We weten allemaal dat het vragen om geld geen gemakkelijke taak is. Dit geldt vooral als u een bedrijf runt dat zich bezighoudt met het innen van geld van klanten. Zelfs nadat u met succes goederen/diensten aan uw klanten hebt geleverd, kunnen ze soms vergeten om hun facturen netjes te betalen. Als bedrijfseigenaar hebt u het geld nodig om uw cashflow te verbeteren. Maar achter klanten aanzitten voor geld kan voor velen ongemakkelijk en uitdagend zijn. Als u zich ooit in zo’n situatie bevindt, hoeft u zich geen zorgen te maken. Een aanmaningsbrief helpt u om orde op zaken te stellen.
Een aanmaningsbrief is een document dat aan een klant wordt geschreven om hem eraan te herinneren te betalen of zijn openstaande factuur. De brieven bieden een handige en professionele manier om te vragen om wat rechtmatig van jou is. In feite helpt het u uw woorden op een vriendelijke manier te kiezen, zodat uw relatie met uw klanten niet in gevaar komt.
Inhoudsopgave
Basisinhoud van een brief inzake betalingsachterstand
Als zakenman zult u waarschijnlijk meer dan u zou verwachten te maken krijgen met betalingsachterstanden. Maar wanneer zich dergelijke situaties voordoen, vraagt u zich ongetwijfeld af waar u moet beginnen met het schrijven van uw aanmaningsbrieven. Daarom volgen hieronder enkele veel voorkomende onderdelen die u zeker in uw brief moet opnemen.
Bedrijfsbriefhoofd
In elke betalingsherinneringsbrief is het van groot belang dat u het briefhoofd van uw bedrijf opneemt. Het briefhoofd moet uw persoonlijke gegevens bevatten, zoals naam, functie, en het adres van uw bedrijf. Door uw persoonlijke gegevens te vermelden, maakt u het voor de klant veel gemakkelijker om u te identificeren. Daarnaast kunt u ook de datum van schrijven vermelden voor recorddoeleinden.
Het adres van de ontvanger
Het andere dat u moet vermelden zijn de persoonlijke gegevens van de klant. Deze moeten fysieke en contactinformatie bevatten. Wanneer u de gegevens van de ontvanger toevoegt, zorg er dan voor dat de informatie zo nauwkeurig mogelijk is. Met andere woorden, zorg ervoor dat uw brief aan de juiste persoon is geadresseerd. Als je bijvoorbeeld een detail mist, zal je brief in dovemansoren vallen.
Inleiding
Dit is de eerste alinea van je brief. In deze alinea herinnert de schrijver de klant beleefd aan de uitstaande betalingen van de eerder ontvangen goederen of diensten. Vermeld als bonus het factuurnummer, het benodigde bedrag en de datum waarop de betaling verschuldigd was.
Body Paragraphs
Deze paragraaf is vaak de langste. Hier moet de schrijver de klant laten weten waarom het bedrijf wil dat hij/zij de openstaande schulden vereffent. De toon van de tekst moet worden aangepast aan het soort brief. Als het bijvoorbeeld de eerste betalingsherinnering is, gebruik dan een meer beleefde toon. Is het echter de derde of laatste aanmaning, dan volstaat een meer assertieve toon.
Ook hier kunt u de klant laten weten wat de consequenties zijn als hij zijn betalingsverplichtingen niet nakomt. Zorg ervoor dat u zich op een duidelijke en begrijpelijke manier presenteert.
Conclusie
Dit is de slotalinea. Hier moet de auteur nogmaals het belang van het betalen van de schuld benadrukken. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een nieuwe voorraad wil aanleggen, zorg er dan voor dat u dat precies aangeeft. Om professioneel te blijven, zorg je ervoor dat je vriendelijke woorden gebruikt ondanks het veroorzaakte ongemak. Als u klaar bent met de afsluiting, moet u uw naam toevoegen, gevolgd door uw officiële handtekening.
Tips om te overwegen bij het schrijven van een aanmaningsbrief
Als u een brief wilt die u netjes betaald krijgt, moet u een stapje extra zetten en uw brief als een professional inrichten. Dit gezegd hebbende, helpen de volgende tips je aan een brief die werkt zoals jij dat wilt.
- Schrijf een brief op het juiste moment.
Een ding dat de aanmaningsbrief onderscheidt van de rest is timing. Het versturen van je brief op het juiste moment heeft een belangrijk effect op de betaling ervan. Volgens deskundigen kan het bijvoorbeeld verstandig zijn om de brief in het weekend te versturen, omdat uw klant dan weinig tijd heeft om na te denken. Als u van plan bent een elektronische brief te sturen, dan is de beste dag om te e-mailen op dinsdag. Ook hier geldt dat u de brieven een dag na de vervaldatum van de factuur kunt versturen.
- Voeg cruciale details in over uw betaling
Bij het schrijven van de brief moet u ervoor zorgen dat u alle informatie opneemt die het voor de klant gemakkelijk maakt om de brief te begrijpen. Denk hierbij aan het factuurnummer, het verschuldigde bedrag, de betalingsvoorwaarden en contactinformatie.
- Wijzig uw taal
Zoals gezegd moet de taal die u gebruikt bij het schrijven van betalingsherinneringsbrieven beleefd en professioneel zijn. De urgentie moet echter wel toenemen naarmate de dagen verstrijken. Als de factuur 15 dagen te laat is, moet u te beleefd zijn om uw relatie met de klant te bevestigen. Als de factuur 30 dagen te laat is, moet de taal urgentie uitstralen. Is de factuur echter 60 dagen te laat, dan moet je heel streng zijn voor de betaling. Laat de klant weten hoe dringend de betaling is.
- Bied een betalingsplan aan.
Soms kan uw klant ontmoedigd raken door de enorme factuur die hij moet betalen. Om het voor hen wat lichter te maken, kunt u hen een beter betalingsplan aanbieden. U kunt de factuur bijvoorbeeld opdelen in kleine hapklare brokken. Dit vergroot de kans dat uw schuld wordt betaald.
Betalingsherinneringsbrief voorbeelden
Re:
Ik neem contact met u op namens Greenstone Company Limited met betrekking tot het volgende factuurnummer
Deze factuur diende twee weken geleden te worden betaald. Wij zouden het zeer op prijs stellen als u de betaling per kascheque zou overmaken. Zoals u weet, willen wij onze jaarlijkse inventaris opmaken om onze voorraad voor het volgende boekjaar aan te vullen.
Opgelet: de betaling dient uiterlijk op 2 december 2020 te zijn voldaan. Anders zijn wij genoodzaakt uw gegevens door te geven aan het incassobureau. Wij accepteren ook betalingen in termijnen. Als u nog andere vragen of zorgen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen via .
Dank u voor uw tijd.
Met vriendelijke groet,
