Je vraagt je misschien af, “Wat is het besluitvormingsproces?”
In dit artikel schets ik de 7 stappen van het besluitvormingsproces die je zullen leiden naar een goede besluitvorming.
Ik geef onderweg ook voorbeelden, zodat je weet hoe je elke stap van het proces kunt toepassen op elk probleem dat je tegenkomt.
Ik gebruik deze 7 stappen voor al mijn belangrijke beslissingen.
Daadwerkelijk heeft dit proces me geholpen om tot op heden vele successen te behalen, van het bouwen van 5-sterren apps op de iPhone en Android tot het onderhouden van een liefdevolle en bevredigende relatie met mijn vrouw gedurende meer dan 7 jaar.
Laten we er meteen induiken!
Quick Links
- De 7 stappen van het besluitvormingsproces
- Beschrijf het probleem
- Bedenk mogelijke oplossingen
- Verzamel gegevens
- Evalueer de opties
- Kies een optie
- Neem actie
- Beoordeel de impact
De 7 stappen van het besluitvormingsproces
Er zijn een paar verschillende besluitvormings- (of probleem-oplossingsprocessen die door toonaangevende bedrijven worden gebruikt en door topuniversiteiten worden onderwezen, maar ze noemen allemaal op de een of andere manier de 7 stappen die we nu gaan bespreken.
Stap #1: Beschrijf het probleem, de uitdaging of de kans
Wat is het specifieke probleem dat u moet oplossen, of de uitdaging die u moet overwinnen, of de kans waarvan u wilt profiteren?
Als u uw doel beknopt kunt beschrijven, is dat een teken dat u het echt begrijpt.
Probeer op te merken of u moeite hebt met het beschrijven van uw doel, of dat uw antwoord op bovenstaande vraag langdradig en meanderend is.
Pauzeer bij deze stap totdat u er vertrouwen in hebt dat u weet waar u zich op moet richten.
Soms kan schrijven duidelijkheid brengen. Als de gedachten in je hoofd meanderen en los van elkaar staan, kun je door ze op te schrijven structuur en samenhang aanbrengen.
Het hardop omschrijven van je doel kan een goede controle zijn om te zien of je het begrijpt.
Vraag een vriend of collega om mee te luisteren. Als zij begrijpen wat je bedoelt, en nog belangrijker, jij ook, dan zit je op het goede spoor.
Voorbeeld
Herinner je je de laatste keer dat je een probleem had dat je met je baas moest oplossen?
Beschreef je het probleem als volgt:
“Ik weet nooit waar ik aan moet werken. Mijn baas stuurt me op willekeurige tijdstippen dingen om te doen, en ik weet niet wat het belangrijkste is. Als hij naar mijn bureau loopt, ben ik bang dat hij me onderbreekt om me aan iets totaal anders te laten werken.”
Of meer als volgt:
“Ik moet kunnen prioriteren waar ik op een bepaald moment mee bezig ben.”
De tweede beschrijving is specifieker en duidelijker.
Vergeleken met de eerste beschrijving, geeft de tweede beschrijving me meer vertrouwen in het oplossen van het juiste probleem als ik de rest van het proces doorloop.
Stap #2: Maak een reeks mogelijke oplossingen of antwoorden
Voor de beslissingen die je al eerder hebt genomen, heb je misschien een sterke intuïtie over de beste reactie.
In veel gevallen bespaart het u tijd en energie als u op uw gevoel afgaat.
Maar als het gaat om moeilijke beslissingen op onbekend terrein, kunt u dan creatieve manieren bedenken om uw doel te bereiken?
Uw eerste idee is zelden de beste optie.
Het vragen van hulp aan mensen is een veelgebruikte manier om potentiële oplossingen of antwoorden te genereren. Maar aan wie moet je het vragen?
Het liefst vraag je het aan een expert. Dat kan een materiedeskundige zijn, of een vertrouwenspersoon die jou kent.
Ja, je moeder is zo’n beetje overal een expert in, want zij zal met ideeën komen die goed bij jou passen.
Het liefst praat je met beide soorten deskundigen.
Moeilijke beslissingen zijn zelden one-size-fits-all. De juiste oplossing vereist begrip van de situatie, maar ook begrip van waar u of uw bedrijf in die situatie past.
Voorbeeld
Voor veel mensen is de keuze van de universiteit een van de belangrijkste beslissingen in hun leven.
Het bepaalt de richting van je hele carrière, en kan zelfs van invloed zijn op met wat voor soort persoon je trouwt en hoe je je gezin kunt grootbrengen.
De hoogste klas van mijn middelbare school werd toegelaten tot Stanford, maar ze wees het af.
In eerste instantie was ik geschokt, totdat ik hoorde hoe ze tot haar besluit was gekomen.
Alleen al door met carrière-experts te praten, zou Stanford een voor de hand liggende keuze zijn geweest. Volgens US News College Rankings staat Stanford in de top 10.
Maar ze ging niet alleen af op lijsten van deskundigen en klassenadviseurs. Onze leerlingen hebben ook met haar familie en met haar pastoor gepraat.
