Een XLSB-bestand is een binair bestand van Microsoft Office Excel. Informatie binnen XLSB bestand wordt opgeslagen als binaire gegevens vergeleken, terwijl in de gebruikelijke XSLX bestanden gegevens worden opgeslagen als XML-bestanden die vervolgens worden gecomprimeerd.
Werken met grote Excel-bestanden is vaak een sleur. Ze openen langzamer, het duurt een eeuwigheid om ze op te slaan en ze moeten vaak worden geüpload naar de Cloud om ze te delen met uw collega’s of familie. Waarom onderzoekt u dan niet de voordelen van het XSLB-bestandsformaat (soms verward met XLSB)?
Wat is een XLSB-bestandsindeling?
Een XLSB-bestand is een Excel Binary Workbook-bestandsindeling. Binaire bestanden worden meestal veel sneller gelezen en geschreven en zijn kleiner dan niet-binaire bestanden. Dit komt omdat binaire bestanden een ruwe dump (in principe 1’en en 0’en) van het geheugen zijn. Als je binaire bestanden opent, kunnen ze op wartaal lijken. Binaire bestanden kunnen alleen worden geopend als je het exacte type object kent dat het bestand is. Tekst bestanden daarentegen (JSON, XML, CSV, tekst) zijn, zoals de naam al zegt, bestanden die kunnen worden geopend in tekst editors (Word, Notepad etc.) en hun structuur is ingebouwd in het bestand kan worden begrepen door simpelweg het bestand te lezen.
Een XML-bestand heeft bijvoorbeeld meestal zijn eigen notatie van tags en markup, een HTML-webpagina heeft universeel aanvaarde standaarden zoals HTML5, CSV-bestanden hebben kolommen en rijen die worden gescheiden door scheidingstekens tussen kolommen en rijen. Het nadeel van tekstbestanden is dat er overhead nodig is om de structuur in het tekstbestand zelf in te bouwen, bijv. een enkele integer variabele in een XML-bestand moet worden ingebed in een reeks tags.
Dus wat zit er in een XLSX (of XLSM) bestand (plaatje rechts)? Wat bedoel je met “binnen”? –
XLSX- en XLSM-bestanden zijn in feite gecomprimeerde archieven met XML-bestanden erin. Dat komt omdat Microsoft het Excel-bestandsformaat heeft geopend en heeft besloten de binnenkanten op te splitsen in XML-bestanden. Wanneer een XLSX- of XLSM-bestand wordt opgeslagen, moet Excel het opsplitsen in afzonderlijke XML-bestanden, deze comprimeren en ten slotte opslaan als XLSX of XLSM.
Het XLSB-bestandsformaat daarentegen is een binair Excel-bestand. Het lijkt op het oude XLS bestandsformaat dat ook een binair bestand was.
Wat gebeurt er als Excel een XSLB bestand wil opslaan? Niet veel eigenlijk. Het dumpt de binaire gegevens in een binair bestand en slaat het op als XLSB.
XLSB voordelen (XLSB vs. XLSX)
-
Kleinere bestandsgrootte – het binaire Excel bestand gebruikt merkbaar minder ruimte. Dit is vooral merkbaar bij het werken met grote Excel bestanden. In sommige gevallen hoorde ik dat er XLSB bestanden waren die 10% van de oorspronkelijke bestandsgrootte nodig hadden – dit is meer zichtbaar bij ZEER grote bestanden - Openen/opslaan gaat sneller – het laden van binaire gegevens gaat sneller dan het parseren van tekst (XML) bestanden – vergelijkbaar met het openen van een boek in het Spaans en elke zin moeten vertalen naar het Engels in tegenstelling tot het pakken van een kant en klaar vertaald exemplaar. Ook bij het opslaan van het bestand is het binaire formaat efficiënter dan het terugstorten van de gegevens in XML en het dan comprimeren ervan. Mijn ervaring is dat XLSB bestanden 2x sneller worden geopend en opgeslagen
- Ondersteunt formules boven de 8192 karakter limiet. In andere bestandsformaten worden ze niet goed opgeslagen
Yahoo! Nou het lijkt erop dat er niets minder voor de hand ligt dan alleen te gaan werken met het XLSB bestandsformaat. Het is echter geen eenvoudige beslissing, want er zijn een aantal kleine tegenslagen. Hier zijn er een paar die me te binnen schieten…
Nadelen XLSB (XLSB vs. XLSX)
- Compatibiliteit – het XLSB Excel formaat wordt niet ondersteund door Excel 2003 en eerdere versies, wat tegenwoordig eerlijk gezegd minder een probleem is
- Beveiliging (VBA) – met het onderscheid tussen het XLSM en XLSX formaat weet je welke bestanden wel of geen VBA macro’s bevatten. Met XLSB weet u dat niet zeker. Dus pas op met het openen van XLSB bestanden van onbekende bronnen of van mensen/websites die je niet vertrouwt
- Je kunt geen wijzigingen aanbrengen in de Excel Lint wanneer je werkt aan een XLSB. U moet uw bestand tijdelijk opslaan als XLSX of XLSM, wijzigingen aanbrengen en weer opslaan als XLSB.
