Par Beth Buehler
Le sujet de savoir qui paie les boissons au bar est une conversation qui a lieu pour chaque réunion ou événement, à moins qu’il ne s’agisse d’une occasion professionnelle ou sociale qui n’implique pas d’alcool bien sûr. Lors de diverses conférences et événements auxquels j’assiste dans le cadre de mon travail, le vin, la bière et les spiritueux du Colorado font souvent l’objet d’un don, de sorte que ces boissons et parfois une boisson de marque sont offertes gratuitement aux participants, qui doivent acheter les autres boissons. J’aime aussi l’approche du billet, car elle fournit toujours une boisson gratuite ou deux, mais contrôle le budget de l’organisateur.
Lors de notre célébration des prix du choix des lecteurs et de l’intronisation au Hall of Fame pour Colorado Meetings + Events qui se tient chaque année en mars comme coup d’envoi de la Colorado Meetings Week, nous utilisons des partenariats et des parrainages pour avoir un bar hébergé tout au long de la soirée de 18 h à 20 h 30.m.
Un bar hébergé lors de la célébration annuelle du Colorado Meetings + Events Best of est rendu possible grâce aux parrainages et aux partenaires. Photo par Allée Photography.
Ce ne sont là que quelques exemples, alors j’ai pris contact avec Alicia Hein pour en savoir plus sur le sujet » Bar sans hôte ou bar hébergé : Avantages et inconvénients « , car elle a travaillé en tant que responsable des ventes nationales et responsable des services de convention au Crested Butte Mountain Resort et responsable des ventes de restauration pour les mariages au Keystone Resort.
Destination Colorado : Quelle est la meilleure façon d’aborder le sujet du bar sans hôte/bar accueilli avec un client ?
Alicia Hein : J’aime commencer par discuter de la façon dont l’événement s’inscrit dans le programme global du groupe. S’il s’agit d’un premier événement ou d’une réception isolée, alors le client ou le planificateur de la réunion a plus de flexibilité avec le format du bar.
Dans mon travail de directrice nationale des ventes pour Crested Butte Mountain Resort, je travaille souvent avec des clients qui apportent une conférence annuelle à notre station où les participants viennent année après année, et la réception de bienvenue ou les réceptions du soir sont des pierres angulaires de l’expérience de la conférence fournissant du réseautage et une chance de rattraper des collègues qu’ils ne voient pas souvent. Dans ces cas, je recommande de garder le même format de bar pour répondre aux attentes des invités.
J’ai eu d’autres groupes de conférence qui aiment mélanger un peu les choses d’une année à l’autre, et nous pouvons utiliser le format du bar pour répondre aux directives budgétaires, aider à atteindre les minimums de nourriture et de boissons négociés avec notre centre de villégiature ou encourager la participation à un programme avant ou après l’événement.
Un toast à Butte 66 avec vue sur les pistes du Crested Butte Mountain Resort. Courtoisie CBMR/Trent Bona.
DC : Les bars hébergés sont-ils plus courants que les bars sans hôte ou vice versa ? Ou est-ce différent pour les événements d’entreprise par rapport aux événements sociaux ?
AH : Je ne sais pas si l’un ou l’autre est plus populaire. Je pense que cela dépend surtout du budget du groupe et aussi du type d’événement. Dans mon expérience en tant que responsable des ventes de restauration s’occupant des mariages à Keystone, j’ai constaté que la plupart de mes mariées voulaient fournir un bar hébergé et le faisaient tant que leur budget le permettait. Souvent, leurs invités venaient de tout le pays et ils voulaient donc soulager une partie du fardeau financier que représentait le fait de se rendre à destination en hébergeant le bar (et l’ensemble de la célébration) une fois que leurs invités étaient arrivés.
DC : Quels sont les éléments à prendre en compte avec un bar hébergé ?
AH : Définitivement le budget du client, car les tabulations du bar hébergé peuvent varier selon le type et la durée de l’événement et le nombre de personnes présentes. Les clients doivent également tenir compte du transport après l’événement si les invités doivent retourner à leur hôtel ou ailleurs. Un hôte responsable fournira une navette pour l’événement ou organisera l’événement à proximité d’options de transport gratuites, car les gens consomment généralement plus de boissons s’il y a un bar hébergé.
Une rencontre après le ski au Umbrella Bar du Crested Butte Mountain Resort pourrait être un bar hébergé ou non. Assurez-vous simplement que le délai est court pour que les participants puissent revenir en ski ou en planche en toute sécurité. Courtoisie CBMR/Nathan Bilow.
