We hebben allemaal dat Excel-bestand. Je weet wel, degene die minuten nodig heeft om te openen of op te slaan.
Wil je niet meer elke keer wachten als je eraan werkt?
Als dat zo is, dan is deze korte post voor jou.
Florence, Senior Consultant bij UpSlide, leert je hoe je je Excel-bestand kunt verkleinen.
Aan het einde van het artikel weet je hoe je elk Excel-bestand binnen een paar seconden kunt comprimeren.
Klaar om vandaag eerder van je werk te vertrekken?
Eerst uw grote Excel bestand doorlichten
Voordat u de grootte van uw Excel bestand verkleint, willen we graag een tip met u delen om mee te beginnen – u kunt deze overslaan als u liever de tips van Florence nu meteen toepast.
Hoe meer u commentaar, formules, voorwaardelijke opmaak, verborgen bladen enzovoort toevoegt, hoe zwaarder Excel-bestanden worden. Financiële professionals die in Transaction Services of Investment Banking werken, bouwen bijvoorbeeld modellen met tonnen formules, tabellen en sheets.
Hier is een tip voordat u begint: u kunt achterhalen welke sheets het zwaarst zijn in uw Excel-bestand. Maak hiervoor een kopie van uw Excel-bestand en volg deze stappen:
- Open de bestandsverkenner waar uw Excel is opgeslagen
- Weergave van bestandsnaamextensies op het tabblad “Beeld”
- Verander de extensie van uw Excel-bestandskopie in “.zip”
- Open de gecomprimeerde map en ga naar xl > werkbladen
- Sorteer op grootte
Het vinden van de zwaarste vellen kan u helpen bij de keuze met welke u wilt beginnen. Bijvoorbeeld, “sheet26.xml” is goed voor bijna een derde van het totale volume. Meestal komt dit overeen met het n+1 blad in uw Excel bestand. In het bovenstaande voorbeeld zouden we kunnen beginnen met het zevenentwintigste blad te knippen.
Wees voorzichtig! De n+1 regel houdt rekening met verborgen bladen. Als u veel verborgen bladen hebt, kan het lastig worden om het juiste blad te vinden. Een manier om zeker te weten dat je het juiste blad hebt, is om de exacte naam te achterhalen. Hier is de gedetailleerde gids voor het vinden van de naam van een blad.
Nu, naar de tips van Florence!
Kies een groot Excel-bestand dat u wilt oplichten. Zoals hierboven te zien is, kunt u beginnen met u te concentreren op de zwaarste werkbladen.
Hier zijn zeven tips om uw Excel-bestandsgrootte nu te verkleinen:
Tip # 1: Verwijder voorwaardelijke opmaak
Voorwaardelijke opmaak komt van pas wanneer u specifieke gegevens moet markeren. Maar de waarheid is dat het uw Excel bestand snel zwaar kan maken. We raden je aan voorwaardelijke opmaak uit je spreadsheet te verwijderen zodra je er klaar mee bent. Om dit te doen:
- Selecteer enkele opgemaakte cellen op uw blad
- Ga naar het tabblad Home > Voorwaardelijke opmaak > Wis regels > Wissen uit geselecteerde cellen
Als u voorwaardelijke opmaak uit al uw cellen wilt verwijderen, kies dan “Wis regels uit heel blad”.
Tip #2: Snij elk werkblad bij tot het gebruikte bereik
Wist u dat Excel-bladen tot wel een miljoen rijen kunnen bevatten? Een goede manier om uw Excel-bestand te verkleinen is door de lege rijen en kolommen te verwijderen. Hier leest u hoe u dat kunt doen:
- Selecteer alle ongebruikte rij en kolommen (Snelkoppeling = Ctrl+Shift+Rechterpijl/Neerpijl)
- Rechterpijl-klik op > Verwijderen
Tip #3: Verwijder overbodige formules
We gebruiken allemaal Excel-formules om gegevens dynamisch te manipuleren en te combineren! Maar we vergeten vaak om ze te verwijderen als ze niet meer nodig zijn.
Een goede manier om je bestand te verkleinen en je gegevens bij te houden is om je formules te vervangen door hun waarden:
- Selecteer de cellen waar je mee werkt (je kunt de sneltoets Ctrl+A gebruiken om je hele blad te selecteren)
- Kopieer en Plak Speciaal: Waarden
Hiermee verwijder je ook hyperlinks, die je bestand zwaar maken.
Tip #4: Afbeeldingen in Excel comprimeren
Een gouden regel is het vermijden van afbeeldingen in Excel. Als je toch afbeeldingen moet gebruiken, is het een goede gewoonte om ze altijd te comprimeren:
- Selecteer de afbeelding die je lichter wilt maken
- Ga naar het tabblad Afbeeldingsindeling
- Klik op Comprimeren
- Wij raden aan om het eerste vakje (“Alleen toepassen op deze afbeelding”) uit te vinken om alle afbeeldingen in je Excel-bestand te comprimeren
- Optioneel: je kunt de gewenste resolutie kiezen (wij raden e-mail aan).
Tip #5: Duidelijke gegevensopmaak
Opmaak stelt het oog in staat om informatie op natuurlijke wijze te structureren. Maar het opmaken van je gegevens zal ook je sheets verzwaren. Geloof me, wij houden ook van het opmaken van gegevens! Als je echter problemen hebt met het laden van een bestand, raden we je aan de opmaak te verwijderen:
- Selecteer alle geformatteerde rijen, kolommen en cellen die geen gegevens bevatten
- Home > Bewerken > Formaat wissen
Tip #6: Verwijder horloges
Mensen die aan grote bestanden met veel sheets en formules werken, weten wat horloges zijn (niet die om je pols!). Als er veel van zijn, wegen ze op je spreadsheets. Als je er klaar mee bent, is het een goede gewoonte om ze uit je bestanden te verwijderen:
- Ga naar het tabblad Formule > Kijkvenster
- Selecteer alles en klik op “Verwijderen”
Tip #7: Verwijder verborgen gegevens (bladen, rijen en kolommen)
ORTANT: Wij raden u aan deze stap als laatste toe te passen, omdat deze formules kan breken en niet kan worden teruggedraaid! Maak van tevoren een kopie.
Laten we beginnen met bladen! 😊
- Rechter muisklik op een blad
- Selecteer “Onzichtbaar maken”
- Herhaal de vorige stappen voor elk blad
Nu doen we hetzelfde met kolommen en rijen:
- Selecteer je hele vel (Ctrl+A)
- Rechts-op uw rijen/kolommen
- Klik op “Onzichtbaar maken”
Nu dat u uw gehele Excel bestand kunt zien, kunt u alle overbodige bladen, kolommen en rijen verwijderen. Bovendien kunt u uw bestand eenvoudig controleren om zware vellen te vinden met de methode die we aan het begin van het artikel hebben gebruikt.
✨BONUS TIP: Verklein uw Excel-bestand met één klik
Goed nieuws!
Bij UpSlide werken we graag aan lichte bestanden. Daarom hebben we een functie gemaakt die het werk voor u doet: de Smart Clean! Het past alle bovenstaande tips in een oogwenk toe. Eén klik op het tabblad UpSlide in Excel en uw bestand is zo licht als een veertje: deze functie kan uw Excel-bestand tot 99% van zijn oorspronkelijke gewicht verminderen!
Bekijk onze top 3 productiviteitstips voor Excel en kom meer te weten over de UpSlide-functies voor Microsoft Office.