Vous venez de devenir le trésorier d’un organisme sans but lucratif – Voici ce que vous devez savoir….

Vous sortez de la dernière réunion du conseil d’administration de votre organisme sans but lucratif, vous venez d’être élu ou nommé trésorier – et maintenant quoi ? C’est une tâche décourageante, pour la plupart. Si vous vous sentez dépassé en vous demandant quel sera votre rôle et vos responsabilités et comment vous pourrez accomplir cette tâche tout en aidant votre organisation à réussir, vous n’êtes pas seul. Remplir les fonctions de trésorier d’une organisation à but non lucratif est un gros travail, et bien le faire est un défi considérable.

Avec la bonne stratégie, les bonnes compétences et le bon savoir-faire comptable, cependant, vous pouvez réussir dans votre nouveau rôle et stimuler votre organisation à but non lucratif vers un avenir financier plus brillant.

Etes-vous bien adapté au poste ? 7 Qualités possédées par tous les grands trésoriers d’organismes sans but lucratif :

1. Pensée critique – Vous devez avoir la capacité d’évaluer la situation financière, les politiques et les procédures de votre organisme afin de faire des recommandations concernant les décisions financières qui seront prises.
2. Aptitude à l’organisation – Tous les bons trésoriers possèdent d’excellentes capacités d’organisation. Ils travaillent avec précision et tiennent des dossiers impeccables.
3. Planification stratégique – La capacité de synthétiser des scénarios de cause à effet (en ce qui concerne les décisions financières potentielles que l’organisation prendra) est nécessaire pour qu’un trésorier puisse accélérer la croissance et le succès futur de son organisation.
4. Créativité – Lorsqu’il s’agit de générer des fonds et de réduire les dépenses, les nouvelles idées et la créativité sont essentielles dans une organisation en constante évolution et en développement.
5. Communication claire – Dans un sens du poste, les trésoriers agissent comme des ambassadeurs financiers au nom du reste du conseil d’administration. Il est essentiel que le trésorier d’une organisation soit capable de communiquer des concepts financiers complexes en termes faciles à comprendre, sans jargon, en termes de profane.
6. Compétences de base en comptabilité – S’ils avaient la chance de pouvoir le faire, les organismes sans but lucratif ne choisiraient que des personnes ayant des compétences en comptabilité du niveau d’un directeur financier ou d’un contrôleur. Le plus souvent, cependant, les conseils d’administration des organismes sans but lucratif attendent seulement de leurs trésoriers qu’ils aient des compétences comptables de base et une aptitude à en apprendre davantage.
7. Connaissance des règlements de votre organisation à but non lucratif – Une compréhension ferme des règlements de l’organisation vous permettra de maintenir les finances selon la norme des règles de l’organisation et celles de votre gouvernement local, étatique et fédéral.

Liste de contrôle : Transition vers votre nouveau rôle

Une fois que vous avez été élu ou nommé trésorier, il y a quelques tâches ménagères dont vous devez vous occuper immédiatement.

• Organisez une réunion avec le trésorier sortant pour transférer les dossiers, poser des questions et apprendre ce qu’impliquent vos nouvelles fonctions et responsabilités.
• Demandez toutes les informations budgétaires précédentes et la documentation financière existante concernant les achats et les événements.
• Créez un calendrier ou un calendrier électronique documentant les dates d’échéance des factures et autres paiements à venir pour assurer une transition en douceur.
• Préparez un budget initial dès le début et demandez à l’ancien trésorier de vérifier votre travail
• Vous devriez également demander à l’ancien trésorier si l’organisation a des paiements ou des revenus en suspens non documentés dont vous devriez avoir connaissance.
• Obtenez tous les enregistrements et détails des comptes bancaires. Obtenez les formulaires bancaires nécessaires pour mettre à jour les cartes de signature et les accès aux comptes en ligne dès que possible.
• Vous devez également transférer les autorisations de cartes de crédit.
• Faites-vous remettre tous les chéquiers et cartes de crédit qui étaient en possession de l’ancien trésorier.

En tant que trésorier, ne commettez pas ces erreurs !

