Que se passe-t-il lorsque le jour de paie tombe un jour férié ou un week-end ?

Vos employés aiment quand le jour de paie arrive. Je veux dire, qui ne l’aime pas ? Pour chaque organisation, la distribution de la rémunération salariale doit se faire à temps pour que les employés reçoivent leur salaire. Pourtant, que se passe-t-il lorsque le jour de paie tombe un jour férié ou un week-end ?

Que vous payiez vos employés toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois ou tous les deux mois, il y a de fortes chances que le jour de paie prévu par votre entreprise puisse tôt ou tard tomber sur un jour férié ou un week-end. Si cela se produit, ne paniquez pas : vous avez des solutions. Nous allons décomposer toutes les règles relatives aux jours fériés de paie ci-dessous afin que vous puissiez naviguer dans les jours fériés et les week-ends de paie avec facilité.

Pourquoi les employés ne peuvent-ils pas être payés les jours fériés et les week-ends ?

Lorsqu’il s’agit de jours fériés et de week-ends, payer les employés crée un problème pour les employeurs qui paient des jours spécifiques du mois. Alors, qu’est-ce qui constitue exactement un jour férié ?

Les jours fériés, la plupart des transactions s’arrêtent complètement. Les jours fériés bancaires sont des jours ouvrables où les banques et les institutions financières sont fermées pour observer un jour férié, comme Thanksgiving, Martin Luther King Jr. Day ou Memorial Day. Les jours fériés bancaires sont fixés à l’avance et reconnus par la Réserve fédérale.

Si les banques sont fermées pour un jour férié ou le week-end, elles ne peuvent pas traiter ou transférer des fonds à la date prévue pour votre paie.

La plupart des banques et des coopératives de crédit seront fermées. Par conséquent, beaucoup d’entre elles mettront en pause tous les types de traitement des paiements lorsqu’elles seront fermées pendant ces périodes. Dans certains cas rares, les banques seront ouvertes pendant les vacances, mais le traitement des paiements par la Réserve fédérale bancaire sera indisponible. Par conséquent, tous les paiements ou transactions resteront en attente jusqu’au jour ouvrable suivant.

Pour éviter de payer les employés en retard, assurez-vous de bien connaître tous les jours fériés fédéraux énumérés ci-dessous :

2020 et 2021 Jours fériés

. Holiday

Jours fériés	2020 Date	2021 Date
Jour de l’an	mercredi, 1er janvier	Vendredi 1er janvier
Martin Luther King Jr. Day	Monday, January 20	Monday, 18 janvier
Anniversaire de Washington / Jour des présidents	Lundi, 17 février	Monday, 15 février
Memorial Day	Lundi, 25 mai	Monday, 31 mai
Fête de l’Indépendance	Samedi, 4 juillet	Dimanche, 4 juillet
Fête du Travail	Lundi, 7 septembre	Monday, 6 septembre
Journée de Colomb	Lundi, 12 octobre	Monday, 11 octobre
Veterans Day	mercredi, 11 novembre	Jeudi, 11 novembre
Fête de Thanksgiving	Jeudi, 26 novembre	Jeudi, 25 novembre
Jour de Noël	Vendredi, 25 décembre	Samedi 25 décembre

Que se passe-t-il si le jour de paie tombe un jour férié ?

Vos employés se demandent peut-être : « Mon dépôt direct sera-t-il effectué un jour férié ? » Si votre banque ferme pendant le jour de paie de votre entreprise, les fonds transférés seront inaccessibles et vos employés ne pourront pas recevoir leur dépôt direct, leur argent ou leur chèque.

Si le jour de paie tombe effectivement un jour férié ou un week-end, il est d’usage pour toute organisation de payer ses employés la veille du jour férié. Si le jour de paie tombe un jour férié, les professionnels de la paie ont quelques options à considérer :

• Lancer la paie plus tôt. Faites en sorte que votre processus de paie se déroule comme d’habitude, mais payez plutôt des frais pour que vos employés puissent recevoir leur chèque de paie avant le jour férié.
• Retarder le processus de paie. Payez les employés le jour suivant le jour férié.
• Exécutez la paie comme d’habitude. Exécutez les procédures de paie comme d’habitude. Les employés recevront leur paiement dans les prochains jours ouvrables après le jour férié.