DC : Que diriez-vous d’un bar sans hôte ?
AH : Selon le type d’événement, il peut être utile de prévenir les invités à l’avance afin qu’ils puissent venir préparés avec un paiement approprié. La plupart des lieux acceptent les cartes de crédit, mais si l’événement a lieu dans un endroit éloigné, la seule option peut être l’argent liquide, que moins de gens portent sur eux de nos jours. Si vous êtes un organisateur de réunions et que vous ajoutez un nouvel événement à votre programme, par exemple une séance d’affichage en fin d’après-midi ou en soirée, le fait de proposer un bar payant avant l’événement aura probablement pour effet de réduire le nombre de participants aux deux événements. Offrir une sélection de nourriture à la réception peut compenser cela, mais héberger le bar (ou une partie de celui-ci) serait plus bénéfique pour inciter les gens à assister à l’événement.
DC : Quel est un bon moyen terme entre les deux ?
AH : Généralement, cette question se pose en raison des contraintes budgétaires d’un client. Je suis un grand fan de la personnalisation du bar pour accueillir la bière et le vin, mais que les boissons alcoolisées soient payées par l’invité. Ce format augmente la fréquentation de l’événement et offre des options aux invités tout en contrôlant le budget global du client.
DC : Quelle est une bonne façon d’aider à contrôler les coûts pour un bar hébergé ?
AH : Si un groupe de conférence a un budget strict, il fournira souvent aux participants un certain nombre de tickets de boisson pour contrôler les coûts et les invités paieront toute boisson au-delà des tickets. Une autre option est d’héberger le bar jusqu’à une certaine heure et de passer ensuite à un bar non hébergé, mais cela ne fonctionne pas bien pour tous les événements et peut en fait créer une » ruée » sur le bar juste avant que le format passe au non hébergé, ce qui n’aide pas nécessairement votre budget.
Si un organisateur de réunion a des possibilités de parrainage disponibles pour une conférence, je suggère toujours d’inclure le parrainage du bar comme option. Cela peut être un moyen facile de compenser une contrainte budgétaire de la conférence tout en permettant à un fournisseur de s’engager de manière sociale avec vos invités.
Les boissons gratuites fournies par les fournisseurs de salons professionnels peuvent être un moyen utile d’offrir une réception de clôture comme celle-ci lors de la conférence éducative et du salon professionnel du Meetings Industry Council of Colorado. Photo par All Digital Photo and Video.
DC : Les sites ont-ils des exigences différentes pour les bars hébergés et non hébergés ?
AH : Oui, mais la plupart de ce travail est fait en interne du côté du lieu, disons avoir une caisse à portée de main ou une machine à cartes de crédit disponible pour un bar sans hôte ou avoir plus de boissons et de personnel disponible pour un bar hébergé. Je pense que la clé, en tant que client ou organisateur de réunion, est de détailler les détails du format du bar et du paiement avec l’hôte de votre lieu de réunion à l’avance, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Si, en tant que client, vous êtes préoccupé par la facture du bar, j’aime en être informé dès le départ et le communiquer à notre personnel. Dans l’ensemble, nous voulons que vous et vos invités aient envie de revenir dans notre station ou de nous recommander à d’autres personnes et nous augmentons nos chances que cela se produise en gérant en fonction de vos attentes pour l’événement.
DC : Comment rendre les bars des événements (hébergés ou non) uniques par rapport à la même vieille approche ?
AH : Je pense que cela dépend plus de ce qui est disponible au bar que du format. Les clients qui cherchent à rendre un événement unique travailleront souvent avec notre équipe de services de conférence pour personnaliser une boisson signature pour l’événement ou demander que des produits locaux soient servis. Ici, à Crested Butte, nous demandons généralement du rhum Montanya produit localement ou de la bière Irwin Brewing Company, afin d’ancrer l’expérience du mariage ou de la conférence dans notre ville. En tant que professionnel du secteur, j’adore consulter les idées de boissons originales proposées par Colorado Meetings + Events dans ses bulletins d’information et ses magazines. Les recettes de boissons sont généralement fournies par des mixologistes professionnels et me fournissent les éléments de base pour filer quelque chose de similaire pour des événements ici.
Beth Buehler est rédactrice en chef des magazines Colorado Meetings + Events et Mountain Meetings, elle a aidé à planifier de nombreuses réunions et événements et aime explorer le Colorado en toutes saisons.