Het kan ongelooflijk frustrerend zijn om bruiloftsgasten op tijd te vragen om te reageren, en om ze op te sporen als ze dat niet doen. Zelfs als bruidsparen de etiquette van de antwoordkaart volgen, merken ze vaak dat een derde van de genodigden niet op hun uitnodiging heeft gereageerd. Dit is niet alleen een ongemak. Het kan duur uitvallen als je op het laatste moment het aantal genodigden in de catering moet wijzigen of als je extra gunsten moet bestellen voor het geval ze toch allemaal komen. Volg deze zeven eenvoudige trucs om de respons te verhogen.
Verstuur je uitnodigingen acht weken voor de bruiloft
De etiquette schrijft voor dat uitnodigingen acht weken voor de bruiloft moeten worden verstuurd. Dat geeft vier tot vijf weken de tijd om te reageren, dus je kunt je RSVP-datum drie tot vier weken voor de bruiloft vastleggen. De timing is cruciaal – als je gasten meer tijd geeft dan dat, is de kans groot dat de uitnodiging opzij wordt gelegd op de “dingen om later af te handelen” stapel. Als het niet dringend lijkt dat ze reageren, zullen ze dat niet doen. Maar als je minder tijd hebt, heb je geen tijd om de gasten op te sporen die niet komen opdagen, of om de cateraar binnen de deadline het definitieve aantal te geven.
Verstuur Save-the-Dates voor een Destination Wedding
De regels zijn iets anders voor de RSVP’s van een destination wedding. Verstuur een save-the-date ongeveer negen maanden eerder, zodat mensen kunnen beginnen met het vrijmaken van vakantietijd van hun werk en het zoeken naar reisaanbiedingen. Verstuur je huwelijksuitnodigingen ongeveer vier en een halve maand voor je bruiloft, en vraag twee maanden voor de bruiloft om een reactie. Zo kunnen de gasten op zoek gaan naar reisaanbiedingen tijdens de periode die volgens deskundigen het beste is – twee tot vier maanden voor een reis. Als je het hotel en/of de vliegtickets van de gasten betaalt, moet je een save-the-date voor je bruiloft versturen, zodat je hun reisinformatie kunt krijgen.
Leg uit wat RSVP betekent
Sommige gasten weten niet wat RSVP betekent en ze weten misschien niet wat er nodig is als ze lezen “RSVP voor 6 mei”. In plaats daarvan kunt u deze zinnen gebruiken:
- “De gunst van een antwoord wordt gevraagd voor 6 mei”
- “Gelieve te reageren voor 6 mei.”
Maak de RSVP-datum Prominent
Sommige gasten denken dat ze alleen hoeven te antwoorden als ze aanwezig zullen zijn, of ze realiseren zich niet dat de antwoorddatum serieus is. Maak de antwoorddatum prominent op de antwoordkaart.
- Voor een formele uitnodiging gebruikt u “De gunst van een antwoord wordt verzocht vóór 6 mei.”
- Voor een informele uitnodiging kunt u zeggen: “Gelieve vóór 6 mei te antwoorden” of “Gelieve vóór 6 mei te antwoorden.”
Zorg voor alternatieve manieren om te RSVP
Sommige etiquette-experts zeggen dat bruiloften te belangrijk zijn om online RSVP’s te gebruiken, maar het is nu de 21e eeuw. Als het meer mensen de mogelijkheid geeft om te reageren, dan zij het zo. Je kunt een huwelijkswebsite, een e-mailadres of zelfs een telefoonnummer gebruiken voor sms’jes en audioberichten voor een informele bruiloft. Natuurlijk zul je niet de extreme vreugde van het ontvangen van de RSVP’s in de post hebben (en echt het kan een van de leukste onderdelen van het plannen van een bruiloft zijn).
Bied de gasten een off-line optie voor het geval dat sommigen geen online toegang hebben. Als je het je kunt veroorloven, stuur dan antwoordkaarten met een zelfgeadresseerde gefrankeerde envelop, en schrijf onderaan iets als:
“U kunt ook per e-mail RSVP-en naar [email protected] of op onze bruiloft website www.jackandduncanwedding.com.”
Als u liever geld en papier bespaart, kunt u in plaats daarvan onderaan uw uitnodigingen schrijven:
“RSVP via onze huwelijkswebsite www.JaneandJohnwedding.com of aan de moeder van de bruid op 555-3456. Gelieve te antwoorden voor 14 mei.”
Maak uw antwoordkaarten interessant
Het gebruik van een grappige RSVP-kaart of een mooi versierde RSVP-kaart kan helpen om op te vallen in uw huwelijksuitnodigingsenveloppe. Als je gasten graag willen laten zien hoe grappig ze zijn in hun antwoord, kan dat hen motiveren om het in te sturen. Maar maak het niet te uitgebreid of verwarrend – intimiderend is zelden de juiste reactie. Zorg ervoor dat je de etiquette van de antwoordkaart volgt.
Vermeld je RSVP-kaarten
Het is geen schande om gasten terloops te vragen of ze de uitnodiging hebben ontvangen. Je kunt zelfs zeggen:
“Ik hoop dat jullie komen. We kunnen niet wachten om je RSVP-kaart terug te krijgen.”
Soms denken goede vrienden raar dat ze niet hoeven te antwoorden omdat je toch wel weet dat ze er zullen zijn. Het gewoon zeggen kan helpen om die reacties te krijgen. Soms hebben zelfs hele goede vrienden conflicten en zullen ze er niet zijn. Tel je gasten pas als ze hebben gereageerd.