. Vous n’avez pas besoin de payer un supplément pour cela. Il est déjà là pour que votre équipe commence à l’utiliser.
Il en va de même pour Microsoft Teams, qui est fourni avec les comptes Office 365 Business ou Enterprise applicables. Teams est un peu différent de Hangouts Chat car vous pouvez utiliser Teams gratuitement même si vous n’êtes pas un client professionnel payant de Microsoft Office ; il vous suffit d’avoir une adresse e-mail Outlook.com gratuite. Si vous avez utilisé Slack et que votre entreprise paie déjà pour Office, jetez un coup d’œil à ce qui différencie Microsoft Teams et Slack. Cela peut vous aider à décider s’il faut changer.
Communiquer, collaborer
Les organisations peuvent avoir d’autres outils de collaboration qui incluent des fonctionnalités de chat et de messagerie. Par exemple, vous obtenez généralement un endroit pour discuter du travail dans tout logiciel de gestion de projet. Ces outils font un excellent travail pour soutenir les discussions liées au projet en cours, mais ils ne sont pas adaptés aux conversations plus générales, comme faire savoir aux autres navetteurs les problèmes de circulation ou discuter des moyens d’améliorer les politiques de bureau. Il y a donc certains avantages à disposer à la fois d’applis de messagerie et d’autres outils de collaboration qui contiennent plus de moyens de communiquer.
La chose la plus importante qu’une app de messagerie d’équipe puisse faire est de soutenir tous les membres d’une équipe en leur donnant l’un des nombreux outils dont ils ont besoin pour communiquer et effectuer le travail efficacement.