Aucune des deux options n’est meilleure que l’autre. Les employeurs peuvent choisir la politique qu’ils préfèrent ou qui fonctionne le mieux pour leur organisation. Essayez simplement de rester cohérent pour éviter toute confusion à la fois entre vos équipes RH ou votre service de paie, et les employés. En outre, une date de paie antérieure ou postérieure peut avoir une incidence sur vos délais de traitement. Veillez donc à respecter les délais et à informer les employés de la nouvelle date de paie. Si vous travaillez avec un processeur de paie tiers, travaillez avec lui pour clarifier votre calendrier de traitement.

Que se passe-t-il si le jour de paie tombe un samedi ou un dimanche?

Pas de frayeur du dimanche ici – tout comme lorsque le jour de paie tombe un jour férié, il est essentiel de coordonner une pratique appropriée lorsque le jour de paie tombe un week-end. Pour référence, vous pouvez vérifier si la politique de votre entreprise est conforme à la réglementation de votre État.

Si le jour de paie tombe un samedi, vous devez envisager de payer vos employés ce vendredi avant votre jour de paie habituel. S’il tombe un dimanche, vous devez généralement payer les employés le lundi suivant.

Si vous prévoyez de déposer les chèques le week-end, les paiements ne seront pas accessibles aux employés. N’oubliez pas que les employés ne peuvent pas toujours récupérer les chèques papier le week-end, et que le dépôt direct ne touchera pas les comptes bancaires des employés avant la réouverture des banques, alors prévoyez de déplacer le jour de paie au vendredi précédant ou au lundi suivant le week-end.

Conseils pour la paie des jours fériés et des week-ends

Nous savons que lorsque le jour de paie tombe sur un jour férié, cela peut être assez compliqué. Pour vous assurer que votre processus de paie ne rencontre aucun accroc en cours de route et apprendre à communiquer au mieux votre approche aux employés, suivez ces conseils :

• Soyez cohérent – Décidez si votre entreprise paiera ses employés avant ou après un jour férié ou un week-end et respectez ce calendrier tout au long de l’année. Les volte-face pourraient les déconcerter, ainsi que votre équipe de paie. Assurez-vous que votre processus de paie est toujours cohérent et que votre calendrier est à jour.
• Créer un calendrier. Au début de l’année, créez un calendrier de paie avec votre service RH ou paie, et distribuez-le à vos employés. Vous voudrez mettre en gras ou en évidence les changements de jour de paie lorsqu’un jour férié survient.
• Soyez clair – Assurez-vous que vos employés savent quand ils seront payés. Rappelez-leur les changements en cours dans le calendrier de paie une semaine avant qu’ils ne s’attendent à être payés. Partagez un calendrier des jours de paie sur l’intranet de votre entreprise, afin que les employés sachent quand attendre leur dépôt direct.
• Restez sur la bonne voie – Un jour de paie plus tôt ou plus tard que d’habitude pourrait vous jeter, vous et votre équipe, dans une boucle. Si vous effectuez la paie plus tôt, assurez-vous que vous avez soumis toutes les heures des employés à temps pour respecter vos délais de traitement. De même, vous devrez soumettre la paie ou imprimer les chèques plus tôt. Envoyez des invitations de calendrier pour rappeler à vos travailleurs horaires de soumettre leurs heures afin que vous n’ayez pas à courir après quelqu’un et risquer de manquer vos échéances.
• Planifiez à l’avance – Ne vous laissez pas prendre par surprise ! Utilisez un calendrier RH ou le bon logiciel de paie en début d’année pour suivre l’approche des jours fériés ou des jours de paie du week-end, et ainsi ne pas manquer de dates ou d’échéances importantes.

Ne laissez pas les jours fériés ou les week-ends vous empêcher d’établir un processus de paie bien équilibré. Chez Namely, nous pensons que les RH ont le pouvoir de simplifier chaque partie du cycle de vie des employés grâce aux technologies RH. Notre système de paie à service complet peut faire gagner à votre équipe d’innombrables heures de traitement et de distribution de multiples chèques de paie et contribuer à améliorer l’expérience globale de vos employés. Si vous êtes prêt à découvrir comment la technologie de Namely peut renforcer les équipes RH et avoir un impact, programmez une démonstration personnelle avec nous. Nous vous promettons que cela en vaut la peine.