Uit deze gesprekken is langzaam naar voren gekomen hoe belangrijk het voor haar is om dicht bij haar familie en de kerk te zijn.
Ze heeft ervoor gekozen om zich aan te melden bij een aantal universiteiten dichter bij huis, en is toegelaten tot een behoorlijk goede universiteit.
Het gaat overigens goed met haar, ze is afgestudeerd aan een prestigieuze medische school om arts te worden.
Step #3: Verzamel gegevens
Hoe kun je gegevens verzamelen voor elk van de mogelijke oplossingen/antwoorden? De beste beslissingen worden meestal genomen op basis van gegevens.
Zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens zijn nuttig om beslissingen te nemen.
Quantitatieve gegevens worden uitgedrukt in getallen. Het vertelt je wat er gebeurt.
Qualitatieve gegevens worden uitgedrukt in woorden. Het vertelt je vaak waarom het gebeurt.
Er zijn veel manieren om gegevens te verzamelen.
Enquêtes, interviews en observaties zijn enkele van de nuttigste en eenvoudigst toe te passen.
Online onderzoek is ook een belangrijke manier om informatie te verzamelen voor je beslissing, maar zorg ervoor dat je controleert of je bronnen geloofwaardig zijn.
Voorbeeld
Een paar jaar geleden hielp ik een technologie-startup hun klantengroei te vergroten.
Eerst wilde ik inzicht krijgen in de klantwervingstrechter.
Hoeveel mensen bezochten de site? Hoeveel van hen schreven zich in voor de dienst?
Van degenen die zich inschreven, hoeveel bleven er? En van degenen die vertrokken, hoe lang bleven ze?
Deze kwantitatieve gegevens vertelden me wat het probleem was. Veel mensen verlieten de dienst na korte tijd.
Het was geweldig om te weten waar we onze aandacht op moesten richten, maar we wisten nog steeds niet hoe we het probleem moesten oplossen. Daarvoor moesten we kwalitatieve gegevens verzamelen, zodat we konden begrijpen waarom mensen de dienst verlieten.
We implementeerden een enquête, waarin we mensen vroegen waarom ze de dienst verlieten. We zagen een trend: de meeste mensen verlieten de dienst omdat deze te traag was.
De volgende zes maanden concentreerden we ons op het versnellen van de dienst en schrapten we plannen om extra diensten toe te voegen. Het resultaat was dat minder mensen vertrokken en dat de klantengroei met 27% toenam.
Stap #4: Evalueer elke optie
Nadat we gegevens hebben verzameld, kunnen we deze gebruiken om de voor- en nadelen te meten voor elk van de mogelijke oplossingen / antwoorden.
Als we eenmaal de voors en tegens hebben gemeten, kunnen we de opties rangschikken.
Het kan moeilijk zijn om opties te rangschikken als de basis van de rangschikking niet duidelijk is. Soms kan het voelen alsof je appels en peren rangschikt.
In deze situaties is een rubric echt effectief. Kies gewoon een paar belangrijke factoren voor je beslissing, en geef elke optie een score voor elke factor.
Tel vervolgens de scores bij elkaar op, en rangschik op basis van score.
Houd echter ook je intuïtie in de gaten.
Onze intuïtie vertaalt het geleerde van ons hele leven in emoties en lichamelijke “onderbuikgevoelens” om ons te helpen bij het nemen van beslissingen.
Als de tabel en je intuïtie naar dezelfde oplossing wijzen, is dat de moeite waard om aandacht aan te schenken.
Voorbeeld
Nadat we getrouwd waren, planden mijn vrouw en ik onze huwelijksreis. Voor 3 weken konden we overal ter wereld heen.
We zaten al snel gevangen in een keuzeparadox. We maakten een lijst van 10 verschillende regio’s in de wereld die we wilden bezoeken, van Zuidoost-Azië tot Scandinavië.
Om ons te helpen kiezen, maakten we een rubriek met de volgende factoren: weer, afstand van huis, romantische kwaliteit, buitenactiviteiten en eten.
We gaven elke factor 10 punten, zodat elke bestemming een maximale score van 50 kon krijgen.
Zuidoost-Azië kreeg 45 punten, en Zuid-Afrika 42.
Hoewel deze scores vrij dicht bij elkaar lagen, had onze intuïtie ons de hele tijd Zuidoost-Azië verteld. We kozen die bestemming, in het vertrouwen dat onze intuïtie en de gegevens met elkaar overeenkwamen.
Stap #5: Kies een oplossing of antwoord
Welke optie is de beste? Voor welke optie wegen de voordelen het zwaarst?
Kiezen is een kunst, want er is bijna nooit een wondermiddel dat succes garandeert zonder kosten.
Hoe zorgvuldig u kiest, moet worden bepaald door hoe omkeerbaar de keuze is.
Beginsel, als u uw beslissing gemakkelijk en tegen geringe kosten kunt terugdraaien, dan maakt het minder uit welke beslissing u als eerste neemt. Je kunt iets proberen om te zien of het werkt, en later iets anders proberen als het niet werkt.
Maar als de beslissing permanent is en grote gevolgen heeft, dan moet je heel voorzichtig zijn met kiezen.
