Nous savons tous que demander de l’argent n’est pas une tâche facile. C’est particulièrement vrai si vous dirigez une entreprise qui est associée à la collecte d’argent auprès des clients. Même après avoir réussi à livrer des biens/services à vos clients, ils peuvent parfois oublier de payer dûment leurs factures. En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez besoin de cet argent pour améliorer votre trésorerie. Mais poursuivre les clients pour obtenir de l’argent peut être inconfortable et difficile pour beaucoup. Si vous vous trouvez un jour dans une telle situation, ne vous inquiétez pas. Une lettre de rappel de paiement vous aidera à régler la situation.
Une lettre de rappel de paiement est un document écrit à un client pour lui rappeler de payer ou sa facture impayée. Ces lettres offrent un moyen pratique et professionnel de demander ce qui vous revient de droit. En fait, elles vous aident à choisir vos mots d’une manière amicale qui ne compromettra pas vos relations avec vos clients.
Table des matières
Contenu de base d’une lettre de retard de paiement
En tant que gens d’affaires, vous serez probablement confrontés à des retards de paiement plus que vous ne le pensez. Mais lorsque de telles prédictions se présentent, vous seriez certainement inquiet de savoir où commencer à rédiger vos lettres de rappel. Par conséquent, voici quelques composants communs que vous inclurez hautement dans votre lettre.
En-tête de lettre de l’entreprise
Dans toute lettre de rappel de paiement, il est très important que vous incluiez l’en-tête de lettre de votre entreprise. L’en-tête doit inclure vos détails personnels tels que le nom, le titre du poste et l’adresse de l’entreprise. En mentionnant vos coordonnées personnelles, vous permettez au client de vous identifier beaucoup plus facilement. En plus de cela, vous pouvez également inclure la date de rédaction à des fins d’enregistrement.
L’adresse du destinataire
L’autre chose que vous devez inclure est les détails personnels du client. Cela devrait inclure des informations physiques et de contact. Lorsque vous ajoutez les détails du destinataire, assurez-vous que les informations sont aussi précises que possible. En d’autres termes, assurez-vous que votre lettre est adressée à la bonne personne. Si, par exemple, vous oubliez un détail, votre lettre atterrira dans l’oreille d’un sourd.
Paragraphe d’introduction
C’est le premier paragraphe de votre lettre. Dans ce paragraphe, l’auteur rappelle poliment au client les paiements en attente des biens ou services reçus précédemment. En prime, n’oubliez pas de mentionner le numéro de la facture, le montant nécessaire et la date à laquelle le paiement était dû.
Paragraphes du corps
Ce paragraphe est souvent le plus long. Ici, l’auteur doit faire savoir au client pourquoi l’entreprise souhaite qu’il règle les sommes dues. Le ton du corps de texte doit être modéré en fonction du type de lettre. Par exemple, s’il s’agit de la première lettre de rappel de paiement, veillez à utiliser un ton plus poli. En revanche, s’il s’agit de la troisième ou de la dernière lettre de rappel, alors un ton plus affirmé suffira.
Encore, vous pouvez faire savoir au client quelles répercussions l’attendent s’il n’honore pas son dû. Veillez à vous présenter de manière claire et compréhensible.
Conclusion
Ce paragraphe est le paragraphe de clôture. Ici, l’auteur doit réaffirmer une fois de plus l’importance de payer la dette. Par exemple, si votre entreprise souhaite se réapprovisionner, veillez à l’indiquer précisément. Afin de rester professionnel, veillez à utiliser des mots aimables malgré les désagréments causés. Une fois que vous avez terminé la conclusion, vous devez ajouter votre nom, suivi de votre signature officielle.
Conseils à prendre en compte pour rédiger une lettre de rappel de paiement
Si vous voulez une lettre qui vous permettra d’être payé gentiment et facilement, vous devez vous surpasser et meubler votre lettre comme un pro. Cela étant dit, les conseils suivants vous aideront à obtenir une lettre qui fonctionne selon vos désirs.
- Écrire une lettre au bon moment.
Une chose qui distingue la lettre de rappel du reste est le timing. L’envoi de votre lettre au bon moment a un effet significatif sur son paiement. Selon les experts, par exemple, envoyer la lettre le week-end peut être une idée judicieuse car votre client aura peu de temps pour réfléchir. Si vous avez l’intention d’envoyer une lettre électronique, le meilleur jour pour le faire est le mardi. Encore une fois, vous pouvez envoyer les lettres un jour après l’échéance de la facture.
- Inclure les détails critiques sur votre paiement
Lorsque vous rédigez la lettre, assurez-vous d’inclure toutes les informations qui la rendront facile à comprendre pour le client. Il s’agira notamment du numéro de facture, du montant dû, des conditions de paiement et des coordonnées.
- Modifiez votre langage
Comme mentionné précédemment, le langage utilisé lors de la rédaction des lettres de rappel de paiement doit être poli et professionnel. Toutefois, l’urgence doit augmenter au fur et à mesure que les jours passent. Si la facture a dépassé 15 jours, vous devez être trop poli pour affirmer votre relation avec le client. Si la facture est échue depuis 30 jours, le langage doit exprimer l’urgence. En revanche, si la facture a 60 jours de retard, vous devez être très strict sur le paiement. Faites savoir au client à quel point vous avez besoin du paiement de manière urgente.
- Offrir un plan de paiement.
Parfois, votre client peut être découragé par l’énorme facture qu’il doit payer. Par conséquent, afin de rendre la démarche plus légère pour eux, vous pouvez leur proposer un meilleur plan de paiement. Par exemple, vous pouvez diviser la facture en petits morceaux faciles à gérer. Cela augmentera les chances que votre dette soit payée.
Échantillons de lettres de rappel de paiement
Re : ,
Je vous contacte au nom de Greenstone Company Limited en ce qui concerne le numéro de facture suivant .
Cette facture devait être payée il y a deux semaines. Nous vous serions très reconnaissants de soumettre le paiement par chèque de banque. Comme vous le savez, nous voulons faire notre inventaire annuel afin de nous réapprovisionner pour le prochain exercice financier.
Notez que les paiements doivent être effectués au plus tard le 2 décembre 2020. Dans le cas contraire, nous serions contraints de transmettre vos coordonnées à l’agence de recouvrement de créances. Notez également que nous acceptons les paiements effectués par tranches. Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, n’hésitez pas à entrer en contact par .
Merci pour votre temps.
Sincèrement,
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