Le jour où il faut s’organiser est maintenant, pas plus tard. Sans une certaine organisation pour votre projet, vous courez le risque d’envoyer un projet étendu et chronophage en spirale vers un échec cuisant.
Un projet bien organisé garantit que chacun sait ce qu’on attend de lui, quelle est son autorité et ce qu’il doit faire. Il fournit la piste sur laquelle mener un projet. Sans cela, un projet est en pagaille.
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Qu’est-ce que l’organisation de projet ?
L’organisation de projet est la structure du projet. Elle est créée séparément, avec des spécialistes et des travailleurs de différents départements. Ce personnel travaille sous la direction du chef de projet.
L’organisation du projet est un processus. Elle fournit l’arrangement des décisions sur la façon de réaliser un projet. Elle décide du processus du projet : planification de la manière dont ses coûts, ses délais, son personnel et ses outils seront mis en œuvre. L’organisation du projet est ensuite présentée aux parties prenantes du projet.
Domaines de responsabilité
Il existe trois domaines de compétence et de responsabilité dans une structure organisationnelle de projet : la direction du projet, l’équipe du projet et le conseil du projet. La direction du projet est responsable de la gestion du projet, et l’équipe de projet met en œuvre le projet. Le conseil de projet est l’organe de décision qui définit la réussite du projet et la nécessité ou non d’annuler un projet.
Types de structures organisationnelles de projet
Il existe une variété de structures organisationnelles de projet. En voici trois :
- Fonctionnelles, c’est lorsque les départements organisationnels sont regroupés par domaines de spécialisation. Dans ce cas, le projet est généralement exécuté dans un environnement en silo.
- Projeté est lorsque l’ensemble de l’organisation est organisée par le projet.
- Matricielle a des équipes qui rendent compte à la fois à un gestionnaire fonctionnel et à un gestionnaire de projet, sorte d’hybride des deux structures précédentes.
- L’organisation organique du projet embrasse la flexibilité.
- Virtuelle est lorsque le chef de projet est le pivot du réseau.
- Multidivision signifie que les groupes fonctionnels sont décentralisés.
Comprendre quel type de structure organisationnelle utiliser détermine la gestion d’un projet. La structure fournit les os du projet, et donc le plan du projet doit s’aligner sur la structure. Cela se fait généralement à l’aide d’un organigramme de projet.
Organigrammes de structure organisationnelle de projet
Découvrir la structure à mettre en place n’est que le début de l’organisation d’un projet. Le vrai travail consiste à mettre en œuvre et à appliquer cette organisation de projet. C’est pourquoi un organigramme de projet est si important. Il établit les relations formelles entre le chef de projet, l’équipe de projet, l’organisation de développement, le projet lui-même et les parties prenantes du projet.
Best Practices
Le chef de projet crée la structure du projet, qui doit répondre aux besoins du projet tout au long de ses phases. La structure organisationnelle du projet ne peut cependant pas être trop rigide ou trop lâche, mais trouver un juste équilibre entre ces deux points. L’objectif d’une organisation de projet est d’aider l’équipe à atteindre l’objectif du projet et à faire de son mieux. Par conséquent, un chef de projet doit analyser les points forts des membres de son équipe pour le début et, lorsqu’ils sont affectés, leur demander s’ils sont à l’aise dans leur rôle.
Bien que l’organigramme du projet favorise la collaboration de manière rentable, en évitant les doublons et les chevauchements d’efforts, il n’a qu’une valeur limitée. C’est parce qu’il ne fait qu’illustrer une relation hiérarchique au sein de l’équipe, et non la façon dont ils vont effectuer le travail. Cela dit, il reste un outil précieux et fait partie de tout projet ou portefeuille bien planifié.
Comment faire un organigramme de projet
L’organigramme de projet identifiera les rôles et les responsabilités de l’équipe, mais détaillera également les membres de l’équipe sélectionnés pour ces rôles. Il s’agit notamment d’identifier la formation si nécessaire, de reconnaître comment allouer les ressources et de déterminer les moyens appropriés pour impliquer les parties prenantes. Pour ce faire, il y a six étapes à suivre.
Identifier le personnel
D’abord, qui sont les personnes qui sont liées à la portée du projet ? Ce sont ceux qui ont un impact sur le projet. Il s’agit du personnel clé. Ces personnes peuvent aller des spécialistes du marketing aux vendeurs, des chefs de service et du personnel informatique aux consultants et au personnel de soutien, etc.
Créer une équipe de direction
L’étape suivante consiste à obtenir une équipe qui est responsable du projet. Il s’agit, bien sûr, des personnes qui ont un intérêt direct dans le projet et qui s’engagent à le réussir. Cette équipe est généralement composée des sponsors du projet ou du client, bien qu’elle puisse également inclure des experts qui offrent des conseils tout au long du projet.
3 Attribuer des coordinateurs de projet
Il est nécessaire d’avoir une personne de référence, ou un groupe au niveau de gestion intermédiaire ou inférieur, pour effectuer les tâches qui relèvent de ce niveau. Cette personne ou ce groupe aidera à synchroniser les tâches de l’équipe. Le nombre de coordinateurs sera déterminé par la taille du projet, mais il faut toujours se concentrer sur trois domaines d’un projet : la planification, la technique et la communication.
Noter les parties prenantes
En dehors de l’équipe qui exécutera le projet, il est essentiel d’identifier les parties prenantes, car elles sont également impactées par le projet et participent à son développement.
Identifier les besoins en formation
Parfois, les équipes maîtrisent leurs tâches et les outils qui ont été fournis pour les aider. Parfois, elles ne le sont pas et ont besoin d’une période de formation avant que le projet puisse être exécuté. C’est à ce moment que toute formation nécessaire est établie et proposée à l’équipe. Le coordinateur du projet est généralement celui qui gère cette tâche de montée en compétence des membres de l’équipe.
Créer l’organigramme du projet
Enfin, il est temps de développer l’organigramme du projet. Tout d’abord, passez en revue les étapes précédentes, puis faites cette représentation visuelle de la façon dont les personnes du projet vont collaborer, quelles sont leurs tâches et où elles sont liées. Vous pouvez utiliser un outil gratuit de diagramme de réseau, comme Google Draw, et une fois terminé, faites-le diffuser aux parties nécessaires.
L’organigramme du projet doit comporter la liste des principaux décideurs. Chaque personne impliquée dans le projet doit avoir une affectation et un rôle identifié et les responsabilités de ces rôles clairement définies. Tout lien reliant les rôles doit être identifié, ainsi que toutes les parties prenantes. Assurez-vous que les canaux de reporting et de communication sont également définis et décrits.
Comment ProjectManager.com aide à l’organisation du projet
Une fois que vous avez votre structure et votre organigramme de projet, il est important de s’assurer que cette structure tient le coup tout au long du cycle de vie du projet. ProjectManager.com dispose des outils dont les chefs de projet ou les responsables de programme ont besoin lorsqu’ils travaillent sur un ou un portefeuille de projets. Nos fonctionnalités permettent de s’assurer que l’organisation de votre projet est solide grâce à des fonctionnalités qui assurent le suivi des portefeuilles de projets.
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