Voorbeeld
Zappos is beroemd geworden door het waanzinnig gemakkelijk ruilen en retourneren van hun schoenen aan te bieden.
Het online kopen van schoenen kan lastig zijn omdat je niet kunt zien hoe ze passen.
Als Zappos geen gemakkelijke en gratis omruilmogelijkheden bood, zou je aankoopbeslissing permanent zijn en zou je zeker moeten weten welke paar schoenen je moet kopen.
Je zou misschien nooit iets kopen, omdat het onmogelijk zou zijn om kritische gegevens te verzamelen om je beslissing te nemen voordat je tot aankoop overgaat.
De realiteit is dat je aankoopbeslissing omkeerbaar is en weinig kost, dus je kunt schoenen kopen bij Zappos zonder 100% zeker te zijn van je beslissing.
Miljoenen mensen hebben geen moeite om elk jaar aankoopbeslissingen te nemen bij Zappos, wat resulteert in meer dan $ 2 miljard aan jaarlijkse omzet voor het bedrijf.
Stap #6: Onderneem actie
Hoe kun je je beslissing het meest effectief uitvoeren?
Kiezen is moeilijk, maar het uitvoeren van die keuze kan net zo moeilijk zijn.
Bij complexe beslissingen is het de moeite waard om van tevoren uit te zoeken hoe u actie gaat ondernemen. Dat kan later hoofdpijn besparen.
In sommige gevallen is snelheid en efficiëntie belangrijk. De vroege vogel krijgt de worm.
In veel andere gevallen werkt snelheid echter tegen je. Dan is wachten in het voordeel, omdat je dan tijd hebt om meer informatie te verzamelen of om de situatie ten goede te veranderen.
Voorbeeld
In de wereld van software bouwen zijn er veel manieren om hetzelfde te doen.
Dat maakt software-engineering leuk, maar het maakt het ook moeilijk om beslissingen te nemen.
Een paar jaar geleden bouwde mijn team aan technologie om whiteboards in de klas te livestreamen naar leerlingen die thuis op hun telefoon wiskunde leerden.
De engineers onderzochten manieren om deze coole software te bouwen, en stemden voor een aanpak die drie maanden in beslag zou nemen.
Het was maart, en we hadden de nieuwe software pas nodig in september, het schoolseizoen begint. We besloten de beslissing over de aanpak een paar maanden uit te stellen.
In april vond een ingenieur een alternatieve aanpak terwijl hij onderzoek deed voor een heel ander project.
Die alternatieve aanpak zou 2 maanden korter duren dan de oorspronkelijke tijdlijn.
Omdat we vooraf hadden nagedacht over het beste plan van aanpak, realiseerden we ons dat wachten een voordeel had.
Omdat we hebben gewacht, hebben we een bootlading aan tijd bespaard om aan andere spannende projecten te besteden.
Stap #7: Evalueer de impact van je beslissing en corrigeer indien nodig
Haalden je acties je doelstellingen? Zo nee, waarom niet?
Het is gemakkelijk om deze cruciale stap over het hoofd te zien en verder te gaan met het volgende probleem, maar laat u dat niet gebeuren.
In plaats daarvan moet u vooruit plannen en bedenken hoe u zult evalueren of het probleem is opgelost.
Newaarschijnlijk werkt het goed om een symptoom van het probleem te meten en op te merken of het is verdwenen of sterk is verminderd.
Een symptoom kan van alles zijn, van gewrichtspijn na een workout tot een belangrijke prestatie-indicator zoals het klantverloop.
Exemplaar
Ik heb al een miljoen keer documenten gedeeld op Google Drive.
Toch ontving een van mijn investeringspartners vorige week iets niet dat ik met hem had gedeeld.
Ik deelde het document opnieuw. Het delen werkt meestal wel, dus ik dacht dat het gewoon een toevalstreffer was en dat het niet nodig was om het nog een keer te controleren.
De volgende dag ontdek ik dat hij het document nog steeds niet heeft ontvangen. Het is een contract dat hij moet ondertekenen, en met elke dag die voorbijgaat is er een kans dat iemand anders de investeringskans grijpt.
Ten slotte kijk ik nog eens goed naar de manier waarop ik aan het delen ben. Ik zie dat er een typefout zit in het e-mailadres dat ik gebruik.
Ik deel het opnieuw, maar deze keer zeg ik hem dat hij het meteen moet controleren. Hij ziet het in zijn inbox, ondertekent het en we sluiten de deal nog dezelfde dag.
Beslissingsvaardigheden
Nu je vertrouwd bent met het besluitvormingsproces, zijn hier enkele bronnen die je kunnen helpen je vaardigheden te verbeteren.
- Beschrijf het probleem nauwkeurig met een analyse van de hoofdoorzaak
- Maak meer oplossingen met brainstorming
- Leer de beste methoden voor het verzamelen van gegevens
Nu is het jouw beurt
Ik heb een heleboel gezegd, nu wil ik graag van u horen!
Hoe nuttig was dit artikel? Hoe zou ik het beter kunnen doen?
Welke stap van het besluitvormingsproces heb je de meeste moeite mee?
Wat is een vaardigheid die jij belangrijk vindt?