DÉCLARATION DE MISSION
L’ouverture conduit à un citoyen mieux informé, ce qui conduit à un meilleur gouvernement et à une meilleure politique publique. C’est la mission et l’intention du greffier des tribunaux de STOW de se conformer pleinement et en tout temps à l’esprit et à la lettre de la loi sur les archives publiques de l’Ohio.
DÉFINITION DES DOCUMENTS PUBLICS
Un » document » est défini comme incluant ce qui suit : Un document dans n’importe quel format – papier, électronique (y compris, mais sans s’y limiter, le courrier électronique professionnel) – qui est créé, reçu par, ou relève de la juridiction du STOW CLERK OF COURTS et qui documente l’organisation, les fonctions, les politiques, les décisions, les procédures, les opérations ou d’autres activités du bureau.
Un « dossier public » est un « dossier » qui est conservé par ce bureau au moment où une demande de dossiers publics est faite, sous réserve des exemptions applicables à la divulgation en vertu de la loi de l’Ohio ou de la loi fédérale. Tous les dossiers publics doivent être organisés et conservés de manière à pouvoir être mis à disposition pour l’inspection et la copie.
DÉLAI DE RÉPONSE
Les dossiers publics doivent être mis à disposition pour l’inspection pendant les heures de bureau habituelles. Les dossiers publics doivent être mis à disposition pour inspection rapidement. Des copies des dossiers publics doivent être mises à disposition dans un délai raisonnable. « Prompt » et « raisonnable » tiennent compte du volume des dossiers demandés, de la proximité de l’endroit où les dossiers sont stockés, de la nécessité de tout examen juridique et de toute rédaction, ainsi que d’autres faits et circonstances des dossiers demandés.
Le greffier des tribunaux de STOW a pour objectif d’accuser réception de toutes les demandes de documents publics par écrit ou, si possible, de les satisfaire dans les trois jours ouvrables suivant la réception de la demande par le bureau.
DISTRIBUTION DES DEMANDES
Aucune langue spécifique n’est requise pour présenter une demande de documents publics. Cependant, le demandeur doit au moins identifier les documents demandés avec suffisamment de clarté pour permettre au bureau d’identifier, de récupérer et d’examiner les documents.
Le demandeur n’a pas à mettre une demande de documents par écrit, et n’a pas à fournir son identité ou l’utilisation prévue du ou des documents publics demandés. La politique générale de ce bureau est de ne pas demander ces informations. Cependant, la loi autorise le bureau à demander une demande écrite, l’identité du demandeur et/ou l’utilisation prévue des informations demandées, mais seulement si (1) une demande écrite ou la divulgation de l’identité ou de l’utilisation prévue profiterait au demandeur en améliorant la capacité du bureau à identifier, localiser ou délivrer les documents publics qui ont été demandés ; et (2) le demandeur est d’abord informé qu’une demande écrite n’est pas nécessaire et qu’il peut refuser de révéler son identité ou son utilisation prévue.
En traitant la demande, le bureau n’a pas l’obligation de créer de nouveaux dossiers ou d’effectuer une recherche ou une quête d’informations dans les dossiers du bureau. Un document électronique est réputé exister tant qu’un ordinateur est déjà programmé pour produire le document par l’utilisation standard par le bureau de fonctions de tri, de filtrage ou d’interrogation.
Bien que la loi ne l’exige pas, le bureau doit envisager de générer de nouveaux documents lorsque cela est logique et pratique dans les circonstances.
Lors du traitement d’une demande d’inspection d’un document public, un employé du bureau peut accompagner le demandeur pendant l’inspection pour s’assurer que les documents originaux ne sont pas pris ou modifiés.
Un exemplaire de l’édition la plus récente du Ohio Sunshine Laws Manual est disponible sur le site Web du procureur général (www.ohioattorneygeneral.gov/YellowBook) dans le but de tenir les employés du bureau et le public informés des obligations du bureau en vertu de la loi sur les documents publics de l’Ohio, de la loi sur les réunions publiques de l’Ohio, des lois sur la conservation des documents et de la loi sur les systèmes d’information personnels.
DOSSIERS ÉLECTRONIQUES
Les dossiers sous forme de courriel, de messagerie texte et de messagerie instantanée, y compris ceux envoyés et reçus par l’intermédiaire d’un appareil de communication portatif, doivent être traités de la même manière que les dossiers sous d’autres formats, comme le papier ou la bande sonore.
Le contenu des dossiers publics transmis à des comptes privés ou à des appareils personnels ou à partir de ceux-ci est susceptible d’être divulgué. Tous les employés ou représentants de ce bureau sont tenus de conserver leurs dossiers de courrier électronique et autres dossiers électroniques conformément aux calendriers de conservation des dossiers applicables.
DÉNIATION ET REDACTION DES DOSSIERS
Si le demandeur fait une demande ambiguë ou trop large ou éprouve des difficultés à faire une demande telle que le bureau ne peut pas raisonnablement identifier les dossiers publics demandés, la demande peut être refusée, mais le bureau doit alors donner au demandeur la possibilité de réviser sa demande en l’informant de la manière dont les dossiers sont conservés et accessibles par le bureau.
Si le bureau retient, expurge ou refuse de toute autre manière les documents demandés, il doit fournir une explication, y compris l’autorité légale, pour le(s) refus. Si la demande initiale a été faite par écrit, l’explication doit également être fournie par écrit. Si des parties d’un document sont publiques et d’autres exemptées, les parties exemptées peuvent être rédigées et le reste doit être divulgué. Lorsqu’il met des documents publics à la disposition du public pour consultation ou copie, le bureau doit informer le demandeur de toute rédaction ou rendre la rédaction clairement visible.
COÛTS DE COPIE ET D’ENVOI PAR LA POSTE
Les personnes qui demandent des documents publics ne peuvent se voir facturer que le coût réel de la copie, et non la main-d’œuvre. Les frais pour les copies papier sont de 0,05 cents par page. Les frais pour les fichiers électroniques téléchargés sur un disque compact sont de 1,00 $ par disque.
Un demandeur peut être tenu de payer à l’avance les coûts réels liés à la fourniture de la copie. Le demandeur peut choisir de faire dupliquer le document sur papier, sur le même support que celui sur lequel le document public est conservé, ou sur tout autre support sur lequel le bureau détermine que le document peut raisonnablement être dupliqué dans le cadre des activités normales du bureau.
Si un demandeur demande que les documents lui soient livrés, il peut se voir facturer le coût réel de l’affranchissement et des fournitures postales, ou d’autres coûts réels de livraison. Il n’y a pas de frais pour les documents envoyés par courriel.
Gestion des dossiers
Les dossiers du STOW CLERK OF COURT sont soumis à des calendriers de conservation des dossiers. Les calendriers actuels du bureau sont disponibles au 4400 Courthouse Drive, Stow, OH 44224, un endroit facilement accessible au public comme l’exige l’Ohio Revised Code §149.43(B)(2).
Une version téléchargeable de cette politique se trouve ici : Politique relative aux dossiers publics