Pour assurer votre succès en tant que trésorier, vous ne devez jamais :

• Négliger la séparation des tâches et le contrôle de l’accès – Chaque organisation a besoin de politiques et de procédures en place pour protéger les trésoriers tout autant que les organisations qu’ils servent. Suivez les procédures mises en place et apportez des changements si vous constatez des politiques laxistes. N’ayez pas peur de faire respecter le protocole – même si votre prédécesseur a négligé cette responsabilité.
• Manquez à vos obligations en matière de rapports financiers – La capacité du conseil d’administration de votre organisation à prendre des décisions judicieuses concernant la planification stratégique, les dépenses, la dotation en personnel et les finances dépend directement de l’actualité des informations financières dont il dispose. Si vous négligez vos rapports et registres financiers, le conseil ne disposera pas de données solides sur lesquelles fonder ses décisions.
• Donner des conseils fiscaux ou juridiques – La déductibilité des contributions des donateurs dépend de la façon dont la situation financière unique de chaque donateur s’inscrit dans leur législation fiscale locale. Vous devriez plutôt conseiller aux donateurs de parler avec leur CPA ou leur avocat fiscaliste pour savoir s’ils pourront ou non déduire leurs dons et contributions.
• Prendre des décisions non documentées et non approuvées – Certains pourraient dire que les trésoriers détiennent les clés du royaume. N’abusez jamais de ce pouvoir en outrepassant les décisions du conseil d’administration et/ou des directeurs exécutifs.

Les tâches et responsabilités permanentes du trésorier d’un organisme sans but lucratif

Superviser l’administration financière de l’organisme

Selon les compétences du personnel, le trésorier peut être chargé de gérer les activités quotidiennes des finances d’un organisme. Cela comprend la gestion des flux de trésorerie, le paiement et l’enregistrement des factures, la tenue d’un registre des dettes, la sélection d’une banque et le rapprochement des relevés. Le trésorier doit également avoir une bonne compréhension des règlements et des lois qui s’appliquent à l’organisation.

Revoir et appliquer les politiques et procédures financières

En tant que trésorier, vous êtes responsable de la protection des finances de votre organisation. Une grande partie de cette protection devrait déjà être intégrée dans les règlements de l’organisation.

Si votre OSBL est assez récent, cependant, vous pourriez avoir besoin d’examiner attentivement ces règlements et potentiellement instituer des politiques et procédures supplémentaires lorsqu’il s’agit de gérer les finances de l’organisation. Assurez-vous que vous travaillez avec une séparation des tâches, si possible, une trace écrite et des doubles signataires sur les chèques. Nous vous suggérons de mettre en œuvre bill.com afin de mettre en place des règles et des flux de travail pour que, par exemple, les chèques de plus de 5 000 $ nécessitent deux signatures (numériques).

Générer des rapports financiers

En tant que trésorier, il vous incombe de générer des rapports financiers précis à la fin des périodes et de les remettre aux personnes appropriées (généralement, les employés de niveau exécutif et les membres du conseil d’administration).

Vous utiliserez les données du plan comptable de votre entreprise pour générer ces rapports vitaux ; la tenue de registres comptables précis est essentielle pour générer des rapports exacts.

Les rapports financiers comprennent généralement les budgets, le compte de résultat, les bilans et un état des flux de trésorerie (et/ou une projection des flux de trésorerie).

Créer un budget

Vous devrez probablement travailler avec les membres du conseil d’administration, le directeur général et les directeurs de programme pour créer un budget global (modèle de projection financière) et des budgets spécifiques pour les programmes individuels. Lors de la création d’un budget, n’oubliez pas qu’en tant que trésorier, vous êtes le mieux placé pour comprendre les types de dépenses que l’organisation peut se permettre.

Conseiller le conseil d’administration sur la stratégie financière et la collecte de fonds

En plus de la budgétisation, les trésoriers travaillent avec le conseil d’administration pour fournir des conseils concernant les opportunités potentielles, les risques et les implications fiscales des futurs plans financiers. Ils pourraient également être consultés au sujet des subventions, des propositions, des investissements et des plans concernant les fonds inattendus et/ou les pénuries de trésorerie.

En utilisant les principes du back-office intelligent et la méthodologie du système de GrowthForce, vous pouvez optimiser les opérations financières de votre OSBL, réduire les dépenses inutiles et tirer le meilleur parti de vos efforts de collecte de fonds grâce à des données financières exploitables en temps réel. La comptabilité de gestion vous permet de faire passer votre rôle et votre organisme à but non lucratif au niveau supérieur grâce à des rapports de gestion, spécifiquement conçus pour aider les directeurs d’organismes à but non lucratif à prendre des décisions fondées sur des données pour augmenter le financement, encourager la croissance, élargir l’empreinte de leur rayonnement, étendre leurs missions et, en fin de compte, atteindre le succès.

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