- Gebrek aan interoperabiliteit met hulpprogramma’s van derden. XLSB is een binair bestandsformaat, in tegenstelling tot de open XML XLSX- en XLSM-bestanden. Daarom zul je vaak niet zien dat je XLSB bestanden overal werken – zoals in OpenOffice
Andere suggesties bij het werken met grote Excel bestanden of datasets
Ik begin meestal met de quick wins suggesties en laat de meer complexe voor wat het is. Het XLSB-bestandsformaat is een goed begin en vereist vaak niet dat je je bemoeit met de gegevens/opmaak/inhoud van je werkmap, terecht, want dat zou je niet moeten doen. Echter, van tijd tot tijd zullen er van die momenten zijn dat dat niet genoeg is en u gewoon niet langer kunt werken met een traag en groot Excel bestand. Hier volgen enkele nuttige tips:
- Verklein de bestandsgrootte door ongebruikte cellen te verwijderen
- Sla gegevensbestanden op zonder opmaak – opmaak kan veel opslagruimte in beslag nemen en als u gewoon met een dataset werkt en geen opmaak nodig hebt, slaat u uw bestand op in .xml-formaat
- Gegevensbestanden opslaan zonder opmaak – opmaak kan veel opslagruimte innemen en als u gewoon met een dataset werkt en geen opmaak nodig hebt, slaat u uw bestand op in .xml-formaat of als .csv
- Automatische berekeningen uitschakelen – vaak veroorzaken zelfs niet zo grote Excel-bestanden dat Excel bevriest of crasht. Dat kan komen door een overvloed aan Excel-formules die telkens opnieuw moeten worden berekend wanneer een wijziging wordt aangebracht enz. Probeer Calculation Options op Manual te zetten om van dit probleem af te komen
- PowerQuery Add-In – Excel heeft zijn beperkingen bij het werken met grote datasets. De Excel PowerQuery Add-In van Microsoft is ontworpen om Big Data en complexe data queries naar externe databases of databronnen aan te kunnen. Met PowerQuery kunt u efficiënter met deze gegevensreeksen werken en wordt het aantal records dat u binnen één Excel-werkblad kunt verwerken niet beperkt
Gemeenschappelijke mythen over XLSB
Loopt een XLSB sneller formules dan een XLSX?
- Niet waar
Een XLSB-bestand wordt alleen sneller geladen en gelost (opgeslagen en gesloten) dan XLSX-bestanden. Daarna draaien beide indelingen in het RAM-geheugen met vergelijkbare prestaties op dezelfde Excel-engine. U zult dus niet zien dat uw Excel formules significant sneller worden uitgevoerd. Als u uw bestand echter vaak opslaat, zult u zeker merken dat het XLSB-bestandsformaat sneller opslaat.
Crashen XLSB-bestanden vaker?
- Niet waar
Het XLSB-bestandsformaat vergroot op geen enkele wijze de kans op crashen. Als het bestand echter toch crasht, kan het moeilijker zijn om het te herstellen. XLSB zijn binaire bestanden, terwijl XLSX- en XLSM-bestanden in feite gecomprimeerde XML-bestanden zijn – tekstbestanden in XML-formaat. Daarom heb je in een kritieke situatie beslist meer kans om een tekstbestand te lezen dan een binair bestand. Maar toch zou ik me hier niet te veel zorgen over maken.
Kunnen XLSB-bestanden alleen via Excel worden geopend?
- True
Binaire Excel-bestanden worden (meestal) niet ondersteund door andere Office Suites (zoals Open Office). Dit komt doordat Microsoft met de introductie van de *X-formaten (docx, xlsx etc.) een open bestandsformaat heeft geïntroduceerd waarmee deze andere programma’s deze bestanden eenvoudiger kunnen openen en bewerken dan voorheen. Wees daarom bewust wanneer u werkt met het binaire Excel formaat wanneer u werkt met collega’s die wellicht alternatieve programma’s willen gebruiken om met u samen te werken.
Conclusies
Op een dagelijkse basis zou ik aanraden vast te houden aan XLSX en XSLM als standaard Excel bestandsformaten. Het is de moeite waard het XLSB-bestandsformaat te gebruiken wanneer uw bestand traag wordt of enorm veel ruimte inneemt.
XLSB is eigenlijk geen voordeel voor kleine Excel bestanden en het kan zelfs voorkomen dat kleine XLSB bestanden meer ruimte innemen dan kleine XLSX/XSLM bestanden. Uw klanten / collega’s kunnen ook twijfels hebben bij het openen van XLSB-bestanden, omdat Excel deze bestandsformaten met een extra dosis voorzichtigheid behandelt.
Gebruik het XLSB-bestandsformaat ALLEEN voor zeer grote Excel-bestanden.