Que vous expédiez par LTL ou par colis, l’utilisation d’un connaissement est vitale. Ce document juridique fournit non seulement des détails sur l’expédition aux transporteurs, mais il constitue également une trace écrite d’informations qui protège les droits de l’expéditeur. Bien que plusieurs entreprises de transport de marchandises aient rationalisé leurs opérations pour inclure des connaissements ou des factures d’expédition informatisés ou électroniques, ils fournissent toujours plusieurs fonctions importantes.
Notons ci-dessous ce qu’est un connaissement et pourquoi il est si important de l’utiliser – quel que soit votre type de méthode d’expédition.
Qu’est-ce qu’un connaissement ?
Un connaissement est un document ou une facture électronique qui est rempli par un transporteur et fourni à l’expéditeur lorsque le fret est ramassé pour être livré. Il y a plusieurs composantes individuelles requises pour un connaissement qui doit être rempli correctement.
– Les noms et l’adresse complète de l’expéditeur et du destinataire. Ceci est souvent considéré comme l’information sur le destinataire.
– Un numéro de contrôle du bon de commande ou de la facture. Il est utilisé comme un enregistrement permanent à des fins de contrôle.
– La date de l’expédition. Bien que cela puisse sembler rudimentaire, noter la date et l’heure exactes de l’expédition peut être utilisé comme preuve dans un cas juridique. Elle sert également de notification de responsabilité pour un transporteur ou des prestataires logistiques tiers.
– Les instructions spéciales. Bien que le processus de transport de marchandises d’un point d’origine à une destination semble basique, des instructions de manutention spéciales sont parfois nécessaires. Le connaissement sert de plateforme à l’expéditeur et au transporteur pour documenter ouvertement toute exigence spéciale pour l’expédition d’une marchandise. Il peut s’agir, par exemple, d’un entreposage frigorifique, d’un suivi spécial ou d’expéditions à arrêts multiples.
– Détails de l’expédition. Dans cette section, l’expéditeur vérifiera avec le transporteur le type d’emballage (comme des cartons, des patins, des palettes, des fûts ou des conteneurs), la quantité d’unités d’emballage ou d’expédition, l’espace qu’il prend dans le conteneur ou la plate-forme d’expédition, et les dimensions.
– Description des marchandises. Il est important que l’expédition soit décrite dans le connaissement à des fins d’identification.
– Notification de manutention spéciale. Tout connaissement doit également divulguer toute exigence de manutention spéciale, comme les matières dangereuses.
– Valeur déclarée. La DV est utilisée pour l’assurance responsabilité civile. Elle note la » valeur déclarée » d’une expédition. Dans la plupart des cas, la valeur déclarée correspond au coût de fabrication – par opposition à la valeur de détail.
Le connaissement est généralement rempli en ligne ou par le transporteur, puis fourni pour vérification à l’expéditeur lors du ramassage physique du fret. Grâce à une technologie avancée, de plus en plus de transporteurs s’orientent vers un connaissement et une facturation basés sur le cloud, ce qui permet à l’expéditeur et au transporteur d’ajouter des mises à jour critiques aux détails de l’expédition en temps réel.
Il existe plusieurs types de connaissements qui sont utilisés pour des types d’expéditions spécifiques, notamment un OBL (Ocean bill of lading), un AWB (Airway bill of lading), un ProBill : (généralement pour les services de transport terrestre ou les expéditions par camion).
Pourquoi un formulaire de connaissement est-il important ?
La première et la plus évidente raison pour laquelle un connaissement est important est d’ordre juridique. Un connaissement protège à la fois le transporteur et l’expéditeur, en documentant les faits relatifs à l’expédition. Cependant, au-delà de la simple » trace écrite « , un connaissement remplit également trois fonctions importantes :
– Preuve d’expédition ou de transport : Bien que l’on suppose souvent qu’un BOL est simplement un contrat entre le vendeur et l’acheteur, ce n’est pas tout à fait exact. Le contrat existe lorsque la commande est passée – et non expédiée. Le connaissement fournit la preuve que l’achat convenu au préalable est transmis comme convenu.
– Réception des marchandises : Un BOL est un document qui vérifie que les marchandises ont été reçues par un agent, un transporteur, un 3PL ou autres d’une partie. Lorsque cela se produit, dans la plupart des cas, l’organisation qui prend possession de la marchandise est responsable de son état. Le BOL fournit une trace écrite de la preuve pour soutenir les réclamations de dommages au fret.
– Documentation du titre : Cela signifie essentiellement que celui qui détient le connaissement a le titre de possession ou de propriété de la marchandise. C’est la raison pour laquelle l’expéditeur et le destinataire sont tous deux notés sur le connaissement.